Assistant(e) Administratif(ve) principal (e)

Structure organisationnelle

Le poste est situé au Secretariat dans le département des partenariats multilatéraux et de la coopération au développement. Le département des partenariats multilatéraux et de la coopération au développement (PARTENARIATS) établit et développe des partenariats stratégiques en étroite interaction avec les départements des autres portefeuilles au siège de l’OIT et avec les régions. Il est chargé du développement de la stratégie de coopération au développement de l’OIT, y compris les initiatives de partenariat public-privé (PPP) et les activités de coopération Sud-Sud et triangulaire. Les PARTENARIATS dirigent les consultations et les négociations avec les partenaires de la coopération au développement et sont chargés de mobiliser les contributions volontaires pour le programme de l’OIT, ainsi que de coordonner les rapports techniques et financiers destinés aux partenaires. En étroite collaboration avec les autres portefeuilles, PARTNERSHIPS facilite la rationalisation des processus et des procédures de travail et fournit une assistance pour améliorer la prestation de services dans les régions.

Mission principale

Le (la) titulaire fournit un appui aux responsables de haut niveau et surveille une série de services d’appui en matière administrative et bureautique qui contribuent au fonctionnement efficace du département/pôle. Les domaines de travail comprennent l’appui lié à l’administration générale et à la bureautique, ainsi que l’appui lié aux ressources humaines, aux finances et aux achats, ce qui nécessite l’interprétation, l’adaptation et l’application correctes des règles, règlements, politiques, procédures et processus en matière administrative et financière du BIT (normes applicables).

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du département des partenariats multilatéraux et de la coopération au développement (PARTENARIATS).  Le (la) titulaire travaille de manière indépendante, faisant preuve d’un degré élevé d’initiative et de discernement dans la fourniture de services d’appui spécialisés. La supervision reçue est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est intégré avec les services connexes. Le (la) titulaire organise et coordonne le travail du personnel d’appui administratif et bureautique et fournit les conseils et la formation pertinents.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec les diverses unités administratives dans l’ensemble de l’Organisation afin d’obtenir une coopération, de collaborer à la résolution de questions complexes et délicates, de résoudre des problèmes et de coordonner des activités conjointes en vue de la planification et de la prestation efficaces des services administratifs. Les contacts externes ont lieu avec les visiteurs, les participants aux réunions et les prestataires de services; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à les résoudre. Les contacts externes ont également lieu avec des homologues des institutions des Nations Unies, d’autres organisations internationales et non gouvernementales, des partenaires et groupes de développement, des ambassades et des missions permanentes.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Surveiller un large éventail de services d’appui en matière administrative et opérationnelle, en veillant au respect des normes applicables. Evaluer les besoins d’assistance courants, adapter la prestation de services afin de répondre à l’évolution des besoins et des priorités, et de résoudre les problèmes d’appui opérationnel. 
2. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et des développements en la matière. Orienter, guider et former le personnel d’appui administratif afin de créer un environnement de travail qui favorise la cohérence, l’efficacité, l’apprentissage continu et le développement des connaissances. Fournir des orientations et des conseils au personnel sur les processus et les procédures. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de l’unité administrative ainsi que de la politique pertinente de l’OIT et des décisions de la direction.
3. Analyser, évaluer et proposer des améliorations à la conception et à la mise en œuvre des méthodes de travail et des processus. Évaluer l’impact des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi. Travailler en collaboration avec d’autres services administratifs pour fournir un appui intégré et bien coordonné à la mise en œuvre des programmes.
4. Examiner, hiérarchiser, acheminer, répondre et assurer le suivi des communications entrantes, y compris sur des questions complexes, sensibles et confidentielles. Traiter un large éventail de demandes de renseignements et d’informations et proposer des solutions innovantes à des problèmes sans précédent. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Rédiger des notes et des réponses nécessitant des recherches et une compréhension des domaines administratifs et des domaines couverts par le programme de travail. Fournir des traductions informelles. 
5. Tenir à jour l’agenda du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Fixer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités. Coordonner les visites de haut niveau, notamment en veillant au respect du protocole, à la sécurité et aux modalités de transport. Préparer et/ou coordonner les programmes d’information. Accueillir les visiteurs. Coordonner l’organisation des voyages officiels et préparer les dossiers de mission. Prévoir l’organisation de l’accueil.  
6. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace. 
7. Traiter et assurer le suivi d’un large éventail de transactions à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP), en vérifiant que les informations sont complètes et conformes aux normes applicables OU si cette tâche lui est déléguée, agir en tant qu’agent de certification pour l’unité. 
8. Organiser et coordonner les services administratifs pour les réunions et autres manifestations, y compris de haut niveau. Diriger les services de secrétariat et surveiller les dispositions prises sur le plan logistique, administratif et financier. Etablir des supports d’exposé, des dossiers d’information et d’autres documents, ou surveiller leur élaboration. Rédiger les procès-verbaux et/ou préparer les notes de synthèse des réunions.
9. Effectuer des tâches d’administration des congés. A la demande du (de la) supérieur(e) hiérarchique, fournir des informations sur les congés, les voyages et les horaires de télétravail.

section facultative (si nécessaire)

10. Servir de point de contact pour les questions administratives relatives à la gestion des performances, aux stagiaires et à d’autres questions de ressources humaines. 
11. Surveiller et/ou coordonner la planification des espaces de travail pour le département/pôle. Gérer la logistique des mouvements de personnel. Gérer les fournitures, le mobilier et l’équipement de bureau. 
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.
13. Sous l’autorité déléguée, agir à titre d’agent de certification, veiller à la mise en place d’un contrôle financier interne effectif et à la bonne administration des fonds de l’unité administrative quelle que soit la source de financement. Surveiller, examiner et certifier les transactions financières en veillant à ce qu’elles soient conformes au Règlement financier et aux Règles de gestion financière du BIT ainsi qu’aux exigences des règles et procédures administratives pertinentes. Coordonner les processus de clôture financière de fin d’année.  Traiter les transactions financières plus complexes, telles que les changements d’affectation des programmes, les actes administratifs concernant le personnel, les révisions du budget de la coopération pour le développement, les transferts de dépenses, les paiements par carte de crédit virtuelle (CCV) et le traitement des factures des fournisseurs en cas de divergences et de problèmes de concordance. Assumer le rôle d’agent de certification de remplacement pour d’autres unités administratives en collaboration avec d’autres agents de certification ou à la demande du BUDFIN.

14. Assurer un suivi financier précis et établir des rapports sur les ressources en personnel et autres ressources. Préparer des tableaux d’effectifs et d’autres rapports financiers pour la direction. Préparer et consolider les informations relatives au budget opérationnel afin d’aider la direction à prendre des décisions éclairées en ce qui concerne la préparation du programme et du budget, la gestion du portefeuille de coopération pour le développement et les exercices de planification du travail.

15. Tenir la direction informée du statut contractuel du personnel et du statut des autres ressources de l’unité administrative. Identifier/anticiper les problèmes potentiels liés aux contrats, au budget et aux ressources humaines et faire des suggestions pour les résoudre.

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Exigences minimales

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation professionnelle dans un domaine pertinent.

Expérience

Au moins six ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, espagnol, français) de l’Organisation.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Excellente connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels. Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures administratives et financières applicables et à partager ses connaissances.

Capacité à mettre en œuvre de bonnes techniques d’administration financière et de comptabilité et à travailler conformément aux Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS).

Connaissance de fond des programmes et des activités de l’OIT.

Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautique, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).

Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils bureautiques, les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 

Excellentes aptitudes à rédiger. 

Capacités d’analyse et souci du détail. 

Capacité à surveiller le travail du personnel d’appui administratif. Avoir l’esprit d’équipe afin de contribuer à un environnement de travail positif et cohésif.

Capacité à identifier et à évaluer les défis de la prestation de services et à décider de la meilleure marche à suivre lorsqu’il n’existe pas de solution claire.

Capacité à comprendre de grandes quantités d’informations liées aux priorités administratives et programmatiques et à travailler efficacement.

Compétences interpersonnelles et aptitudes à la communication. Capacité à interagir avec un vaste réseau de contacts ayant des fonctions de niveau supérieur en faisant preuve de discernement, tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. 

Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.