Auxiliar Administrativo/a de Servicios Generales

Desde su creación en 1965, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ha llevado adelante el mandato de fortalecer las capacidades nacionales alrededor del planeta para que los países sean capaces de enfrentar efectivamente los retos más complejos del desarrollo.

Hoy, el trabajo del PNUD se centra en asegurar y acelerar el logro de la Agenda 2030 y sus 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), el plan global para las personas y el planeta más ambicioso de la historia que incluye temas como la erradicación permanente de la pobreza, la reducción de la desigualdad, la lucha contra el cambio climático y el fortalecimiento institucional para el acceso irrestricto a los derechos humanos. Por ello, actualmente, el PNUD en Perú orienta su trabajo a cuatro áreas: 

• Bienestar de las personas e igualdad en el acceso a oportunidades, 

• Gestión del ambiente, cambio climático y gestión del riesgo de desastres, 

• Competitividad y productividad inclusivas y sostenibles, y

• Gobernanza democrática y efectiva, y equitativo ejercicio de la ciudadanía

 

Dentro de este marco de acción la Oficina de Servicios Generales cumple un rol importante, asegurando la gestión administrativa y de gastos, la gestión logística, eventos y gestión de viajes dando soporte a las funciones administrativas de la Oficina país.

• Apoyar en la coordinación y seguimiento activo para verificar y controlar los pagos relacionados a las adquisiciones de bienes y servicios, así como los servicios tercerizados, así como la gestión de requerimientos solicitados por el PNUD y las agencias del SNU.
• Monitorear e informar oportunamente sobre cualquier desbalance financiero que pudiera ocurrir
• Apoyo a la distribución de los gastos comunes entre las agencias y proyectos, en función a los espacios ocupados y al consumo, elaboración de los documentos y reportes necesarios para el control y la correcta distribución de gastos comunes, incluyendo la coordinación y solicitud de facturas con los proveedores.
• Mantenimiento del sistema de archivos físicos y digitales.

 

2. Apoyo en la gestión logística, eventos y gestión de viajes:

• Soporte de elaboración de Micro Compras y seguimiento contractual,
• Coadyuvar activamente al proceso de organización de talleres, eventos. Desde la fase de pre compra, compra y post compra.
• Soporte administrativo en el procesamiento de solicitudes de viaje, compra de pasajes, para agencias del SNU no domiciliadas.
• Coordinación y seguimiento de los servicios comunes, como mensajería, cafetería y recepción,
• Dar soporte a la coordinación del área en el monitoreo del mantenimiento preventivo y correctivo de los espacios comunes, incluyendo soporte a situaciones que requieran una intervención urgente.
• Seguimiento de trámites de liberación y desaduanaje y otros afines a realizarse con la Cancillería peruana
• Apoyar en la implementación de mejora de procesos en el área a través de uso de recursos tecnológicos disponibles, se valorará también las propuestas o iniciativas que pueda realizar.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Lograr Resultados:	NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite
Pensar Innovadoramente:	NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras Aprende Continuamente
Aprender Continuamente:	NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación
Adaptarse con Agilidad:	NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible
Actuar con Determinación:	NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de entregar con calma frente a la adversidad, confiado
Participar y Asociarse:	NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas
Facilitar la Diversidad y la Inclusión:	NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Área Temática	Nombre	Definición
Gestión Organizacional	Comunicación	▪ Capacidad para comunicar de forma clara, concisa y sin ambigüedades por medio de la comunicación escrita y verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.
Gestión Organizacional	Generación de Conocimiento	▪ Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad declarada.
Gestión Organizacional	Satisfacción del Cliente/Gestión de Clientes	▪ Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con un sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes.  ▪ Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente.  ▪ Buscar formas de añadir valor más allá de las peticiones inmediatas de los clientes. ▪ Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones del cliente.
Gestión de alianzas	Gestión de relaciones	Capacidad para relacionarse con un amplio abanico de socios públicos y privados, construir, mantener y/o reforzar las relaciones de trabajo, la confianza y el entendimiento mutuo
Administración y operaciones	Gestión de documentos y registros	Gestión global de los documentos (impresos o electrónicos); política de registro y conservación, incluido el almacenamiento y el archivo.
Finanzas	Contabilidad (general)	Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias de la contabilidad, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas
Finanzas	Planificación financiera y  elaboración de  presupuestos	Capacidad para crear y gestionar procesos que permitan alcanzar  los objetivos financieros del PNUD a corto y largo plazo, incluso  mediante la planificación, la elaboración de presupuestos, las  previsiones, el análisis y la presentación de informes.

 

Dominio de excel a nivel intermedio.

Dominio idioma español.

Deseable inglés intermedio

Deseable conocimientos en compras.

La presente plaza es convocada como NPSA regular, en un nivel NPSA 3, que ofrece un salario por defecto equivalente a S/ 4,410.85 mensuales más beneficios adicionales como: el 8.33% del salario base para la pensión de jubilación, vacaciones, seguro médico y seguro de vida.

Convocatoria

Todas las publicaciones están sujetas a reclutamiento local, por lo que se requiere contar con nacionalidad peruana o permiso de trabajo vigente en el país.

Considere por favor que la vacante cierra bajo horario de New York (2 horas antes de la medianoche en Perú).

Tenga en cuenta que el sistema sólo le permitirá adjuntar un (01) documento, por lo que debe incluir en un (01) solo archivo escaneado en formato PDF – el P11 firmado y su CV.

Selección 

Las etapas del proceso de selección son:

1. Filtro curricular
2. Evaluación técnica
3. Entrevista final

En aras de hacer un uso más eficiente de los fondos y recursos, nos contactaremos con los postulantes que sean considerandos en cada etapa del proceso. Los candidatos que no reciban ningún comentario o comunicación en los siguientes tres meses posteriores a su postulación, deben considerar que su solicitud no tuvo éxito y, recibirán un correo informativo al respecto.

Asimismo, las personas que en la etapa de entrevista queden seleccionadas como alternas, podrán ser consideradas en el Roster para procesos futuros en posiciones similares.

Diversidad en el trabajo

La organización está comprometida a lograr la diversidad dentro de su campo laboral y alienta a todos los solicitantes calificados, independientemente de su género, nacionalidad, discapacidad, orientación sexual, cultura, antecedentes religiosos y étnicos a postularse. Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Advertencia de estafas

Las Naciones Unidas no cobran ninguna tarifa de solicitud, procesamiento, capacitación, entrevista, prueba u otra tarifa relacionada con la vacante o el proceso de reclutamiento. Si recibe una solicitud para el pago de una tarifa, no la tome en cuenta. Además, tenga en consideración que los emblemas, logotipos, nombres y direcciones se pueden copiar y reproducir fácilmente. Por lo tanto, se recomienda que tenga especial cuidado al enviar su información a webs no oficiales.