Assistant(e) Administratif(ve) principale

Structure organisationnelle

Le poste est situé dans le Département des conditions de travail et de l’égalité (WORKQUALITY). WORKQUALITY dirige les efforts mondiaux pour le développement de politiques saines visant à des marchés du travail inclusifs, à l’amélioration du bien-être des travailleurs et à l’égalité. Son travail s’articule autour de deux axes interdépendants : 1) des analyses approfondies et une assistance technique sur les institutions du marché du travail et leurs effets sur la protection des travailleurs, l’emploi et les performances économiques, en vue d’équilibrer les considérations d’équité et d’efficacité ; et 2) la promotion d’une approche large et intégrée de la non-discrimination et de l’égalité au travail pour des motifs multiples (c’est-à-dire le sexe, le genre, la race, l’origine ethnique, la nationalité, l’état de santé ou le handicap), en mettant l’accent sur les travailleurs les plus exposés au risque de mesures et de pratiques discriminatoires sur le lieu de travail. Le département rassemble l’expertise technique de l’OIT dans les domaines de l’analyse économique et du marché du travail, des conditions de travail, des relations professionnelles et de la négociation collective, de la migration de la main-d’œuvre, de l’inclusion des personnes handicapées, de l’égalité entre hommes et femmes et entre ethnies et races, de la violence et du harcèlement dans le monde du travail, du VIH et du sida sur le lieu de travail et de l’intégration des politiques.

 

Mission principale

Le (la) titulaire fournit un appui aux responsables de haut niveau et surveille une série de services d’appui en matière administrative et bureautique qui contribuent au fonctionnement efficace du département/pôle. Les domaines de travail comprennent l’appui lié à l’administration générale et à la bureautique, ainsi que l’appui lié aux ressources humaines, aux finances et aux achats, ce qui nécessite l’interprétation, l’adaptation et l’application correctes des règles, règlements, politiques, procédures et processus en matière administrative et financière du BIT (normes applicables).

 

 

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe  du Département des conditions de travail et de l’égalité (WORKQUALITY). Le (la) titulaire travaille de manière indépendante, faisant preuve d’un degré élevé d’initiative et de discernement dans la fourniture de services d’appui spécialisés. La supervision reçue est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est intégré avec les services connexes. Le (la) titulaire organise et coordonne le travail du personnel d’appui administratif et bureautique et fournit les conseils et la formation pertinents.

 

 

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec les diverses unités administratives dans l’ensemble de l’Organisation afin d’obtenir une coopération, de collaborer à la résolution de questions complexes et délicates, de résoudre des problèmes et de coordonner des activités conjointes en vue de la planification et de la prestation efficaces des services administratifs. Les contacts externes ont lieu avec les visiteurs, les participants aux réunions et les prestataires de services; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à les résoudre. Les contacts externes ont également lieu avec des homologues des institutions des Nations Unies, d’autres organisations internationales et non gouvernementales, des partenaires et groupes de développement, des ambassades et des missions permanentes.

 

 

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Surveiller un large éventail de services d’appui en matière administrative et opérationnelle, en veillant au respect des normes applicables. Evaluer les besoins d’assistance courants, adapter la prestation de services afin de répondre à l’évolution des besoins et des priorités, et de résoudre les problèmes d’appui opérationnel.
2. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et des développements en la matière. Orienter, guider et former le personnel d’appui administratif afin de créer un environnement de travail qui favorise la cohérence, l’efficacité, l’apprentissage continu et le développement des connaissances. Fournir des orientations et des conseils au personnel sur les processus et les procédures. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de l’unité administrative ainsi que de la politique pertinente de l’OIT et des décisions de la direction.
3. Analyser, évaluer et proposer des améliorations à la conception et à la mise en œuvre des méthodes de travail et des processus. Évaluer l’impact des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi. Travailler en collaboration avec d’autres services administratifs pour fournir un appui intégré et bien coordonné à la mise en œuvre des programmes.
4. Examiner, hiérarchiser, acheminer, répondre et assurer le suivi des communications entrantes, y compris sur des questions complexes, sensibles et confidentielles. Traiter un large éventail de demandes de renseignements et d’informations et proposer des solutions innovantes à des problèmes sans précédent. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Rédiger des notes et des réponses nécessitant des recherches et une compréhension des domaines administratifs et des domaines couverts par le programme de travail. Fournir des traductions informelles.
5. Tenir à jour l’agenda du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Fixer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités. Coordonner les visites de haut niveau, notamment en veillant au respect du protocole, à la sécurité et aux modalités de transport. Préparer et/ou coordonner les programmes d’information. Accueillir les visiteurs. Coordonner l’organisation des voyages officiels et préparer les dossiers de mission. Prévoir l’organisation de l’accueil.
6. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace.
7. Traiter et assurer le suivi d’un large éventail de transactions à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP), en vérifiant que les informations sont complètes et conformes aux normes applicables OU si cette tâche lui est déléguée, agir en tant qu’agent de certification pour l’unité.
8. Organiser et coordonner les services administratifs pour les réunions et autres manifestations, y compris de haut niveau. Diriger les services de secrétariat et surveiller les dispositions prises sur le plan logistique, administratif et financier. Etablir des supports d’exposé, des dossiers d’information et d’autres documents, ou surveiller leur élaboration. Rédiger les procès-verbaux et/ou préparer les notes de synthèse des réunions.
9. Effectuer des tâches d’administration des congés. A la demande du (de la) supérieur(e) hiérarchique, fournir des informations sur les congés, les voyages et les horaires de télétravail.

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Exigences minimales

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation professionnelle dans un domaine pertinent.

Expérience

Au moins six ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, espagnol, français) de l’Organisation.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Excellente connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels. Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures administratives et financières applicables et à partager ses connaissances.

Capacité à mettre en œuvre de bonnes techniques d’administration financière et de comptabilité et à travailler conformément aux Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS).

Connaissance de fond des programmes et des activités de l’OIT.

Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautique, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).

Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils bureautiques, les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 

Excellentes aptitudes à rédiger. 

Capacités d’analyse et souci du détail. 

Capacité à surveiller le travail du personnel d’appui administratif. Avoir l’esprit d’équipe afin de contribuer à un environnement de travail positif et cohésif.

Capacité à identifier et à évaluer les défis de la prestation de services et à décider de la meilleure marche à suivre lorsqu’il n’existe pas de solution claire.

Capacité à comprendre de grandes quantités d’informations liées aux priorités administratives et programmatiques et à travailler efficacement.

Compétences interpersonnelles et aptitudes à la communication. Capacité à interagir avec un vaste réseau de contacts ayant des fonctions de niveau supérieur en faisant preuve de discernement, tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. 

Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.