Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) – G5

Introduction

L’OIT est l’institution des Nations Unies qui a pour mandat d’améliorer l’accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d’équité, de sécurité et de dignité. Ses principaux objectifs stratégiques consistent à promouvoir les droits au travail, encourager la création d’emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail.

Au Benin, le travail domestique est une composante essentielle de l’économie de soins. Les travailleurs et travailleuses domestiques jouent un rôle essentiel dans la fourniture de soins, notamment des services de soins directs et indirects aux ménages privés. Le travail domestique représente au Bénin 1,4% de l’emploi total et 2,3% l’emploi des femmes. En considérant uniquement l’emploi salarié, les travailleuses domestiques représentent alors plus d’un tiers des femmes en emploi salarié (35,7%). La quasi-totalité des travailleurs domestiques sont en emploi informel (98.4% de l’ensemble des travailleurs domestiques et 99,4% des femmes).  Ils sont, de ce fait, non affiliés à la Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) et par ailleurs 97 % des contrats de travail dans ce secteur sont verbaux. Malgré une législation de la sécurité sociale offrant une couverture légale notamment pour les pensions, la maternité et les accidents du travail, faute d’application, la grande majorité des travailleurs domestiques n’a accès à aucune protection. 
C’est dans ce contexte que les syndicats ont organisé les 28 et 29 septembre 2023, un Forum national de haut niveau sur le travail domestique en vue d’engager un dialogue et de sensibiliser les parlementaires et les membres du gouvernement afin d’obtenir leur engagement pour la ratification de la C.189, et parallèlement à ce processus d’examiner les points d’amélioration possibles des conditions de vie et de travail des travailleurs et travailleuses domestiques. 

L’initiative « Création d’opportunités de travail décent dans l’économie de soins, avec un accent particulier pour les travailleurs et les travailleuses domestiques au Benin » financée par les fonds CBSO/ RBSA du BIT répond à une requête des sept centrales syndicales à travers le Réseau National des travailleurs et travailleuses domestiques (RNTD) qui œuvre à la ratification de la convention n° 189 de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) en faveur des travailleurs domestiques au Bénin. 

Dans ce cadre, le Bureau Pays de l’OIT à Abidjan (BP-Abidjan) qui la Côte d’Ivoire, le Bénin, le
Burkina Faso, le Niger, le Togo et le Mali recherche un/une Assistant/e Administratif/ve et
 financier/e de projet (AAF). 

Structure hiérarchique

Le/la titulaire du poste travaillera sous la responsabilité générale de la Directrice du BP-Abidjan et la supervision directe du/de la coordonnateur/trice national/e du projet. Il/elle sera chargée d’appuyer les opérations du projet.

Fonctions et responsabilités principales

1.    Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens. 

2.    Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.

3.    Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.

4.    Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances. 

5.    Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.

6.    Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.

7.    Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.

8.    Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.

9.    Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.

10.    Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.

11.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées. 

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes.

Langues

Excellente connaissance du français et bonne connaissance pratique de l’anglais.
 

Compétences

–    Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives. 
–    Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement. 
–    Bonnes facultés d’analyse. 
–    Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
–    Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
–    Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails. 
–    Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. 
–    Attitude éthique irréprochable. 
–    Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau. 
–    Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
–    Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail. 
–    Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. 
–    Aisance dans la communication orale et écrite. 
–    Aptitude à travailler seul et en équipe. 
–    Faculté d’organisation. 
–    Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers. 
–    Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.