Assistant(e) Financier(e) et Administratif(ve) de Projet – G5(DC)

Introduction

Le projet de Soutien à la mise en œuvre du PDDRCS dans la province du Tanganyika pour appuyer une coexistence pacifique entre les ex-combattants et les communautés Twa et Bantou a été conçu dans le cadre de la mise en œuvre du plan de transition du Tanganyika, visant la démobilisation et la réintégration dans leurs communautés des ex-combattants et du maintien des réseaux locaux de protection après le départ de la MONUSCO. Son ambition est de traiter de manière durable les causes structurelles des conflits liés à la réintégration sociale et économique des ex-combattants, femmes et hommes, filles et garçons, au sein des communautés hôtes. Cette initiative permettra d’améliorer l’accès durable à des opportunités sociales et économiques pérennes favorisant la paix pour les anciens membres des groupes armés démobilisés, ainsi que pour les membres des communautés hôtes.
Dans le cadre de sa mise en œuvre en province du Tanganyika, particulièrement en territoire de Kalemie et Nyunzu ; l’UNICEF, la FAO et l’OIT travailleront en partenariat avec les structures locales et gouvernementales. Chaque partenaire exécutera des volets spécifiques en rapport avec son mandat avec une coordination multisectorielle, sous le lead de l’UNICEF (agence Lead). Les interventions seront menées dans l’objectif de renforcer les capacités locales des communautés cibles, des équipes provinciales du P-DDRCS, le respect de la dimension genre, la prise en compte des besoins spécifiques des enfants et l’insertion des groupes vulnérables basés sur des stratégies opérationnelles à long terme. 

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) a pour mission d’assurer la gestion administrative et financière, d’apporter un soutien aux équipes du projet et enfin d’assurer le suivi financier pour l’ensemble des activités du projet. Ce poste a pour objectifs d’assurer l’efficacité opérationnelle, la précision et la fiabilité, le respect des délais, la collaboration interne et l’amélioration continue 

L’assistant(e) administratif(ve) et financier(e) joue un rôle essentiel dans la gestion administrative, financière et documentaire de l’organisation, tout en offrant un soutien opérationnel aux différentes équipes et en assurant une communication efficace avec les parties prenantes internes et externes.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT pour la République démocratique du Congo, l’Angola, la République centrafricaine, le Congo, le Gabon et le Tchad à Kinshasa,  sous la supervision directe du/de le(la) Coordonnateur(trice) National(e) du Projet, et en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du Bureau de l’OIT à Kinshasa, l’Assistant(e) financier(e) et administratif(ve) de projet/programme sera en charge des opérations administratives et financières, y compris le suivi des activités prévues dans le cadre dudit Projet. Il/elle exécutera les tâches suivantes :

1.Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens. 

2.Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.

3.Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.

4.Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances. 

5.Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.
 

Description longue

6.Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.

7.Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.

8.Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.

9.Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.

10.Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.

11.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
 

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes.

Langues

Excellente connaissance du français. La capacité à pouvoir lire, s’exprimer et rédiger en anglais sera considérée comme un atout
 

Compétences

-Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives. 
-Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement. 
-Bonnes facultés d’analyse. 
-Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
-Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
-Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails. 
-Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. 
-Attitude éthique irréprochable. 
-Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple). 
-Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
-Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail. 
-Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. 
-Aisance dans la communication orale et écrite. 
-Aptitude à travailler seul et en équipe. 
-Faculté d’organisation. 
-Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers. 
-Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.