Associé (e) Administratif (ve ) et Financier (ère)

Description du bureau, de l’unité ou du projet  (max 300 mots)

Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) vient de commencer un nouveau Programme de Pays (CPD) pour la période 2024-2027 au Burundi. Ce nouveau programme est articulé autour des trois principaux piliers ci-après : 

• Gouvernance transformatrice,
• Croissance et opportunités durables et inclusives et
• Environnement, résilience aux changements climatiques et réduction des risques et catastrophes.

En vue d’opérationnaliser ce nouveau programme pays, le PNUD et le Gouvernement du Burundi ont conjointement formulé des portefeuilles qui visent à apporter des réponses plus systémiques et durables aux problèmes et priorités de développement en vue d’une transformation structurelle effective. C’est ainsi que dans le domaine de la gouvernance, deux portefeuilles ont été formulés respectivement sur : i) Etat de droit, Justice et Cohésion sociale et ii) Efficacité des Institutions. 

Sous le pilotage de la Primature, le portefeuille « Efficacité des Institutions » va impliquer une variété d’acteurs comprenant les institutions clés, les ministères sectoriels pertinents, la société civile et les partenaires au développement. L’objectif étant de renforcer les capacités des institutions en charge du pilotage du développement et de la délivrance des services, à travers l’appui aux réformes et à la chaîne PPBSE[1], la professionnalisation de l’administration et l’amélioration de la redevabilité à tous les niveaux dans un contexte où le gouvernement a engagé plusieurs réformes y compris dans la territoriale. 

Ce portefeuille sera sous exécution nationale, sous le pilotage de la Primature, avec une assistance technique qui sera mise en place par le PNUD. L’Associé (e) Administratif(ve) et Financier (ère) fera partie de l’expertise qui compose l’Unité de Gestion du Portefeuille (UGP) dans le cadre de l’assistance technique mise à la disposition de la Primature, pour appuyer dans le pilotage et la mise en œuvre du Portefeuille. 

 Portée des travaux (5 à 7 éléments seulement)            

L’Associé(e) Administratif(ve) et Financier (ère) en appui à la mise en œuvre du Portefeuille « Efficacité des Institutions »  contribuera à la réalisation effective et efficace des objectifs prévus dans le portefeuille « Efficacité des Institutions ». A cet égard, il ou elle assurera, sous la supervision directe du/de la Conseiller/ère Technique Principal-e, gestionnaire du portefeuille, les fonctions suivantes :

a. Gestion financière 

• Participer à l’élaboration du budget du plan de travail annuel et des plans opérationnels du Portefeuille ;
• Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD concernant les opérations financières en matière d’achats, de paiements, des réglementations bancaires, des réglementations du taux de change des Nations Unies et autres réglementations comptables et financières du PNUD.
• Participer à l’élaboration et à la formulation des budgets et s’assurer de leur conformité aux objectifs administratifs du Portefeuille.
• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de décaissement du Portefeuille ;
• Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du Portefeuille ;
• Assurer le contact régulier avec les partenaires de mise en œuvre et faire le  suivi des rapports trimestriels narratifs et financiers
• Faciliter et faire le suivi des exercices d’audit (préparation, conduite et mise en œuvre des recommandations)
• Assurer le suivi financier du Portefeuille avec des visites périodiques de contrôle et veiller à ce que les exigences financières et administratives du PNUD soient respectées.
• Assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre du Portefeuille.
• Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s’assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans QUANTUM et que tous les paiements sont effectués.
• Vérifier dans QUANTUM l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements
• Assurer la liaison sur la conduite de l’audit du projet et assurer l’accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le portefeuille ;
• S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques : préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds. Il (elle) rédige également des rapports internes sur les coûts budgétisés et réels de la composante planification.
• Mettre en œuvre les recommandations des audits, mettre en place un cadre de contrôle interne efficace.
• Préparer les rapports consolidés de dépenses (combined delivery reports, CDRs) pour leur certification trimestrielle et annuelle,
• S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO,
• S’assurer que les frais de gestion des projets sont correctement pris en compte ; préparer les révisions budgétaires requises et initier toute action dans QUANTUM relevant de son profil.
• Initier les écritures de correction (régularisation  dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements,
• Assurer toute autre tâche selon les besoins.

b. Gestion administrative

• Assister l’équipe du Portefeuille dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus ;
• Contribuer à la rédaction des rapport narratifs et financier des activités du Portefeuille ;
• S’assurer de l’archivage et du classement de l’ensemble de la documentation du Portefeuille,
• Contribuer à l’organisation des comités de pilotage du Portefeuille ;
• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des Portefeuilles et des consultants recrutés, incluant la préparation des demandes d’autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
• Assister le Portefeuille dans la mise en œuvre, dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
• Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes.
• S’assurer que les véhicules du Portefeuilles sont entretenus de façon régulière.
• Assurer la gestion des assets, des stocks de fournitures et du carburant
• Gérer le système d’archivage et de classement des documents (sharepoint management).
• Préparer les visites de terrain de l’équipe du programme, vérifier les déplacements des véhicules et la consommation hebdomadaire du carburant.
• Gérer les absences du personnel en qualité de leave monitor.
• Assurer toute autre tâche selon les besoins.

c. Aspects relatifs aux contrats et gestion des correspondances

• Assister l’équipe du Portefeuille dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution : correspondance, documentation et bases de données ;
• Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais à la suite d’instructions de l’équipe et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
• Maintenir un système de suivi et de classement des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;
• Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.

d. Gestion des équipements et de la logistique

• Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures.
• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du Portefeuille ;

e. Rapport et compte rendus

• Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels narratifs et financiers du Portefeuille (activités sous la conduite du superviseur) ;
• Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du Portefeuille ;
• Contribuer efficacement à l’organisation et à la gestion commune des services, établissement de partenariats avec d’autres Portefeuilles/ unités du PNUD ;
• Appuyer le personnel des finances, des achats et de la logistique du PNUD dans le cadre des activités du Portefeuille ;