Büroleiter/in (m/w/d)

Büroleiter/in (m/w/d)

Hanse-Office

Brussels, Belgium

Das Hanse-Office,
die Vertretung der Freien und Hansestadt Hamburg und des Landes Schleswig-Holstein bei der EU,
sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine/n Büroleiter/in (m/w/d)
für eine unbefristete Beschäftigung.

Aufgabenschwerpunkte:

• Aufstellung, Überwachung und Ausführung des Haushalts des Hanse-Office;
• Rechnungswesen über SAP;
• Dienstreisekostenabrechnungen;
• Personalverwaltung (Ortskräfte);
• Führen der Urlaubs- und Krankenstandslisten aller Mitarbeiter;
• Kontakt zu der belgischen Hausverwaltung;
• Einholen von Kostenvoranschlägen und Überwachung der Durchführung von Reparaturen in den Häusern Avenue Palmerston 20 und 24, soweit nicht die belgische Hausverwaltung zuständig ist;
• Pflege der Einladungsverteiler und Adressdatenbank des Hanse-Office (in Zusammenarbeit mit den Referentinnen/Referenten des Hanse-Office);
• Beschaffungswesen;
• Organisation der offiziellen Besuche aus HH und SH wie Reisevorbereitung und diesbezügliche Buchungen (in Zusammenarbeit mit den Referentinnen/Referenten des Hanse-Office);
• Organisation der allgemeinen Besuchergruppen (in Zusammenarbeit mit den Referentinnen/Referenten des Hanse-Office);
• Administrative Unterstützung bei der Praktikantenbetreuung;
• Sichtung und Weiterleitung von eingehenden Informationen, soweit nicht automatisiert weitergeleitet;
• Beantragung von Eingangsausweisen für die EU-Institutionen;
• Geräteverwaltung.

Anforderungsprofil:

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung oder in Bereichen mit Bezug zu den o. a. Aufgabenschwerpunkten;
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau Muttersprachler oder Muttersprachlerin), gute Englisch-, Französisch-, ggf. auch Niederländisch-Kenntnisse in Wort und Schrift;
• Hohes Niveau an Verantwortungsbewusstsein und eigenständigem Arbeiten;
• Erweiterte Bürotechnik- und IT-Kenntnisse;
• Erfahrungen im Bereich belgischer Personalführung;
• SAP-Kenntnisse.

Die Vergütung richtet sich nach dem marktorientierten Gehaltsschema des Hanse-Office.

Beschäftigungsort: Brüssel (vor Ort)

Das Hanse-Office setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 05/05/2025 per E-Mail an: thorsten.augustin@hanse-office.de.

Bei Fragen aller Art wenden Sie sich gerne an Herrn Thorsten Augustin, Tel.: 02 285 46 42 oder +49 40 4260942, E-Mail: thorsten.augustin@hanse-office.de.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln Sie dem Hanse-Office Daten, die mit Ihrer Person verbunden sind bzw. Aufschluss über Ihre Identität geben können, wie Name, der Wohnort (personenbezogene Daten). Bitte beachten Sie daher unsere Datenschutzhinweise auf Grundlage von Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren: https://hanse-office.de/datenschutz/.