Assistant(e) administratif(ve) – Mali

Reference number: 2024004
Job status: In-progress
Job category: Local Position
Duty station: Bamako, Mali
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CIFOR-ICRAF
The Center for International Forestry Research (CIFOR) and World Agroforestry (ICRAF) envision a more equitable world where trees in all landscapes, from drylands to the humid tropics, enhance the environment and well-being for all. CIFOR and ICRAF are non-profit science institutions that build and apply evidence to today’s most pressing challenges, including energy insecurity and the climate and biodiversity crises. Over a combined total of 65 years, we have built vast knowledge on forests and trees outside of forests in agricultural landscapes (agroforestry). Using a multidisciplinary approach, we seek to improve lives and to protect and restore ecosystems. Our work focuses on innovative research, partnering for impact, and engaging with stakeholders on policies and practices to benefit people and the planet. Founded in 1993 and 1978, CIFOR and ICRAF are members of CGIAR, a global research partnership for a food secure future dedicated to reducing poverty, enhancing food and nutrition security, and improving natural resources.

Overview

Ce poste fournira un soutien administratif et logistique au bureau du Mali en général et en particulier au programme K4GGWA et à ses activités connexes au Mali et dans tous les pays du programme.

Duties and responsibilities

1.Organisation de réunions/ateliers

·Organiser des réunions/ateliers à l’intérieur et à
l’extérieur du Mali ;

·Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux
pendant les réunions ;

·Organiser des ateliers internationaux, incluant
l’hébergement, les déplacements, les interprètes, les paiements et
contribuer à l’élaboration des rapports ;

·Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses ;

·Organiser des conférences téléphoniques, distribuer
des invitations, etc. ;

·Contribuer à l’effort de l’équipe en obtenant des
résultats connexes selon les besoins.

2.   Administration et gestion de bureau :

·Réception, enregistrement et
expédition des courriers externes et des courriels afin d’en assurer la bonne
classification ;

·Accueillir et filtrer les
visiteurs, réceptionner, enregistrer et expédier la correspondance externe et
interne ;

·Effectuer des tâches
administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la
reliure, la numérisation, etc. ;

·Gérer la petite caisse telle
que l’argent liquide pour les ateliers ;

·Coordonner les procédures de
bureau ;

·Rédiger des lettres et des
courriels pour le compte d’autres membres du personnel de bureau ;

·Aider à la préparation des
rapports réguliers ;

·Assurer la liaison avec d’autres
services tels que le ICT, les finances et les achats.

3.Communication:

·avec le personnel du
CIFOR-ICRAF et d’autres partenaires extérieurs pour ce qui est des rapports,
des budgets et des réunions ;

·avec des contacts externes tels
que les fournisseurs et les agences gouvernementales.

4.Contribuer à la gestion des budgets des
projets.

5.Logistique pour les missions de suivi et
les différentes visites sur le terrain:

·Plan de voyage ;

·Préparation des ordres de
mission ;

·Les avances de voyage et les
rapports ;

·Ordres de mission du personnel ;

·Assurer la liaison avec les
agences de voyage et les compagnies aériennes pour obtenir les réservations
(vols, hôtels et salles de conférence) et les billets, calculer les indemnités
journalières et les nuitées d’hôtel, obtenir les visas et l’assurance pour le
voyage de tous les visiteurs et du personnel lors des réunions et des
séminaires ou des voyages avec des ordres de mission autorisés ;

·Assister et fournir des
conseils pour les questions de visa.

Requirements

• Diplôme
  en études commerciales ou dans un domaine connexe ;
• Au
  moins cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion de
  bureau ;
• Expérience
  dans l’environnement d’une ONG ou d’une organisation internationale.

Education, knowledge and experience

•Diplôme en études commerciales ou dans un domaine connexe ;
•Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion de bureau ;
•Expérience dans l’environnement d’une ONG ou d’une organisation internationale.

Terms and conditions

•Il s’agit d’un poste recruté localement. Le CIFOR-ICRAF offre une rémunération compétitive en monnaie locale en fonction des compétences et de l’expérience ;

•Le lieu d’affectation sera Bamako, au Mali, dans les bureaux du CIFOR-ICRAF.

Application process

The application deadline is 20 Feb 2024
We will acknowledge all applications, but will contact only short-listed candidates.