ASSISTANTE OU ASSISTANT POOL ASIE

Responsibilities

Nous recherchons un·e stagiaire capable d”apporter un appui au pool Asie par les missions suivantes :

Apporter un soutien au pool et aux missions dans la gestion contractuelle des projets et le reporting

• Soutenir les missions et participer à la production de compilations de données opérationnelles (Compilations des Activity Progress Reports –APR­­­–, etc.)

• Sur demande de la Chargée d’Appui Programmes ou du pool, apporter un soutien sur le suivi des contrats et des échéances de reporting

• A la demande, apporter un soutien au pool et aux missions dans l’élaboration, la revue et la soumission des rapports bailleurs et fonds propres, propositions de projet, contrats…

• Apporter un soutien aux missions et au pool sur des dossiers liés aux missions (dossiers administratifs, traductions etc.)

• En lien avec la CAP, contrôler et faciliter la remontée des APR mensuels (narratifs et quantitatifs), les archiver et les transmettre aux Référents Techniques Opérationnels

Faciliter l’échange d’informations au sein du pool, avec les missions et avec les autres départements du Siège d’ACF

• Rédiger les comptes rendus des réunions (pool, stratégie pays…), les faire valider et les diffuser

• Rédiger des documents de communication interne et externe concernant les missions et les faire valider par le Directeur Régional des Opérations (points mission, fiches pays du Rapport Moral d’Activités…)

• Effectuer les demandes d’achat nécessaires au fonctionnement du pool desk (fournitures, cartes de visite…)

• Archiver les documents originaux (propositions de projet, contrats de financement, avenants, rapports…) par pays et par bailleur de fonds en format papier et électronique ainsi que tout document utile.

• En lien avec la Chargée d’Appui aux Programmes, participer à l’organisation et au remplissage des documents clés sur la plateforme internationale collaborative No Hunger Forum,

Avec le soutien de la CAP, participer à la réalisation de projets transversaux au niveau du pool (document de suivi des projets et des échéances de reporting de l’ensemble des missions, ways of working entre le pool et les missions,…)