Associes d’Administration_Fixed Term_G6

Type et durée de contrat : Fixed Term, G6, 1 an renouvelable

Lieu d’Affectation : Plusieurs liex d’affectations (Antananarivo – Manakara – Ampanihy – Ambovombe – Tsihombe – Amboasary – Bekily – Tamatave – Tulear – Fort Dauphin)

Un vivier de candidatures qualifiées pourra être constitue à la suite de ce processus de recrutement pour pourvoir des postes homologues de même grade ou de grade inferieur partout dans les bureaux du PAM a Madagascar.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d’un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

MANDAT ET INTERVENTIONS DU PAM A MADAGASCAR

A Madagascar, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.

Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination de d’autres régions de Madagascar

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Les postes sont à pourvoir dans des bureaux de pays ou des bureaux terrains. Les titulaires relèvent du ou de la responsable de l’unité, du de la Chef du service ou du ou de la Chargé(e) de l’administration, ou de son ou sa suppléant(e).

On attend des titulaires à ce niveau qu’ils fassent preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Les titulaires de ces emplois ont le savoir-faire et les connaissances permettant d’adapter les systèmes et les procédures ou de contribuer à leur mise au point pour améliorer sans cesse le niveau d’appui fourni. Ils sont censés gérer des ressources et accompagner et coordonner une équipe de personnel d’appui.

DESCRIPTION DES TACHES

1. Vérifier les besoins en ressources matériels et humains dans un ou plusieurs domaines de responsabilité considéré (installations du PAM, équipements, parc de véhicules légers, etc.) via le logiciel de gestion des équipements et aider à déterminer les nouveaux besoins et les ressources financières, en collaboration avec les gestionnaires du budget, afin de permettre l’exécution des opérations et des services de manière efficiente et économiquement rationnelle.

2. Assurer la fourniture de services tels que la gestion des installations, l’administration des voyages, le respect des protocoles (visa, autorisation d’emploi, etc) en tenant en compte de la loi du pays hôte et des orientations du Ministère des Affaires Etrangères (MAE) et la gestion des véhicules légers à travers les différents outils interne au PAM et communiquer les anomalies au ou à la responsable hiérarchique le cas échéant pour assurer des services cohérents en temps voulu, afin d’offrir un environnement de travail sain et agréable au personnel du PAM.

3. Aider à la production de diverses données exportées des divers outils de gestion utilisés par le PAM et préparer et rédiger des rapports, afin de contribuer à la communication d’informations exactes pour une prise de décisions en connaissance de cause et d’appuyer une gestion efficace et en temps voulu des ressources du PAM.

4. Contribuer à la planification, au suivi et à l’application des mesures administratives concernant, par exemple, les achats, les finances ou les ressources humaines, y compris les contrats conclus avec des fournisseurs externes, afin de s’assurer que toutes les données sont enregistrées et traitées avec précision et en temps voulu dans les systèmes internes du PAM et que des réponses sont apportées aux problèmes opérationnels le cas échéant.

5. Adapter et actualiser les procédures administratives et appuyer la mise en œuvre des modes opératoires, afin de contribuer à l’amélioration continue des services administratifs dans le domaine de responsabilité considéré et de faciliter le contrôle interne.

6. Initier la demande de paiement des factures à la réception des biens et services fournis dans le cadre des domaines de responsabilité considéré, faire le suivi.

7. Répondre à diverses questions relatives à la fourniture de services administratifs pour aider à résoudre les problèmes au quotidien.

8. Coordonner les activités d’une équipe travaillant dans le domaine considéré pour s’assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux règles, politiques, procédures et plans de performance applicables. Mettre en place un système de suivi commun pour assurer la visibilité de l’avancement des activités de chaque membre de l’équipe et permettre aux membres d’être au courant des activités en cours pour faciliter les back up.

9. Assurer des formations techniques sur les différents volets de l’administration (travel et protocole, fleet management, asset management, etc) et communiquer des orientations à l’intention des membres du personnel pour les aider à interpréter les procédures, les politiques et les opérations administratives et à utiliser les systèmes internes, afin de garantir la cohérence et l’efficience des services fournis quelles que soient les personnes qui en bénéficient.

10. Assurer d’autres tâches suivant les éventuelles demandes liées de près ou de loin aux activités de l’administration.

QUALIFICATION ET EXPERIENCES REQUISES

Education : Posséder au moins un diplôme d’études secondaires complété de préférence par des formations techniques ou universitaires liées aux domaines d’intervention de l’administration

Expérience :

• Avoir au moins six (6) années d’expérience professionnelle pertinente dans l’un ou plusieurs domaines d’activité de l’administration (gestion de voyage, gestion de véhicule, gestion d’équipements, etc) dont au moins, un an (01) au sein d’une agence du Système des Nations Unies.
• Avoir de bonnes capacités de travail en équipe dans un environnement multiculturel.
• Avoir de bonnes connaissances des logiciels usuels d’informatique (Word, Excel, logiciel SAP, logiciel de gestion spécifique à l’administration comme WeTravel, Humanitarian Booking, FMS, )
• Respecter les valeurs du PAM : Intégrité, Collaboration, Engagement, Humanité et Inclusion
• Avoir de bonnes compétences en Communication, travail en équipe, recherche de résultats, Analyse, des capacités d’analyses, d’expertises techniques, de planification et d’organisation, rigueur dans le respect des instructions et procédures

Langues : Bonne maitrise du français et du Malagasy avec une bonne connaissance de l’anglais du travail.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leurs candidatures SEULEMENT EN LIGNE

Deadline : 16 janvier 2024

LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre.