Bilingual Event Planner/ Planificateur d’événements

JOB DESCRIPTION tendersglobal.net Event Planner

The Canadian Race Relations Foundation

The Canadian Race Relations Foundation (CRRF) was created in 1996 to reaffirm the principles of justice and equality for all in Canada. The CRRF’s mandate is to facilitate throughout Canada the development, sharing, and application of knowledge and expertise to eliminate racism and all forms of racial discrimination in Canadian society.

Our Crown corporation is seeking an experienced Event Planner to join our team. The successful candidate will be responsible for planning, coordinating, and executing a variety of events throughout the year, including conferences, galas, and other corporate events. The ideal candidate will have a strong background in event planning, exceptional organizational skills, and excellent communication and interpersonal skills. Knowledge of accessibility needs is also required.

Position Summary

Job title: Event Planner (Bilingual)

Job classification: Unionized

Employment Status: Full-time salaried contract until March 31, 2025

Hours: 35 hours per week; Ability to travel and attend weekend, early morning and evening meetings as required

Work location: Hybrid working setting based on the location in Canada, with the possibility of returning to on-site work where applicable

Salary: $77,267–$92,720 per annum. CRRF is a unionized workplace, and the position and its salary are subject to a Collective Agreement.

Benefits: CRRF offers a comprehensive benefits package, which includes three weeks of vacation, two Personal Floating Days, sick days, 4% of annual income towards the RRSP plan, and life, disability, medical, and dental care insurance.

Probationary Period: 90 days.

Responsibilities:

• Develop and execute event plans for various virtual and non-virtual corporate events, including conferences, galas, board meetings, All Staff meetings, and other corporate events while taking into account accessibility needs.
• Demonstrate knowledge of different virtual and broadcasting platform capabilities, innovative solutions and best practices for delivering events virtually and in person format while ensuring CRRF accessibility practices are embedded into all programs.
• Coordinate with internal and external stakeholders in the development of program agendas, speaker presentations, executive briefs, scripts, guest experience etc. to ensure the successful execution of each event.
• Develop project plans for each deliverable; work closely with and report into various leads for various events.
• Develop and manage budgets for each event; prepare and complete all the required paperwork and invoices.
• Search, select and manage vendors, including fostering an inclusive and safe virtual and in-person environment, ensuring accommodations are in place if requested, and catering, audio-visual, and entertainment services that can meet accessibility requirements.
• Manage event logistics to create a best guest experience, including registration, attendee management, accommodations, venue logistics, production and transportations that are accessible to all attendees.
• Manage event promotion, including invitations, marketing materials, and social media outreach that take into account accessibility needs.
• Ensure compliance with all relevant policies, procedures, and regulations related to accessibility.
• Evaluate the success of each event and provide recommendations for future events, including how to improve accessibility.
• Ensure all events are completed smoothly and step up to anticipate and resolve any problems that might occur
• Learn and apply directives required by the Treasury Board of Canada and CRRF’s financial and administration requirements for events
• Ensure that events are accessible
• Perform other job-related duties as assigned

Qualifications:

• Fluently bilingual (written and verbal) in French and English is considered essential
• Degree or diploma (or equivalent experience) in event planning, hospitality, or related field
• Extensive project management experience
• Agility or flexibility to pivot to various elements in an evolving environment
• Ability to create clear briefing documents and manage multiple priorities at once
• Prefer at least 3 years of experience in event planning including delivering virtual events on multiple platforms
• Detail-oriented, self-initiating, well organized, and capable of managing multiple events simultaneously and work under pressure and meet deadlines in a fast-paced environment
• Experience working with vendors and comfortable overseeing projects and managing timelines and deliverables
• Excellent communication skills (both written and verbal) and in facilitating/presenting in meetings
• Knowledge of accessibility needs and how to plan and execute events that are accessible to all attendees
• Ability to work independently and as part of a cross functional team
• Proficiency with Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) and other digital tools and applications Comfortable using Zoom and other platforms as required for hosting online meetings and events
• Ability to travel as required and the ability to work variable hours driven by the needs of the programs
• Demonstrated commitment to valuing diversity and contributing to an inclusive working and learning environment
• Experience working with non-profits or crown corporation is an asset
• Understanding of the current landscape of race relations in Canada is an asset

To Apply:
Please send cover letter and résumé by February 1, 2024:

Email: [email protected]

Some essential and other qualifications will be assessed through your application process.

Proof of eligibility to work in Canada , education, and three professional references from your previous supervisor and coworkers will be requested if you are considered for the position.

Interviews will be held via Zoom. While all applications are appreciated and will be handled in the strictest confidence, only those candidates short-listed for an interview will be contacted. CRRF may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

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DESCRIPTION DE POSTE tendersglobal.net Planificateur d’événements

La Fondation canadienne des relations raciales

La Fondation canadienne des relations raciales (FCRR) a été créée en 1996 pour réaffirmer les principes de justice et d’égalité pour tous au Canada. La Fondation a pour mission de faciliter, dans l’ensemble du pays, le développement, le partage et la mise en œuvre de toute connaissance ou compétence utile en vue de contribuer à l’élimination du racisme et de toute forme de discrimination raciale au Canada.

Notre société d’État est à la recherche d’un planificateur d’événements chevronné pour se joindre à notre équipe. Le candidat retenu sera responsable de la planification, de la coordination et de l’exécution de plusieurs événements tout au long de l’année, notamment des conférences, des galas et d’autres événements d’entreprise. Le candidat idéal aura une solide expérience en planification d’événements, des compétences organisationnelles exceptionnelles et d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Une connaissance des besoins en matière d’accessibilité est également requise.

Description du poste

Titre du poste: Planificateur d’événements

Type de poste: Syndiqué

Statut: Contrat salarié à temps plein jusqu’au 31 mars 2025

Heures de travail: 35 heures par semaine; Capacité requise à voyager et à être présent les fins de semaine, à assister à des réunions tôt en matinée et en soirée, selon les besoins.

Lieu de travail:  milieu de travail hybride basée sur l’emplacement au Canada , mais peut avoir à revenir dans les locaux, le cas échéant.

Salaire 77 267 $ – 92 720 $ par an. La FCRR est un lieu de travail syndiqué et le poste et son salaire sont assujettis à une convention collective.

Avantages sociaux: La FCRR offre un régime complet d’avantages sociaux, comprenant trois semaines de vacances, deux jours de congé flottant pour raisons personnelles, des jours de maladie et 4 % du revenu annuel versé à un REER, ainsi qu’une assurance-vie comprenant une assurance-invalidité et une assurance pour soins médicaux et dentaires.

Période probatoire: 90 jours.

Responsabilités :

• Élaborer et mettre en œuvre la planification de divers événements d’entreprise virtuels et non virtuels, y compris des conférences, des galas, des réunions de conseil d’administration, des réunions de tout le personnel et d’autres événements d’entreprise, tout en tenant compte des besoins en matière d’accessibilité.
• Démontrer une connaissance pratique des plateformes virtuelles et de télédiffusion, des solutions innovantes et des meilleures pratiques en organisation d’événements, tant virtuels que non virtuels, tout en s’assurant que les pratiques de la FCRR en matière d’accessibilité sont intégrées à tous les programmes.
• Coordonner avec les parties prenantes internes et externes l’élaboration des ordres du jour du programme, des exposés des conférenciers, des notes de synthèse, des scripts, de l’expérience des visiteurs, etc. pour assurer le succès de chaque événement.
• Élaborer des plans de projet pour chaque livrable; travailler en étroite collaboration avec divers responsables et rendre compte à ceux-ci des divers événements.
• Prévoir et gérer les budgets de chaque événement; préparer et remplir tous les documents requis et traiter toutes les factures.
• Rechercher, sélectionner et gérer les fournisseurs, notamment en créant un environnement à la fois virtuel et et non virtuel qui soit inclusif et sûr, en veillant à mettre en place des aménagements sur demande, de même que des services de restauration, des services audiovisuels et des outils de divertissement répondant aux exigences en matière d’accessibilité.
• Gérer la logistique des événements afin de créer une meilleure expérience pour les visiteurs, y compris en matière d’inscription à l’événement, de gestion des participants, d’hébergement, de soutien logistique, de production et de transports qui sont accessibles à tous les participants.
• Gérer la promotion des événements, y compris les invitations, les supports marketing et la diffusion sur les réseaux sociaux, en tenant compte des besoins en matière d’accessibilité.
• S’assurer de la conformité avec toutes les politiques, procédures et réglementations pertinentes liées à l’accessibilité.
• Évaluer le succès de chaque événement et formuler des recommandations pour les événements futurs, notamment sur la manière d’améliorer l’accessibilité.
• S’assurer que tous les événements se déroulent en douceur et anticiper tout problème pouvant survenir afin d’intervenir rapidement et de le résoudre.
• Connaitre et appliquer les directives requises par le Conseil du Trésor du Canada et connaitre les exigences financières et administratives de la FCRR relatives aux événements.
• S’assurer que les événements sont accessibles à tous.
• Effectuer d’autres tâches en lien avec le poste selon qu’elles sont assignées.

Qualifications:

• Un bilinguisme parfait (lecture et écriture) en français et en anglais est considéré comme essentiel.
• Certificat ou diplôme (ou expérience équivalente) en planification d’événements, en hôtellerie ou dans un domaine connexe.
• Vaste expérience en gestion de projet.
• Capacité/flexibilité à passer d’un élément à l’autre dans un contexte évolutif.
• Capacité à créer des documents d’information clairs et à faire face à plusieurs priorités simultanées.
• Trois ans d’expérience dans la planification d’événements, y compris la réalisation d’événements virtuels sur plusieurs plateformes, sont préférables.
• Soucieux du détail, autonome, bien organisé et capable de gérer plusieurs événements simultanément, de travailler sous pression et de respecter les délais dans un environnement en évolution rapide.
• Expérience de travail avec des fournisseurs et aisance à superviser des projets et à respecter les délais et les livrables.
• Excellentes compétences en communication (à la fois écrite et verbale) et en animation/présentation lors de réunions.
• Connaissance des besoins en matière d’accessibilité et de la manière de planifier et d’exécuter des événements qui sont accessibles à tous les participants.
  Capacité à travailler de manière indépendante de même qu’au sein d’une équipe polyvalente.
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) et d’autres outils et applications numériques. À l’aise avec Zoom et d’autres plates-formes, selon les besoins, pour organiser les réunions et les événements en ligne.
• Capacité de voyager selon les besoins et de travailler selon des heures variables en fonction des besoins des programmes.
• Engagement manifeste à valoriser la diversité et à contribuer à un environnement de travail et d’apprentissage inclusif.
• Une expérience de travail avec des organismes sans but lucratif ou des sociétés d’État est un atout.
• La compréhension du contexte actuel des relations raciales au Canada est un atout.

Pour poser votre candidature :
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae avant le 1er février 2024 à :
Adresse de courriel : [email protected]

Certaines qualifications essentielles et autres seront évaluées tout au long de votre processus de candidature.

Une preuve de résidence ou de citoyenneté canadienne, d’études et trois références d’anciens superviseurs et collègues vous seront demandées si vous êtes présélectionné pour le poste.

Les entretiens auront lieu sur Zoom. Bien que toutes les demandes soient bienvenues et traitées dans la plus stricte confidentialité, seules les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. La FCRR peut annuler, reporter ou réviser les offres d’emploi à tout moment.

La FCRR valorise la diversité et est résolue à encourager un environnement inclusif favorisant la diversité culturelle. Nous encourageons les Autochtones, les personnes racialisées, handicapées, issues de collectivités sexuellement diversifiées et/ou les personnes dont l’identité se situe à l’intersection de différents groupes, à poser leur candidature. Nous tenons compte des besoins des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement et de sélection. Veuillez indiquer vos besoins particuliers dans votre demande.