Business and Admin Support Assistant

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Business Support – Programme

Type de Contrat : Contrat de Service (SC)

Lieu d’affection : Port-au-Prince

Niveau du Poste : SC4

Durée : 12 mois

Nombre de position: 1

Unité : Programme / CP Management

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A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

LE CONTEXTE ET L’OBJECTIF DU POSTE :

Le Programme Alimentaire Mondial en Haïti est un acteur majeur dans la lutte contre la faim. Plusieurs activités sont mises en œuvre pour réduire l’insécurité alimentaire dans le pays notamment l’assistance alimentaire d’urgence pour les ménages les plus vulnérables, la mise en place d’activités nutritionnelles, celles liées à la résilience, aux programmes de cantines scolaires et d’achats locaux puis celles qui visent en renforcer les systèmes de protection sociale. Le PAM en Haïti recherche à renforcer son équipe de Business Support liée au Programme pour réaliser toutes les tâches administratives de support à l’Unité Programme et transactions nécessaires pour la mise en œuvre des opérations.

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

Sous la supervision directe du chef de l’unité Cooperating Partners Management (CPM) et la supervision du chef de section « Enablers », le/a Business and Admin Support Assistant devra s’acquitter des tâches décrites ci-dessous en conformité aux principes, normes et exigences du PAM, afin d’assurer une bonne gestion des dossiers administratifs pour toute l’unité Programme.

1. Avoir une bonne connaissance du Manuel Administratif et Financier du PAM et pouvoir répondre aux requêtes de support de la part du personnel de l’Unité dans le cas de doutes pour la bonne procédure à suivre ;
2. Appuyer l’Unité Programme dans les différentes activités et tâches administratives nécessaires au suivi opérationnel des projets ;
3. Appuyer la mise à jour régulière et le suivi du Plan des Congés, maladies & absences du staff de l’Unité ;
4. Assurer un suivi et rappel pour le Programme Management Team des contrats du personnel en expiration pour éviter tous délais dans les processus de contractation ;
5. Procéder à l’identification de possibles fournisseurs pour des demandes de cotations pour MPO et assurer la demande de cotation et processus suivant, le cas échéant ;
6. Appuyer la création des Micro-Purchase Orders (MPO) ;
7. Préparer et assurer la distribution des invitations et correspondances – internes ou externes – sur de sujets variés, en utilisant la bonne orthographe, la bonne ponctuation et le format correct ;
8. Contribuer à l’organisation de réunions, ateliers, formations selon les nécessités de l’Unité

;

1. Assurer le classement et l’archivage des documents ;
2. Mettre à jour l’inventaire des équipements alloués à la section ;
3. Aider à la préparation des rapports administratifs et rédiger les comptes rendus des réunions ;
4. Préparer des documents d’information pour le Programme Management Team à

l’occasion de voyages officiels ou des réunions spéciales ;

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports ;
2. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources ;
3. Fournir un appui aux membres de l’équipes (CPM) en cas de besoin, sur la création des projets dans le système, le traitement des factures et des réconciliations.

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

1. Les tâches et les suivis respectent les délais et qualité attendus.
2. Les informations sur les avancées des différents dossiers sont partages de façon régulière.
3. Toute la documentation de support nécessaire selon standards du PAM est disponible et archivé.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

Montrer l’exemple avec intégrité Met en

pratique les valeurs du PAM,

fait preuve d’humanité et d’intégrité en montrant l’exemple tout en prenant soin des autres

Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM.

Respecte les autres et valorise la diversité

Reste concentré et calme sous la pression

Fait preuve d’humilité et d’une volonté d’apprendre.

Génère des résultats

et tient ses engagements Respecte

ses engagements et

s’adapte facilement au changement

Fournit des résultats pour un impact maximal

Délègue de manière appropriée

S’adapte facilement au changement

Promeut un travail d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion Promeut un

esprit inclusif et

collaboratif, et contribue à une culture d’apprentissage et de perfectionnement personnel

Est inclusif et collaboratif

Donne un retour d’information opportun et constructif

Crée et partage de nouvelles perspectives

Applique la pensée Stratégique Démontre

son engagement à

recueillir différents points de vue, à

analyser les options et les risques et à proposer de nouvelles façons de procéder

Communique et

réalise la vision du

PAM

Accepte la curiosité et les nouvelles façons de faire les choses

Analyse et évalue les données

Tient compte de l’impact des décisions

Établit et entretient des partenariats durables Établit et entretient des partenariats externes, collabore avec des

partenaires pour atteindre des

objectifs communs

Établit et maintient des partenariats durables Établit des partenariats

Collabore pour atteindre des objectifs communs

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Formation : être titulaire d’un diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente (administration, gestion et comptabilité ou gestion de projet, sciences économiques et/ou juridiques ou similaires).

Expérience :

• • Au moins 4 ans d’expérience professionnelle dans l’administration, la gestion, la comptabilité et administration ;
    – Une expérience dans le domaine humanitaire est un atout.

Connaissances et compétences :

• • Apte à effectuer un travail précis et soigné, produit dans les délais et normes ;
    – Avoir une disponibilité permanente, être dynamique et supporter de travailler sous pression ;
    – Apte à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les subordonnés et les contacts extérieurs ;
    – Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et de bonnes relations interpersonnelles ;
    – Maîtrise des logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) et de la navigation sur Internet.

Langues :

• • Très bonne maîtrise du créole haïtien (parlé, lu, écrit) ;• Très bonne maîtrise du français (parlé, lu, écrit) ;
    – La maîtrise de l’anglais est un atout.

NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

Date limite de soumission de candidature : 9 fevrier 2024