Associé (e) administratif(ive) et financier(e) en appui aux projets de l’unité de gouvernance locale et développement local.

Job Purpose and Organizational Context

2. Office/Unit/Project Descriptio

Le PNUD est le réseau mondial de développement du système des Nations Unies. Le PNUD prône le changement et relie les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à se construire une vie meilleure. Présent dans 177 pays et territoires, le PNUD offre une perspective mondiale et des connaissances locales aux peuples et aux nations.

La mission du PNUD au Maroc est double. Par son expertise internationale, il propose au gouvernement marocain des analyses et des solutions adaptées aux défis des solutions de développement. En outre, le PNUD joue un rôle fédérateur dans la mobilisation et la coordination de nombreux partenaires nationaux et internationaux autour d’un agenda commun : la réalisation des objectifs du développement durable (ODD).

Le portefeuille des programmes de développement du PNUD Maroc se concentre sur trois thèmes prioritaires :

1. Consolider le développement durable.

2. Réduire les inégalités.

3. Promouvoir la gouvernance et soutien à la mise en œuvre de la régionalisation avancée.

Sous la supervision globale du conseiller programme et directe du chargé de programme, le /la chargé (e) de la gestion administrative et financière aura pour mission d’assurer l’appui aux équipes des projets de gouvernance locale et développement local dans la gestion administrative et financière du portefeuille. Le/la titulaire de ce poste assurera les tâches suivantes :

1. Gérer les dossiers du portefeuille sur le system :

• Vérifier et assister les équipes projets dans la finalisation des plans de travails annuels ;
• Appuyer les équipes projets dans l’élaboration des plans d’achats ;
• Intégrer les plans d’achats sur la plateforme électronique ;
• Préparer et opérer les révisions budgétaires conformément aux procédures du PNUD ;
• Préparer les réquisitions sur la plateforme électronique?

       2. Gérer la situation financière du portefeuille :

• Gérer et suivre les demandes de payements émanant des équipes de projets (FACE) ;
• Gérer et suivre la certification des rapports financiers (CDRs) ;
• Gérer les dossiers des exonérations des TVA ;
• Actualiser les tableaux de suivi de la performance du programme

       3. Gérer et organiser le travail de l’unités :

• Préparer et gérer les courriers ;
• Préparer les rencontres et les réunions et gérer les aspects organisationnels ;
• Assister dans la prise de notes et l’élaboration des comptes rendus ;
• Assurer la mise à jour et le classement des dossiers des projets ;
• Faciliter les missions sur le terrain des équipes projets.

Résultats attendus :

• Le suivi du portefeuille de la gouvernance locale et développement local est assuré efficacement et au quotidien selon une approche de gestion axée sur les résultats ;
• Le suivi administratif et financier du portefeuille de gouvernance locale et développement local est assuré ;
• La documentation des projets est bien organisée et mise à jour ; 
• Les événements organisés par le programme sont réalisés avec la qualité requise ;
• Les tableaux de bords sont mis à jour et toujours actualisés.

4.      Institutional Arrangement

Associé (e) administratif(ive) et financier(e) en appui aux projets reportera dans ses fonctions directement au team leader de de l’unité de gouvernance locale et développement local.

Core
 
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements 
Learn Continuously:
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible 
Act with Determination: 
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination 

Cross-Functional & Technical competencies:

Thematic Area 

Name 

Definition

Business Development

Knowledge Generation

Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need

Business 

Management

Resource Management 

Ability to allocate and use resources in a strategic or tactical way in line with principles of accountability and integrity

Finance

Financial Reporting and Analysis  a

• Understands changes in regulatory, legal and ethical frameworks and standards for financial reporting in the public sector. Ability to extract, evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful and coherent manner to facilitate effective decision making and performance monitoring.

Understands the benefits of integrated reporting, including non-financial resources such as human, social and intellectual capital, and environmental and governance performance

Business Management

Working with Evidence and Data

Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions and supporting decision-making 

Business 

Management

Operations 

Management

Ability to effectively plan, organize, and oversee the Organization’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner. 

Knowledge of relevant concepts and mechanisms

Business 

Management

Monitoring 

Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on 

the consistency or discrepancy between planned and actual activities and 

programme performance and results

Business 

Management

Customer 

Satisfaction/Client Management

Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. 

Provide inputs to the development of customer service strategy.

Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. 

Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.