Associé-e Finance

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Sous la supervision générale du/de la Responsable des Opérations  et la coordination quotidienne de la Représentante Pays de ONU Femmes Haiti, l’Associé(e) aux Finances est responsable de l’exécution d’un large éventail de services financiers et de processus administratifs du bureau pays de ONU Femmes Haiti, en veillant à la rapidité, à l’efficacité et à l’utilisation transparente des ressources financières et à la prestation de services conformément aux règles, règlements, politiques et procédures financières de l’organisation et aux allocations approuvées. L’Associé(e) aux Finances promeut une approche orientée client conforme aux règles et règlements, aux pratiques standard et aux directives de ONU Femmes.

L’Associé(e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations du bureau régional et du siège de ONU Femmes pour résoudre les questions complexes liées aux finances et à la fourniture d’informations.

Duties and Responsibilities

Mettre en œuvre des stratégies financières, et adapter les processus ainsi que le système d’enregistrement des dépenses y compris le reporting financier en pleine conformité avec les règles et règlements financiers, les politiques et les procédures opérationnelles standard de ONU Femmes

• Effectuer les tâches en pleine conformité avec les règles et règlements financiers, les politiques et les procédures opérationnelles standard de ONU Femmes, y compris les contrôles internes ;
• Se tenir au courant des modifications apportées aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et veiller à ce qu’elles soient pleinement respectées ;
• Examiner et vérifier les transactions, activités et documents financiers ; prendre des mesures correctives si nécessaire et signaler toute activité inhabituelle ;
• Contrôler les rapports d’exception financiers pour détecter les activités ou les transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies et rapporter au superviseur les conclusions et/ou présenter des recommandations d’actions/décisions ;

• Collecter, vérifier et présenter les informations et les données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail et des budgets du programme du Bureau régional (RO), des propositions sur les dispositions de mise en œuvre et les modalités d’exécution ;
• Fournir une assistance pour la saisie du plan de travail annuel dans le système de gestion des résultats (RMS), le cas échéant.
• Fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières ;
• Contrôler le bon fonctionnement du système de gestion des ressources financières pour les budgets et les ressources du bureau et des programmes ;
• Mettre en œuvre et suivre les stratégies d’économie et de réduction des coûts ;
• Examiner avec les responsables du budget et les chefs de projet, conformément à la liste de contrôle de clôture mensuelle, les rapports sur l’état d’avancement des projets et enquêter sur tout dépassement ;
• Répondre aux instructions du Directeur Adjoint de la gestion financière ou de la section financière en ce qui concerne les transactions financières.  Entreprendre des actions correctives opportunes à la demande de la Section des finances pour résoudre les problèmes de données financières ou fournir des informations ;
• Participer, en tant que membre de l’équipe du bureau régional, aux audits internes et externes du bureau régional ou des bureaux nationaux de la région.
• Assurer le suivi des recommandations d’audit pour surveiller la mise en œuvre des mesures correctives;
• Promouvoir activement un service financier axé sur le client auprès du bureau régional et des bureaux nationaux.

Préparer et administrer les budgets du Bureau dans le respect total des règles, règlements, politiques et systèmes d’enregistrement et de rapport de ONU Femmes.

• Formuler le budget, contrôler les affectations, surveiller les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins du Bureau ;
• Suivre l’utilisation appropriée et opportune des ressources financières ;
• Préparer les documents de recouvrement des coûts ou les factures pour les services fournis par ONU Femmes à d’autres programmes ou organisations ;
• Créer des projets dans Atlas, préparer les révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets et déterminer les fonds inutilisés.
• Assurer le maintien du mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant la préparation et les modifications des budgets et le statut budgétaire ;
• Maintenir le système de contrôle interne des dépenses ;
• Entreprendre des actions correctives sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance et des pièces justificatives non approuvées. Examiner et enquêter fréquemment sur les pièces justificatives de paiement qui sont en erreur et répondre aux demandes du RO pour résoudre les problèmes de données financières ;
• Préparer les remboursements de TVA avec les documents justificatifs adéquats, le cas échéant ;
• Saisir les données dans Quantum et contrôler leur état. Tenir les parties prenantes et les clients informés pour qu’ils puissent agir et/ou prendre des décisions en temps voulu ;
• Gérer la petite caisse ;
• Aider les chefs de projet à reformuler le budget, le cas échéant.

Fournir un soutien financier aux équipes du programme et des opérations

• Examiner les comptes débiteurs pour les projets de ONU Femmes et assurer le suivi avec les chefs de projet et la section financière du bureau régional et/ou du siège concernant les contributions, la création de dépôts dans Quantum ;
• Préparer les pièces justificatives des PO et non-PO pour les projets de développement ;
• Préparer les écritures de journal du grand livre (GLJE) à partir des pièces justificatives appropriées et autorisées par les responsables du budget et les chefs de projet ;
• Examiner les transactions dans Atlas, s’assurer que les salaires, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres droits sont traités ;
• Contrôler la mise en place des budgets dans Quantum pour s’assurer qu’ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et qu’ils sont saisis dans Quantum au niveau de l’identifiant détaillé de l’activité ;
• Contrôler chaque mois les dépassements de budget et en assurer le suivi avec le responsable du budget;
• Contrôler régulièrement les transactions affectées aux projets en s’assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées dans la catégorie budgétaire et l’activité correctes, et prendre les mesures correctives nécessaires ;
• Assurer un suivi approprié des avances aux partenaires de mise en œuvre, examiner leurs rapports financiers avec les chefs de projet ;
• Contrôler la situation financière et, sous la direction du Spécialiste Financier du bureau régional, mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion/développement ;
• Contrôler et suivre correctement tous les éléments financiers dans le statut des instructions de clôture de fin de mois et de fin d’année et, sous la direction du/de la Responsable des Opérations, prendre les mesures correctives nécessaires ;
• Tenir les parties prenantes et les clients informés sur des actions/décisions opportunes et examiner les rapports d’état sur le contrôle de la qualité ;
• Fournir des informations pour les rapports financiers destinés au bureau régional, au service financier du siège et aux parties prenantes ;
• Finaliser les rapports financiers mandatés pour les donateurs et autres clients et parties prenantes ;
• Associer les recettes et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets non essentiels.
• Fournir des informations et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture financière des projets en temps voulu ;
• Soutenir les rapports financiers des donateurs en fournissant des informations opportunes et en prenant les mesures nécessaires requises par le Centre de service mondial virtuel de ONU Femmes pour les rapports financiers des donateurs ;
• Aider à la préparation de l’audit des projets et des partenaires par un cabinet d’audit tiers.  Assurer le suivi et/ou prendre des mesures concernant les recommandations de l’audit pour garantir la mise en œuvre de mesures correctives. Aider à l’examen des rapports d’audit sur les projets exécutés par les ONG.

Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources

• Compiler et traiter les informations provenant des donateurs et de l’équipe du programme, pour alimenter diverses bases de données et documents ;
• Préparer les projets d’accords de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources, en adhérant aux accords standard lorsque cela est possible. Assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau.

Faciliter le développement et le partage des connaissances

• Réaliser des formations et/ou aider à organiser des événements et des activités de formation ;
• Recueillir et compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion et de services financiers. Diffuser aux clients et aux parties prenantes, le cas échéant, pour renforcer les capacités et les connaissances ;
• Contribuer aux pratiques opérationnelles des entreprises financières et aux innovations en matière de gestion.
• Superviser et guider le personnel et les employés sous sa responsabilité, le cas échéant, fournir des conseils techniques et surveiller les performances pour garantir l’obtention de résultats conformément aux plans et aux normes de responsabilité et de performance ;
• Participer à toutes les formations relatives à la gestion financière, y compris les séminaires en ligne organisés par le siège.

Indicateurs clés de performances:

• Transactions/activités/documentation financières complètes et exactes fourni dans les délais indiqués ;
• Conseils opportuns et précis sur les règles et règlements financiers de ONU Femmes ;
• Suivi régulier et en temps utile du système de gestion des ressources financières et dépense en temps utile des ressources financières ;
• Soutien précis et en temps utile à la formulation du budget et au contrôle des affectations.
• Suivi précis et en temps voulu des systèmes de contrôle des dépenses internes ;
• Appui financier opportun et de qualité aux programmes et à l’équipe de programme.

Competencies

Valeurs fondamentales de l’Organisation :

• Le Respect de la diversité
• L’intégrité
• Le professionnalisme

Compétences essentielles :

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative des problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l’exemple

Compétences fonctionnelles

• Excellente connaissance des règles et règlements financiers et des principes comptables ;
• Excellentes connaissances et compétences d’application des outils informatiques et compréhension des systèmes de gestion ;
• Excellente connaissance des tableurs et des bases de données ;
• Capacité à contribuer à la réingénierie des processus d’affaires et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ;
• Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions financières et comptables.

Required Skills and Experience

Education:

• Un diplôme d’études secondaires est requis.
• Une certification nationale ou internationale spécialisée en comptabilité et en finance est un atout.
• Bachelor en finance ou en comptabilité est un atout.
• Réussir le test de comptabilité et de finance de ONU Femmes est requis.

Expérience:

• Au moins sept ans d’expérience à responsabilités croissantes dans le domaine des finances ;
• Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), de tableurs et de bases de données, expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web ;
• Bonne connaissance de Quantum est un atout.

Langues:

• La maîtrise de l’Anglais et du Francais est requise
• La connaissance d’une autre langue de travail officiel du Système des Nations Unies est un atout.

 

Application:

All applications must include (as an attachment) the completed UN Women Personal History form (P-11) which can be downloaded from: . Kindly note that the system will only allow one attachment. Applications without the completed UN Women P-11 form will be treated as incomplete and will not be considered for further assessment.

Note:

In July 2010, the United Nations General Assembly created UN Women, the United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women. The creation of UN Women came about as part of the UN reform agenda, bringing together resources and mandates for greater impact. It merges and builds on the important work of four previously distinct parts of the UN system (DAW, OSAGI, INSTRAW and UNIFEM), which focused exclusively on gender equality and women’s empowerment.

Diversity and inclusion:

At UN Women, we are committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. UN Women recruits, employs, trains, compensates, and promotes regardless of race, religion, color, sex, gender identity, sexual orientation, age, ability, national origin, or any other basis covered by appropriate law. All employment is decided on the basis of qualifications, competence, integrity and organizational need.

If you need any reasonable accommodation to support your participation in the recruitment and selection process, please include this information in your application.

UN Women has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UN Women, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to UN Women’s policies and procedures and the standards of conduct expected of UN Women personnel and will therefore undergo rigorous reference and background checks. (Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.)

N.B.  Les candidatures féminines sont fortement encouragées.