Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme

Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats 

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d’œuvre 

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

II. Historique et contexte organisationnel

Ce poste est à pourvoir au Bureau projet de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) à Brazzaville (Congo). Ce poste est réservé au personnel recruté localement.
Sous l’autorité et la supervision directe respectivement du Coordonnateur régional pour l’Afrique centrale du Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts de l’ONUDC, l’Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé(e) de fournir les services généraux administratifs à la mise en œuvre des activités des Programmes à Brazzaville. L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) assure un travail de qualité et de précision, conformément aux règles et aux procédures de l’ONU. Ils contribuent à un environnement de travail dans un esprit de collaboration et de satisfaction des clients.

III. Objectif du poste

Assister efficacement le Programme Mondial sur les Crimes qui Portent Atteinte à l’Environnement, en fournissant un soutien administratif et financier de haute qualité, afin de garantir la mise en œuvre efficace des activités du programme. Cela implique la gestion des aspects administratifs et financiers du bureau projet de l’ONUDC à Brazzaville, Congo, dans le cadre des efforts globaux de lutte contre la criminalité environnementale.

IV. Principales fonctions et responsabilités

In this section list up to five primary functions/accountabilities of the position (Typically one sentence each) and examples of duties that must be performed to successfully accomplish key responsibilities. 

• L’Assistant(e) Administratif(ve) appuiera la mise en œuvre des activités des programmes ;
• Il/elle appuiera notamment les procédures d’appels d’offres à l’échelle régionale, la documentation systématique et organisée des actions menées, le suivi du paiement des prestataires, la rédaction et l’envoi de courriers. Il/elle contribuera à la facilitation de l’exécution programmatique en suivant les procédures en vigueur et en utilisant les mécanismes et outils du Secrétariat des Nations Unies ;
• L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le personnel administratif et financier du Bureau Régional de l’ONUDC à Dakar, du siège à Vienne, ainsi qu’avec le personnel des Opérations du PNUD à Brazzaville, dans un esprit d’efficacité, d’effectivité et de cohérence.

Tâches et responsabilités :
Résumé des fonctions essentielles :

• Soutien administratif, financier et logistique au Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts / bureau projet de I ‘ONUDC à Brazzaville ;
• Appui à l’organisation de réunions, formations et autres activités des Programmes ;
• Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs ;
• Appui au renforcement et au partage des connaissances.

Plus particulièrement, l’Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé(e) de :

• Réceptionner, enregistrer et archiver le courrier de l’ONUDC et de ses partenaires ;
• Organiser des missions incluant les réservations des vols, d’hébergement, la préparation demandes de voyages (travel request), de bons de commandes dans l’application UMOJA, et toute action nécessaire à la bonne organisation d’événements,
• Faire le suivi des transactions financières dans UMOJA et en assurer le suivi avec l’Unité administrative et financière de l’organisation ;
• Collecter des factures pros forma nécessaires à l’organisation d’évènements des Programmes dans la région d’Afrique centrale ;
• Appuyer le Coordinateur Régional du Programme et des membres du personnel de I ‘ONUDC pour toute aide administrative conformément aux exigences des Nations Unies et de gouvernements nationaux dans la région d’Afrique Centrale ;
• Fournir un appui administratif et logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions ;
• Préparer des correspondances, lettres et notes verbales ;
• Extraire, saisir, copier et classer les données provenant de sources diverses ;
• Fournir un appui à la gestion des stocks des fournitures du bureau du Coordinateur Régional, de même de ceux destinés aux formations, et des stocks et inventaires du matériel ;
• Faire le suivi des règlements fournisseurs avec le Bureau Régional ;
• Organiser la conservation des dossiers et documents liés à la mise en œuvre des projets ;
• Contribuer aux réseaux et aux communautés d’expertise ;
• Exécuter toute autre tâche pertinente pour la mise en œuvre du projet.

 Compétences

Les candidats devront manifester leur engagement envers les missions de l’ONUDC, faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge. Leur profil devra refléter les compétences suivantes :

Professionnalisme

• Connaissances de gestion de bureau et d’appui administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives ; Fierté du travail et des réalisations du projet ; démontre les compétences professionnelles et la maîtrise de la matière ;
• Conscience et efficacité dans le respect des engagements, respect des délais pour I ‘obtention de résultats, motivation par des préoccupations professionnelles plutôt que personnels, démontre sa persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.

Planification et Organisation

• Capable d’établir des priorités et de planifier ;
• Coordonner et suivre les plans de travail ;
• Prioriser les besoins selon les exigences et capacité à travailler avec des délais courts.    

Communication

• Capable de rédiger de manière claire et concise ;
• Communiquer de façon effective, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.

Travail d’équipe

• Compétences interpersonnelles prouvées ;
• Aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail effectives avec des personnes dans un environnement multiculturels et multiethnique, avec un respect pour la diversité ;
• Habilité à rester calme en toutes circonstances.

Orientation client

• Entretenir des relations efficaces avec les clients/partenaires ;
• Fournir des rapports aux partenaires internes et externes en temps opportun et approprié ;
• Organiser et hiérarchiser l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des partenaires ;
• Répondre rapidement aux besoins et demandes des partenaires.

Gestion et apprentissage des connaissances

• S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines (notamment la maîtrise du logiciel UMOJA) ;
• S’investit dans l’apprentissage et applique les connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle

• Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau ainsi que des activités administratives générales ;
• Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts ;
• Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité ;
• Bonnes connaissances des règles administratives ;
• Fortes compétences en Tl.

Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion

• Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail,
• Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme, et avec une attitude positive et constructive ;
• Reste calme, maîtrise de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.

V. Requirements:

Education

Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents.

Experience, Knowledge, and Skills

• Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle de préférence dans un environnement international et dans les domaines de l’administration en général, de l’appui administratif et logistique aux projets, de la comptabilité et/ou de l’administration financière ;
• Les candidats titulaires Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents devront avoir une expérience minimum de trois (3) années pertinentes dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique et au moins deux (02) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou Licence.
• Maîtrise de l’outil informatique et une bonne expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires ;
• Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort.
• Compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web et une connaissance du système UMOJA ou tout autre système SAP serait un atout.

Langues

Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français. 

• Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise.
• Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.

Expected Demonstration of Competencies

Core
Achieve Results:	LEVEL 2 : Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Think Innovatively:	LEVEL 2 : Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Learn Continuously	LEVEL 2 : Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adapt with Agility	LEVEL 2 : Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Act with Determination	LEVEL 2 : Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
Engage and Partner	LEVEL 2 : Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Enable Diversity and Inclusion	LEVEL 2 : Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

Thematic Area	Name	Definition
Ethics	Ethics Advice & Guidance	Ability to quickly analyse complex fact patterns and provide comprehensive, sensitive, and confidential ethics advice and guidance
Legal	Knowledge of applicable legal framework	Understanding of the legal norms as applied to the United Nations in general, and to UNDP in particular. This includes an understanding of the structure, functioning and operations of UNODC within the broader UN system and the application of international treaties, including the UN Charter, GA resolutions, the relevant basic country assistance agreement and UN system-wide legal instruments, as well as an understanding of the internal legal framework (financial regulations and rules, policies, and procedures) of UNODC.
Administration & Operations	Assets management	Asset Management Module in UMOJA, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run AP-AM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information
Finance	Accounting (General)	Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations
Audit & Investigation – General	Financial and Managerial Accounting and Finance key concepts	Key concepts and principles of financial accounting, interpret financial analysis, managerial accounting, etc.
Digital & Innovation	Data analysis	Ability to extract, analyse and visualize data (including Real-Time Data) to form meaningful insights and aid effective decision making
Administration & Operations	Documents and records management	Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VI. Keywords

• Professionalism ;
• Ethics ;
• Planning and organisation ;
• Communication ;
• Team spirit.

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.