AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE Responsable Comptable – H/F – Haïti

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE

Responsable Comptable – H/F – Haïti

Poste ouvert uniquement aux nationaux, les candidatures doivent être envoyées uniquement à l’adresse suivante : [email protected]

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 10 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2022, nous avons développé plus de 60 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 511 structures de santé (dont 47 hôpitaux et 464 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin d’améliorer l’accès et le transfert de compétences qui assure la pérennité de nos actions à nos patients. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, DEMTOU-Humanitaire, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Tchad, Ukraine.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

ALIMA à Haïti 

En Novembre 2023, ALIMA a mené une mission exploratoire en Haïti, afin de mieux comprendre les besoins actuels, plus spécifiquement à Port-au-Prince. Vu la mission d’ALIMA, nous nous sommes concentrés sur les besoins humanitaires en termes de santé, à travers l’identification des populations les plus vulnérables et des obstacles restreignant l’accès aux services de santé. Ce qui est ressorti de nos évaluations est un besoin criant d’acteurs en santé et donc une forte volonté à intervenir le plus tôt possible en 2024. Une équipe s’est donc rendue en Haïti en février 2024 pour le démarrage des activités.

LIEU DU POSTE :  Le poste est basé à Port au prince / Haïti. 

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Le ou la titulaire du poste est responsable de l’application du processus de recrutement et pourra être amené·e à faire des visites terrain. Il·Elle pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée. 

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Le Responsable Comptable est garant, par délégation et sous la supervision du coordinateur Finances, de la qualité, de la fiabilité et de la transparence de la comptabilité. Il est responsable de la comptabilité générale de la mission et la vérification des comptabilités terrains avant transmission à son responsable hiérarchique.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Garantir le respect des procédures comptables.

• Vérification de la validation des factures par les responsables
• Conformité des justificatifs, selon les règles bailleurs ou partenaire (en cas de portage)/ALIMA et spécifiques au pays
• Préparation des audits ALIMA/Bailleurs des pièces et envoie à Dakar si nécessaire.
• Gestion des dépenses et autres missions.
• Briefing spécifique sur la gestion comptable pour le coordinateur Projet et/ou les logisticiens, ainsi que pour les administrateurs projet. 

Contrôler des dépenses réalisées dans la mission financière

• Vérification des comptabilités (terrains et coordination)
• En l’absence de l’assistant admin : saisie des comptabilités de la coordination.
• Exporte depuis le logiciel ODOO l’intégralité des dépenses affectées aux contrats de financements de la mission, puis les traite et comptabilise ces informations dans le logiciel SAGA en s’assurant de la cohérence et de l’exactitude du rapprochement entre SAGA et ODOO.Vérification des pièces et des imputations (codes projets, comptables et codes budgétaires) selon les procédures internes et internes et qui permettent un bon suivi budgétaire et l’élaboration des Rapports financiers.
• Vérification des documents justificatifs et de leur conformité (bons de commandes, factures, inventaires,…) selon les procédures internes et des bailleurs.
• Sous la responsabilité du coordinateur financier, analyse des problèmes d’écarts de caisse et aide techniquement à la résolution (propositions de réorganisation)

Réaliser la clôture mensuelle

• Préparation check list et pack comptable à envoyer au siège après lettrage
• Réalisation et mise à jour  des lettres de couvertures aux clôtures mensuelles, Siège et projets.
• Renvoi des comptabilités définitives aux terrains avec commentaires, et plan d’action en fonction des erreurs constatées.

Mettre à jour le logiciel SAGA

• Mise à jour régulière des paramètres (taux de change, codes projets, etc) sous supervision COFIN
• Vérification de la conformité des comptabilités entre terrain et coordination. 

Collaboration au suivi des budgets et des trésoreries

• Participe à la réalisation des budgets en aidant au recueil d’informations (notamment sur les achats locaux)
• Suit les volumes de dépenses locales au quotidien et rapporte au coordinateur financier..

Former et encadrer le personnel comptable

• Forme l’assistant admin de la coordination à la comptabilité et à la gestion de l’argent
• Forme l’assistant admin de la coordination au guide d’imputation spécifique au pays et à son budget
• Identifie les erreurs et aide à leur résolution
• Participation à l’évaluation technique des admin terrains (comptabilité)
• Visite régulière sur les terrains (avec reporting), proposition de formations supplémentaires si besoin
• Remplacements éventuels (en cas de congé ou d’absence, …)

Archivage comptable 

• Réaliser un classement des fichiers informatique permettant de retrouver facilement toutes les données et s’assurer de la mise à jour du back up des ordis admin de la mission
• Réaliser un classement clair et logique de toutes les pièces comptables de la mission et tenir à jour un plan de classement de la mission
• S’assurer de répondre de manière rapide aux différents e-mails des terrains où il est le destinataire principal.

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