Associé-e exécutif-ve

Background

Contexte

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Sous la responsabilité  du Représentant Pays de ONU Femmes en République Démocratique du Congo, l’Associé(e) exécutif(ve) est chargé(e) de fournir un soutien administratif exécutif et logistique au Représentant pays d’ONU Femmes RDC, en  maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de l’affectation et, en étroite coordination avec  le Bureau de pays de ONU Femmes RDC, la direction et le personnel du bureau, pour gérer le flux efficace de l’information et des communications afin d’assurer une diffusion rapide de l’information, une action en temps opportun et le respect des délais établis. 

Duties and Responsibilities

1. Fournir un soutien exécutif au Représentante pays d’ONU Femmes RDC:

• Gérer le calendrier du Représentante pays d’ONU Femmes RDC, ainsi que le calendrier des rendez-vous et des réunions;
• Organiser le voyage et l’hébergement à l’hôtel et d’autres aspects logistiques pour le Représentant pays d’ONU Femmes;
• Tenir à jour la liste des contacts des chefs d’agences des bureaux pays à travers une mise en place d’un fichier électronique des contacts;
• Répondre aux appels du Représentant Pays et les filtrer  avec tact et discrétion ;
• Gérer les dossiers administratifs concernant les rapports de mission et de voyage du Représentant Résident;
• Effectuer des recherches dans les dossiers, recueillir des informations et organiser les documents pour répondre aux demandes du Représentant Pays ou du directeur régional.

        2. Fournir un soutien administratif à la Représentant(e) de pays d’ONU Femmes:

• Entreprendre les arrangements logistiques, administratifs et financiers, pour organiser des réunions, des événements et des ateliers ;
• Organiser et assister à des réunions et à des événements, préparer des procès-verbaux et des résumés ;
• Préparer et rassembler des documents d’information et des présentations PowerPoint à l’intention du Représentant de Pays pour les réunions, les missions et autres événements clés ;
• Organiser et surveiller le système de classement du bureau ;
• Assurer le suivi auprès du Représentant Pays au sujet des délais et des engagements.

        3. Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information  du bureau pays:

• Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le le Bureau du  Représentant Résident d’ONU Femmes et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur d’ONU Femmes et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur d’ONU Femmes ;
• Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance à destination et en provenance du Représentant Pays;  prendre des mesures de suivi proactives et tenir le Représentant Pays informé;
• Répondre aux demandes de renseignements et/ou les diriger vers les unités appropriées pour qu’elles prennent des mesures ou répondent en temps opportun;
• Préparer la correspondance courante et les circulaires interbureaux; examiner les documents et les rapports pour s’assurer que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects;
• Tenir à jour les dossiers papier et électroniques afin d’en faciliter l’accès et la récupération; assurer la sécurité des documents confidentiels;
• Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles; Agir à titre d’interprète au besoin.

        4. Fournir un soutien aux activités de relations extérieures du bureau du Représentant Pays:

• Faciliter l’interaction du Représentant Pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, ainsi que par des relations collaboratives et proactives avec les homologues et les collègues des bureaux partenaires;
• Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires/visiteurs;
• Assurer les questions protocolaires, recevoir les visiteurs/officiels de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites.

        5. Contribuer à l’acquisition et au partage des connaissances:

• Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et d’autres bureaux/sièges;
• Acquérir et partager des connaissances et de l’expérience liées au soutien administratif et opérationnel.

        6. Le (la) titulaire s’acquitte de toutes autres tâches qui s’inscrivent dans le cadre de son profil fonctionnel et qui sont jugées  

            nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Competencies

Valeurs fondamentales:

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences de base:

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Une communication efficace
• Inclusive Collaboration
• Engagement des parties prenantes
• Prêcher par l’exemple

Compétences fonctionnelles:

• Capacité à gérer les données/calendriers, les documents, la correspondance, les rapports, et à maintenir le protocole et le flux d’informations;
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
• Capacité d’effectuer des travaux de nature confidentielle;
• Capacité à créer, modifier et présenter des informations dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées;
• Capacité à administrer des processus administratifs.

Required Skills and Experience

Formation et certification :

• Un diplôme de licence en administration des affaires ou en administration publique est un atout.

Expérience

• Au moins 6 années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration, du secrétariat ou des programmes ;
• Expérience de l’utilisation d’applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion basés sur le Web, est obligatoire
• Une expérience de l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

Langue

• La maîtrise de l’anglais et du francais est requise.
• La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout (arabe, chinois, russe ou espagnol).

Toutes les candidatures doivent inclure (en pièce jointe) le formulaire de notice personnelle d’ONU Femmes (P-11) dûment rempli, qui peut être téléchargé sur . Veuillez noter que le système ne permet qu’une seule pièce jointe. Les candidatures non accompagnées du formulaire P-11 de l’ONU Femmes seront considérées comme incomplètes et ne seront pas prises en compte pour la suite de l’évaluation.

Veuillez consulter ce lien pour plus d’informations sur les valeurs et compétences fondamentales d’ONU Femmes:

À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié, inclusif et de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins de l’organisation.

Si vous avez besoin d’un aménagement approprié pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure cette information dans votre candidature.

ONU Femmes applique une politique de zéro tolérance à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination.  Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents).

Note : En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme de l’ONU, qui vise à regrouper les ressources et les mandats pour un plus grand impact. Elle fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.