Assistente Executivo do Director Geral de Administração

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Description

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O Governo da República de Moçambique assinou um acordo de cinco anos (“Compacto“) com a Millennium Challenge Corporation (“MCC”) para financiar programas específicos destinados a reduzir a pobreza e estimular o crescimento económico. A MCC é uma agência do Governo dos Estados Unidos da América que se dedica a ajudar países dedicados à boa governação, liberdade financeira e investimento em pessoas. Uma Entidade Responsável denominada Millennium Challenge Account-Moçambique (“MCA- Moçambique”) foi criada e designada pelo Governo da República de Moçambique para implementar o Compacto.

Compacto de Conectividade e Resiliência Costeira de Moçambique

A Millennium Challenge Account – Moçambique, em colaboração com o Governo da República de Moçambique e a Millennium Challenge Corporation do Governo dos Estados Unidos da América, implementa projectos ao abrigo do Compacto de 537,5 milhões de dólares que aborda os desafios de desenvolvimento no país, com um enfoque geográfico na província da Zambézia. O Compacto consiste em três projectos, nomeadamente: 

• O Projecto de Conectividade e Transportes Rurais (CTR) visa reduzir o custo dos transportes na província da Zambézia, aumentar a resiliência da rede rodoviária, melhorar o acesso aos serviços sociais e promover a mobilidade das mulheres.
• O Projecto de Promoção da Reforma e do Investimento na Agricultura (PRIA) visa aumentar os investimentos agrícolas e a produtividade e os rendimentos dos pequenos agricultores e de outros actores na cadeia de valor em Moçambique.
• O Projecto de Meios de Subsistência Costeiros e Resiliência Climática (CLCR) visa ao combate a degradação dos ecossistemas costeiros, incluindo a sobre-exploração das pescas, para que os ecossistemas mais produtivos sejam restaurados à sua função.

Objectivo do cargo

O gabinete do Director Geral de Administração da MCA-Moçambique tem a responsabilidade global de supervisionar as funções administrativas que constituem a espinha dorsal da organização. Isto inclui o planeamento estratégico, a implementação e a gestão de políticas administrativas, recursos humanos, gestão de instalações, aquisições e apoio operacional geral. O Director Geral de Administração assegura que todos os processos administrativos estão alinhados com a missão, objectivos e requisitos de conformidade da MCA-Moçambique, promovendo um ambiente que apoia a eficiência, colaboração e excelência. Ao fornecer liderança e direção à divisão de Administração, o Diretor Geral desempenha um papel fundamental para permitir a execução bem-sucedida dos projectos e iniciativas da MCA, contribuindo para o compromisso da organização de reduzir a pobreza e promover o crescimento sustentável nos países parceiros. O cargo exige uma abordagem visionária, fortes capacidades de tomada de decisões e a capacidade de navegar em dinâmicas organizacionais complexas, mantendo os mais elevados padrões de integridade e profissionalismo.

O Assistente Executivo do Director Geral de Administração da MCA-Moçambique desempenha um papel vital no apoio ao Director Geral na realização dos objectivos estratégicos da organização. Colaborando estreitamente com o Director Geral de Administração, o Assistente Executivo assegura uma coordenação perfeita das actividades diárias, uma comunicação eficaz e um apoio administrativo eficiente.

O Assistente Executivo responderá ao Director Geral da Administração. A posição é totalmente baseada em Maputo, Moçambique.

Principais Responsabilidades

• Prestar apoio completo ao Director-Geral (DG), Administração, incluindo a gestão de um calendário de compromissos extremamente ativo, a redação e preparação de correspondência e a coordenação de reuniões complexas.
• Atuar como principal ponto de contacto para as partes interessadas internas e externas em todas as questões relacionadas com o Director-Geral e a Administração.
• Planear, coordenar e assegurar o cumprimento e o respeito do calendário do Director-Geral, desempenhando um papel de “guardião” e de “porta de entrada” para o acesso directo ao tempo e ao gabinete do Director-Geral.
• Pesquisar, definir prioridades e acompanhar as questões e preocupações recebidas, incluindo as de natureza sensível ou confidencial, e determinar o curso de acção adequado.
• Assistir nas tarefas administrativas diárias, incluindo atender e encaminhar chamadas, gerir o material de escritório e prestar apoio geral aos visitantes.
• Recolher e resumir dados sobre o estado e desempenho das actividades da MCA-Moçambique de diferentes unidades para sustentar as comunicações provenientes do Gabinete do Director Geral e informar as actividades de planeamento e avaliação.
• Executar actividades de apoio administrativo para o Gabinete do Director-Geral relacionadas com a marcação de reuniões, viagens/logística e relatórios financeiros/orçamentais, garantindo eficiência e capacidade de resposta.
• Redigir e disseminar actas, memorandos, e-mails e comunicações internas do Gabinete do Director-Geral em todo a MCA-Moçambique e garantir a recepção e o acompanhamento pelas respectivas partes interessadas.
• Trocar informações com as partes interessadas externas para apoiar as actividades de comunicação, representação e reuniões do Gabinete do Director-Geral.
• Supervisionar a agenda do Gabinete do Diretor-Geral, garantindo que os preparativos, reuniões e gestão de compromissos sejam executados de forma eficiente.
• Consolidar as informações e actualizar as bases de dados da unidade sobre os contactos e as reuniões do Director-Geral, assegurando a integridade e a confidencialidade dos dados.
• Monitorar e acompanhar os itens de ação, as entregas e os prazos, fornecendo lembretes e acompanhamento atempados ao Director Geral e a outras partes relevantes.
• Realizar outras tarefas administrativas e projectos especiais, conforme designado pelo Director Geral, para apoiar o funcionamento eficaz da MCA-Moçambique.

Competências Necessárias

• Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Empresas, Sistemas de Informação Empresariais, Administração Pública, Gestão Geral, Gestão de Escritórios, Economia, Ciências Sociais, Ciências Humanas, Artes, Comércio, Políticas Públicas ou áreas afins.
• Um mínimo de cinco (5) anos de experiência na execução de funções de administração de escritórios, secretariado e/ou apoio executivo.
• Possuir sólidos conhecimentos de informática com proficiência na utilização de aplicações comuns do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint) ou de um programa de escritório semelhante.
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e oral em português, incluindo a redação de e-mails profissionais para uma variedade de audiências.
• A experiência de trabalho com organizações internacionais ou doadores é uma vantagem.
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e oral em inglês.

Como candidatar-se

As candidaturas devem ser apresentadas online até às 23:59h, hora de Maputo, do dia 6 de Maio de 2024.

• Só serão aceites as candidaturas apresentadas online através de Mozambique_Tenderwell Jobs.  
• As candidaturas enviadas por e-mail ou por outros meios não serão aceites.  

  As candidaturas electrónicas devem ser acompanhadas dos seguintes documentos  

• Curriculum vitae (preferencialmente em português e inglês) contendo experiência profissional detalhada (por favor use o guia de CV disponível para download no final da descrição da vaga em Mozambique_Tenderwell Jobs).  
• Carta de apresentação confirmando interesse e disponibilidade.  
• Cópias dos certificados de habilitações literárias do ensino superior e profissionais;  

Submeter a sua candidatura online através de – https://mozambique-jobs.tenderwell.app/ 

Em caso de dúvidas, pode contactar a equipa de recrutamento através do e-mail [email protected]

A presente descrição do cargo está sujeita a revisões/actualizações, conforme necessário, para garantir a conformidade com a direção e estrutura estratégicas da organização. As revisões da descrição estão sujeitas às políticas e procedimentos aplicáveis em matéria de recursos humanos e as versões oficiais de cada descrição do cargo são mantidas pelos recursos humanos.

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