Attaché·e à la présidence et au CA de MSF France

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.

Dans le cadre d’un remplacement nous recherchons un·e Attaché·e  à la présidence et au CA de MSF France.

Mission :

La personne assiste la présidence dans tous les aspects de son travail afin d’optimiser la gestion de son activité du point de vue relationnel et organisationnel et il/elle décharge la présidence des préoccupations administratives. Elle aide notamment la présidence à organiser les Conseils d’Administration de MSF France, les Group Committee Meetings du Centre Opérationnel de Paris et l’Assemblée Générale de MSF France ; Prend en charge le suivi de certains dossiers spécifiques qui lui sont confiés ;

Est en contact régulier avec l’équipe associative (GUPA) et est attentive au fonctionnement de l’association.

Principales responsabilités :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Présidence de MSF, l’attaché(e) à la présidence a pour responsabilité de :  

Assurer le secrétariat de la présidente

• Gérer les rendez-vous et la messagerie électronique
• Rédiger des mails et des courriers dans le cadre du suivi des différents dossiers
• Relecture et traduction de certains documents
• Assurer la gestion des archives des documents essentiels

Assurer la gestion administrative du Conseil d’administration de MSF France et du groupe OCP (GCM)

• Réaliser la gestion administrative :

• Supporter les membres du CA : visas, réservations d’hôtel, billets de train et d’avion, notes de frais
• Suivre les contrats avec les prestataires pour les traductions et transcriptions des CA
• Suivre administrativement les statuts de l’association
• Assurer l’envoi des documents à la préfecture et aux différents ministères
• Planifier les entretiens annuels des équipes

Organiser les conseils d’administration, du Group Committee, l’Assemblée Générale et certaines rencontres internationales

• Organiser et assister aux réunions du CA et du GCM :  préparation de l’ordre du jour, gérer les comptes rendus et suivre la mise en œuvre des décisions actées. Dans ce cadre, assurer le suivi des dossiers délégués et si nécessaire les relances des collaborateurs
• Préparer l’AG et l’International Board quand il se déroule à Paris (salles de réunions, traducteurs, repas, etc.)

Coordonner l’information nécessaire à la présidente et aux administrateurs du CA :

• Coordonner la circulation d’informations auprès des membres du CA de MSF France, des 8 membres du GCM et des différents interlocuteurs MSF France, OCP et mouvement
• Faciliter l’arrivée des nouveaux administrateurs au CA
• Être le/la référent.e sur toutes les questions des contacts internationaux du mouvement
• Organiser la sauvegarde, la hiérarchisation et le partage des informations sur le réseau MSF

Assurer le suivi des projets ou dossiers qui lui sont confiés :

• Support à l’équipe du Comité d’Ethique
• Assurer le suivi du plan annuel du CA MSF France
• Être en contact régulier avec l’équipe associative, échanger des informations et être a jour des principaux débats et questions dans l’association

Prendre en charge la gestion budgétaire du département par délégation :

• Elaborer le budget avec la présidence
• Assurer la gestion mensuelle et le suivi budgétaire
• Suivi et élaboration des révisés

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