La Direction générale de l’Union conduit et pilote la mise en œuvre des stratégies de l’association, de ses activités et des moyens qui y sont liés. Elle a en charge d’organiser les travaux des instances nationales, de coordonner la représentation et de diriger les travaux du Comité de directions. Elle transmet les orientations des instances. Elle assure le traitement de ce qui relève de la Vie de l’association en lien avec le Secrétariat national, les Secrétaires généraux et les Parrains.
Sous l’autorité directe du Directeur général adjoint mais en lien permanent avec le responsable du service, le poste d’Assistant(e) de direction ont pour mission principale de répondre aux enjeux et problématiques du Service Audit, accompagnement et combinaison. Le service accompagne les structures décentralisées dans la production des budgets prévisionnels, de l’arrêté des comptes et de la certification de leurs comptes sociaux dans l’optique de produire la combinaison des comptes de l’Association. Le service met à disposition des structures décentralisées des outils informatiques de son domaine de compétences et en assure les formations.
Missions et activités
- Incarner l’interface du service auprès de l’ensemble des personnes – internes et externes ;
- Assurer la gestion administrative du service ;
- Assurer une organisation matérielle fiable et efficace des réunions et formations ;
- Assurer la prise de note et la rédaction des comptes-rendus de réunions ;
- Etablir et mettre à jour les différents tableaux de bord de suivi des travaux réalisés ;
- Apporter une réponse systématique aux courriers et/ou demandes reçus, orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant ;
- Relayer les informations auprès du responsable de service de tout ordre et de tout type concernant les fédérations et conseils de région qui semblent utiles au regard de l’activité menée par l’Association nationale comme au regard des compétences des instances nationales élues ;
- Accompagner les spécialistes métiers du service (auditeurs comptables et financiers, auditeur en gestion matière et chargé de combinaison) en apportant un support sur les aspects à caractère administratif de leurs travaux ;
- Mettre en conformité tous les documents communiqués aux structures décentralisées avec la charte graphique de l’Association ;
- Veiller au respect des priorités définies par le responsable du service en lien avec le Directeur général adjoint ;
- Être le référent sur le site interne et sur la mise à jour des listes de diffusion ;
- Être le référent sur le chantier d’archivage dématérialisé du répertoire Audit ;
- Être le référent sur l’octroi des droits sur le progiciel de l’Association sur les applications concernant le service ;
- Contribuer à un fonctionnement efficace et de qualité, à la bonne image et aux performances du service.
Compétences et savoirs faire opérationnels
- Maîtrise de la bureautique, de la suite Microsoft Office en particulier ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Sens de l’organisation, rigueur et forte capacité à prioriser son travail ;
- Maîtrise de son temps dans le respect des délais et des échéances ;
- Force de proposition et proactivité ;
- Capacité à anticiper les besoins et à se mettre au service des autres ;
- Maîtrise d’Indesign (ou équivalent) apprécié.
Connaissances
- Notions financières et comptables ;
- Connaissance de l’environnement associatif et de ses caractéristiques.
Profil demandé
- Formation : Bac+2 minimum ;
- Expérience professionnelle : 2 ans dans un poste similaire, expérience dans le secteur associatif serait un plus ;
- Qualités requises : Sens de l’écoute, diplomatie, discrétion, bon relationnel.
- Le partage de l’histoire, des valeurs, des missions et du fonctionnement du Secours populaire français serait un plus.
Conditions
- Type de contrat : Contrat à durée déterminée (11 mois)
- Durée du temps de travail : 35 heures
- A pourvoir à compter de septembre 2024
- Lieu : SPF – Association Nationale – Paris
Pour candidater : envoyer lettre de motivation ET CV à [email protected]
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