Associate Administratif & Financier

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Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Job Purpose and Organizational Context

La situation au Tchad est caractérisée par une conjonction de quatre crises majeures depuis quelques années, dont les mouvements de populations, l’insécurité alimentaire et la malnutrition, les urgences sanitaires et les effets du changement climatique. L’Est, le Lac et le Sud du pays connaissent une crise humanitaire complexe.

La crise politique et sécuritaire déclenchée en avril 2023 au Soudan a entraîné des conséquences dramatiques dans les zones frontalières du Tchad. La région de l’est du Tchad frontalière au Soudan est à ce jour le plus impacté par l’impressionnant mouvement de populations : 451 894 réfugiés plus de et 97 624 retournés sont présentement accueillis dans les provinces de Ouaddai, Sila et Wadi Fira. Près de 500 personnes continuent de franchir la frontière chaque jour.

Le Projet d’Urgence et d’Appui à la Stabilisation et au Relèvement des Réfugiés Soudanais et des Communautés Hôtes au Tchad (PASRRC) est une initiative qui a pour but d’apporter une contribution pour faciliter l’accès aux services sociaux de base, accroitre les revenus et la résilience socio-économique durable des réfugiés et populations hôtes dans les provinces de l’Est au Tchad et enfin renforcer la cohésion sociale.

A travers ce projet, le PNUD entend soutenir les efforts du gouvernement vers l’intégration d’une approche faisant le lien entre l’humanitaire, le développement et la paix (HDP) dans l’ensemble de son positionnement stratégique de la conception à la mise en œuvre des programmes.

Dans le cadre de ses interventions à l’Est, le PNUD Tchad recherche un ou une (01) Associate (e) Administratif (ve) et Financier (e) en vue de soutenir la mise en œuvre du projet PASRRC et de l’ensemble de ses interventions.

L’Associate (e) sera basé(e) à Farchana et effectuera des missions dans toute la région de l’Est du Tchad. Il / Elle apportera également un appui à l’ensemble des projets du portefeuille résilience.

Duties and Responsibilities

Il/ Elle aura à assumer les responsabilités et fonctions suivantes :

Support Mise en œuvre de stratégies opérationnelles :

Etre en conformité avec les règles, règlementations et politiques relatives aux activités financières, mettre en place un système d’établissement des rapports financiers; se conformer au système de contrôles internes efficaces et veiller au bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières ;
Prendre part à la préparation des activités d’audit du projet et prendre les actions nécessaires en matière de suivi des recommandations d’audit pour le projet ;
Veiller au respect strict du système de contrôle interne ;

2.Support Gestion financière du projet :

Collecter et mettre à disposition des informations nécessaires à l’élaboration du budget ;
Présenter les informations détaillées pour une bonne planification des ressources financières du projet ainsi que les rapports contenant une analyse de la situation financière ;
Faire le suivi permanent de la situation financière du projet ;
Contribuer à la mise en œuvre de système de contrôles internes efficaces, assurer le bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières ;
Contrôler minutieusement les rapports combinés de dépenses en collaboration avec les services financiers du bureau du PNUD et prendre les mesures correctives ;
Faire le suivi régulier de la performance financière du projet ;
Assurer le suivi périodique des tableaux de bord et des exceptions, identifier les actions de redressement en collaboration avec les services financiers ;
Assurer le suivi de routine des rapports d’exception financière pour les activités et transactions inhabituelles et procéder à l’investigation des anomalies en collaboration avec les services financiers ;
Assurer efficacement la gestion de la trésorerie pour le projet ;
Etablir des échéanciers de paiement des fournisseurs en fonction des livraisons des commandes et des éventuelles retenues de garantie ;
Assurer le contrôle de qualité dans tous les processus et actions entreprises au niveau du projet ;
Assurer un contrôle minutieux des pièces justificatives pour les paiements du projet ;
Assurer le suivi des ressources financières mises à la disposition du projet et préparer les rapports trimestriels d’exécution financière ;
Procéder à la préparation et/ou au paiement des DSA, selon les règles et procédures du PNUD ;
Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes ;
Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des formations organisées par les Bénéficiaires Secondaires.

3. Support Gestion administrative :

Assister le Coordonnateur dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus,
Participer à la rédaction des termes de références des activités et les notes techniques,
Contribuer à la rédaction des rapports narratifs et financiers des activités du projet,
Gérer l’archivage et le classement des documents de travail du projet, y compris les versions électroniques des documents administratifs et comptables,
Participer aux réunions du comité de pilotage du projet,
Appuyer le Coordonnateur au sein du Bureau Pays dans la rédaction des rapports périodiques et dans le suivi des activités d’évaluation du projet,
Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse des partenaires du projet.

4. Acquisition et partage des connaissances, encadrement de toutes les parties prenantes sur les questions financières :

Organiser et prendre part aux formations en finance au profit du personnel du projet ;
Participer à la formation des comptables des Bénéficiaires secondaires ;
Assurer la synthèse et capitaliser les leçons tirées et les meilleures pratiques en ce qui concerne les ressources financières des projets. Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés ;

Competencies

Noyau

Obtenir des résultats :

NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis.

Pensez de manière innovante :

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est pragmatique dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations

Apprenez en continu :

NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

Adaptez-vous avec agilité :

NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, est flexible

Agissez avec détermination :

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant

S’engager et s’associer :

NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives

Favoriser la diversité et l’inclusion :

NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques

Domaine thématique	Nom	Définition
Développement des affaires	Création de connaissances	Capacité à rechercher et à transformer l’information en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin déclaré
Développement des affaires	Facilitation des connaissances	Capacité à animer des individus et des communautés de contributeurs à participer et à partager, notamment en externe
Développement des affaires	Conception centrée sur l’humain	Capacité à trouver des solutions aux problèmes en faisant participer la perspective humaine à toutes les étapes du processus de résolution des problèmes
Direction et stratégie de l’entreprise	Négociation et influence	Capacité à parvenir à une entente, à persuader les autres, à résoudre des points de divergence, à obtenir un avantage dans l’issue du dialogue, à négocier des solutions mutuellement acceptables par le biais de compromis et à créer des situations gagnant-gagnant¶
Direction et stratégie de l’entreprise	Pensée systémique	Capacité à utiliser l’analyse objective des problèmes et le jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et à considérer comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système

Qualifications minimales de la NPSA réussie

Min. Exigences en matière d’éducation	L’enseignement secondaire est requis Un diplôme universitaire en comptabilité, en finances, en gestion, en sciences économiques ou autres domaines pertinents sera dûment considéré mais pas un requis
Nombre minimum d’années d’expérience professionnelle pertinente	Minimum 7 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 4 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience pertinente au niveau national ou international, dans le domaine des finances, Administration, dans la prestation de services de conseils en gestion ou autre domaine pertinent Avoir une expérience pratique dans les projets de résilience communautaire
Compétences requises	Maîtrise des systèmes informatiques (traitement de textes, tableurs et logiciels de base de données) pour préparer et élaborer des rapports complexes et être en mesure d’assimiler Expérience et Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ; Expérience et Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations ; Expérience et bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité ;
Compétences souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences	Une bonne compréhension des processus financiers et administratifs des agences des Nations unies/ internationales sera un atout supplémentaire Une expérience de travail avec les agences des Nations unies/ internationales, le gouvernement, les organisations intergouvernementales/de la société civile dans le cadre de missions similaires sera privilégiée. Expérience et aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail; Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web. La connaissance des systèmes des Nations unies (système ERP) est un atout.
Langue(s) requise(s)	Maîtrise du français parlé et écrit est requis Une bonne connaissance des langues locales est un atout
Certificats professionnels

Disclaimer

Prière ajouter dans votre application votre diplôme le plus élevé ; vos certifications et vos trois derniers PMDs (si applicables) ; Tout document légale (titre de séjour et permis de travail) en lien au travail dans le pays si non citoyens.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes des catégories NPSA font l’objet d’un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant la « liste » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance. Le NVQ est une institution de l’Union européenne qui met fortement l’accent sur le rôle de la Commission européenne dans le domaine de l’éducation et de la formation.

Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à garantir la diversité de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Avertissement en cas d’escroquerie
Les Nations unies ne facturent pas de frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou d’autres frais dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez l’ignorer. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web.

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