Büromanager*in (m/w/d)

Die Büromanager*in und Events von FragDenStaat organisiert unseren gesamten Office-Betrieb.

Wir streben eine gleichmäßige Repräsentation gesellschaftlicher Gruppen im Team an und möchten den Anteil von Menschen mit Migrationsgeschichte, Schwarzen Personen, PoCs und Menschen mit Behinderungen im Team erhöhen.

Wer wir sind

FragDenStaat ist die Organisation für Informationsfreiheit in Deutschland. Seit 2011 ermöglicht sie allen Menschen, möglichst einfach und transparent Informationen von Behörden zu befreien – mit technischen Tools, Kampagnen, strategischen Klagen und investigativen Recherchen. Inzwischen haben rund 125.000 Personen insgesamt 250.000 Anfragen über FragDenStaat gestellt. In den vergangenen drei Jahren haben wir mehr als 150 Klagen gegen deutsche und EU-Behörden eingereicht.

Trägerverein von FragDenStaat ist der gemeinnützige Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. (OKF) mit Sitz in Berlin, der sich für offenes Wissen, Transparenz und Beteiligung einsetzt. Unsere Arbeit ist spendenfinanziert, unabhängig, überparteilich und interdisziplinär.

Informationsfreiheit ist uns ein Herzensanliegen. FragDenStaat ist ursprünglich als ehrenamtliches Projekt gestartet und wird inzwischen von einem 20-köpfigen hauptamtlichen Team getragen. Wir wachsen weiter und haben viel vor, um Informationsfreiheit in Deutschland und auf EU-Ebene strategisch voranzubringen. Dafür suchen wir Verstärkung!

Wen wir suchen

Wir sind auf der Suche nach einer teamstarken, politischen und gerne auch technisch interessierten Persönlichkeit, die Lust hat, gemeinsam mit uns die Wirkung von FragDenStaat zu erhöhen und das Team durch organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten zu verstärken. Daneben achtest Du auf das Erscheingungsbild und die Ausstattung unseres Büros im Allgemeinen. Du musst nicht alles selbst machen, aber erkennen, wann was gebraucht wird.

Im Team wirst Du vor allem eng mit Judith zusammenarbeiten. Mit ihr in Abstimmung übernimmst Du die Verantwortung für reibungslose administrative Abläufe unserer Arbeit. Zusätzlich wird es in Deinem Tätigkeitsbereich viele Schnittstellen zu Kolleginnen aus der Geschäftsführung des Vereins geben, da sich alle Mitarbeitenden der OKF das Büro teilen.

Diese Bereiche wirst Du verantworten:

• Organisation der Büroabläufe; insbesondere Bearbeitung und Ablage der (Behörden-)Post
• Rechnungen bearbeiten und Schnittstelle zur Buchhaltung der OKF; anteilig ggf. auch Tätigkeiten in der Personalverwaltung
• Administrative Planung und Durchführung von FragDenStaat-Veranstaltungen, wie beispielswiese Retreats und Feiern
• Erste*r Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an FragDenStaat
• Administrative Unterstützung des gesamten Teams, vor allem des Legal- und des Investigativ-Teams
• Verwaltung der FragDenStaat-Materialien (Merch) und Versand dieser Produkte, ggf. zukünftig Online Shop-Betreuung

Die anfallenden Tätigkeiten und auch die wöchentliche Arbeitszeit möchten wir so arrangieren, dass sie zu Dir passen. Wir können uns gut vorstellen, dass Du, wenn Du möchtest, mit der Zeit weitere Verantwortungsbereiche übernimmst. Für die fortlaufende, zeitnahe Bearbeitung insbesondere der Behördenantworten ist es notwendig, dass Du an den Arbeitstagen ins Büro kommst.

Profil

Bei uns gibt es viel Raum für Deine eigenen Ideen. Das Projekt lebt vom starken Engagement und Einsatz aller Teammitglieder.

Uns ist wichtig, dass Du außerdem Folgendes mitbringst:

• Ehrenamtliche oder berufliche Erfahrung in der Verwaltung einer Organisation. Alternativ eine Ausbildung als Bürofachkraft oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Zu Deinen Stärken gehören selbstständiges Arbeiten, gutes Zeitmanagement und gute Kommunikationsskills
• Außerdem solltest Du Freude und Offenheit dafür haben, Dich in neu aufkommende Aufgaben sowie Themen einzuarbeiten. Eine kreative und praktische Herangehensweise sind dabei von Vorteil.
• Gute Deutsch- (mindestens Level C1) und Englischkenntnisse (mindestens Level B2)

Du glaubst, dass ein paar Aspekte aus der Ausschreibung nicht zu Dir passen, aber viele andere schon? Dann bewirb Dich bitte trotzdem.

Was wir bieten

• eine sinnstiftende Tätigkeit zur Stärkung von Demokratie und Informationsfreiheit
• enge Zusammenarbeit im Team von FragDenStaat
• dazuzulernen in den Bereichen, die Dir wichtig sind, auch durch Fortbildungen, die FragDenStaat für Dich bezahlt
• flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
• Unterstützung bei technischen Hilfsmitteln
• eine gute Büroatmosphäre in Berlin mit einem motivierten Team, klaren Strukturen und umfassendem Onboarding. Es gibt im Büro kostenlose Getränke und Menstruationsprodukte. Das Büro ist mit Fahrstuhl stufenfrei erreichbar. Wenn Du auf weitere Barrieren stößt, möchten wir sie abbauen.
• eine Menstrual Leave Policy und eine Sabbatical Policy
• eine Vergütung ausgerichtet am Tarif TV-L E12 Stufe 1 in einem transparenten Gehaltssystem mit geringer Gehaltsspreizung im Team
• 30 Urlaubstage im Jahr bei Vollzeit-Beschäftigung
• Monatlich 20 Euro Zuschuss für dein Ticket für den Öffentlichen Nahverkehr

Die Stelle ist idealerweise zum 1. Juli 2024 zu besetzen. Sie ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir streben eine Entfristung an.

Bitte schicke uns Deine Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitsproben, möglichem Beginn und bevorzugtem Stundenumfang bis zum 19. Mai 2024 per E-Mail an Judith via jobs@okfn.de. Wir möchten vor allem wissen, woran Du Interesse hast, was Du gut kannst, was Dich bewegt und motiviert.

Bitte sende uns weder Bewerbungsfotos noch Angaben zu Alter und Familienstand zu. Ob Du einen Hochschulabschluss hast, ist für uns nicht entscheidend. Arbeits- und Abschluss-Zeugnisse brauchen wir nicht.

Wie es weitergeht

Wir werden alle Bewerbungen sichten, ggf. nachanonymisieren und dann den Personalverantwortlichen zur Auswahl vorlegen. Im Anschluss werden wir möglicherweise mit ausgewählten Kandidat*innen Telefongespräche führen, um offene Fragen zu klären. Nach Sichtung der Ergebnisse wird die Anonymisierung aufgehoben und wir laden einige Bewerber*innen zum persönlichen Kennenlernen ein. Diese Gespräche finden vom 27.05.-30.05.2024 in Berlin statt. Die innerdeutschen Reisekosten für die Bewerbungsgespräche übernehmen wir, sofern sie nicht von der Arbeitsagentur getragen werden.