Assistant(e) de la direction de la coordination des régions et des délégations (DCRD) H/F

Association reconnue d’utilité publique ayant pour mission de soutenir les plus fragiles, le Secours Catholique – Caritas France agit sur tout le territoire français grâce à près de 59 000 bénévoles et 900 salariés et apporte son soutien dans une cinquantaine pays en lien avec le réseau mondial Caritas Internationalis.

Le Secours Catholique s’attaque à toutes les causes de pauvreté, d’inégalités et d’exclusion. Il interpelle l’opinion et les pouvoirs publics et propose des solutions dans la durée. L’association place au cœur de son action la participation des personnes accompagnées et le renforcement de la capacité de tous à agir ensemble.

Au sein de la direction Coordination des Régions et des Délégations, vous appuyez les trois départements de la direction sur les tâches administratives et organisationnelles.

Vous assurez la gestion administrative des 3 départements :

– Appuyer les responsables en termes d’organisation ;
– Gérer les boites mail, courrier, téléphone, classement, archivage ;
– Élaborer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support ;
– Assurer l’interface avec les autres entités du siège et du réseau : pôle, département, délégation, régions et partenaires ;
– Participer et contribuer aux réunions et aux temps forts des départements ;
– Gérer les commandes et fournitures ;
– Gérer les notes de frais ;
– Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget de chaque département ;
– Contribuer à la mise à jour du système d’information des acteurs du Secours Catholique.

De plus, chaque département requiert une assistance spécifique suivante :

> Pour le département « intégration et formation  » (3 salariés), représente 60% de la mission:

– Piloter l’organisation logistique et administrative des sessions nationales (Communications, réservations, inscriptions, transports, liens avec les prestataires, constitution des dossiers des participants, préparation du matériel d’animation…)

– Contribuer aux réunions de préparation et de bilan avec le comité de pilotage des sessions ;
– Contribuer à l’organisation des sessions nationales de la vie associative de l’association ;
– Participer à certaines sessions pour assurer l’assistance sur site ;
– Participer aux réunions et contribuer à la vie du département ;
– Contribuer et participez à l’organisation de l’Assemblée Générale en juin chaque année.

> Pour le département projets, (5 salariés), représente 20% de la mission:

– Contribuer à la préparation des documents soumis à validation de directions ou du CA ;
– Transmettre les documents vers les instances concernées et suivez les signatures des directions ou du CA ;
– Assurer le bon suivi des conventions avec des partenaires ;
– Participer ponctuellement aux réunions du département ;

> Pour le département Urgences France et Outre-Mer, 1 salariée, représente 20% de la mission :

– Contribuer à la préparation des documents soumis à validation de directions ou du CA ;
– Transmettre les documents vers les instances concernées et suivez les signatures des directions ou du CA
– Piloter l’organisation logistique et administrative des sessions du département (Communications, réservations, inscriptions, transports, liens avec les prestataires) ;
– Réserver les déplacements pour la Responsable et les membres département ;
– Assurer l’enregistrement et le suivi des factures.