Business Support Assistant/Flotte FT/G4 (1 Position, Supply Chain) à Ngozi, Job Req.832476

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d’un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ces postes sont à pourvoir dans des Bureaux de Pays, des Bureaux Régionaux ou au Siège. Les titulaires peuvent soit assurer des fonctions d’appui administratif centralisé et relever de l’Adjoint(e) à la gestion, soit fournir un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchiquement du/de la Responsable de l’Unité ou du/de la Chef du Service, ou de son/sa suppléant(e). Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d’activité précis, ils peuvent relever du/de la Responsable de l’Unité considérée, du/de la Chef de Service, ou de son/sa suppléant(e).

À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. On attend des titulaires qu’ils produisent des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d’aide à la gestion. Ils peuvent donner des orientations sur les pratiques courantes à d’autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d’activité. 

Le Poste de « Business Support Assistant – Flotte/Supply Chain » au Bureau de Terrain de Ngozi vise à la contribution de la mise en œuvre de l’ICSP BI02 car le PAM a une flotte stratégique à gérer. C’est dans ce cadre que le PAM Burundi désire recruiter en interne un « Business Support Assistant/Flotte FT/G4 – Supply Chain » pour le Bureau de Terrain de Ngozi.

DESCRIPTION DU POSTE

Effectuer des tâches courantes d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Non-exhaustive)

Sous la supervision du « Logistics Associate » du Bureau de Terrain de Ngozi, le/la « Business Support Assistant » aura comme tâches et responsabilités ci-dessous :

1.    Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
2.    Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
3.    Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4.    Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l’élaboration de documents précis.
5.    Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
6.    Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
7.    Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
8.    Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d’aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
9.    Travailler avec des personnes d’horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES (Suite)

1. Faire le suivi des réparations des camions et assurer que les camions soient techniquement prêts à être déployé sur terrain.
2. Collecter, analyser et saisir les données de la flotte des camions dans la base de données FMS et assurer que les données sont saisies correctement, rapporter toutes divergences et irregularités au superviseur.
3. Gérer le stock des pièces de rechange, assurer le bon rangement et les fiches de stock mise à jour regulièrement.
4. Assurer l’existance d’un stock minimum de pièces de rechange pour eviter la rupture de stock au magasin.
5. Faire le plan de transport et le déploiement des camions pour les livraisons/distributions et communiquer le plan de transport aux chauffeurs.
6. Assurer que les chauffeurs ont amené les Waybills de réception et les enregistrer directiment dans LESS.
7. Assister à la prise du carburant pour les véhicules internes du PAM et autres services provisions.
8. Point focal pour la gestion décentraliser des actifs du PAM.
9. S’aquitter de toute autre tâche qui pourraient lui être confiée par la hiérarchie.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education :

Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience professionnelle :

Au moins quatre (4) ans d’expérience proffessionnelle  dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

Langue :

Maîtrise de la langue (parlée et écrite, Niveau C) et la connaissance de la langue Anglaise (Niveau B) est un atout supplémentaire.

QUALIFICATIONS MINIMALES POUR L’ENTRÉE DANS CE ROLE

Connaissances et compétences : 
•    Utilisation de l’outil informatique (Internet, word, Excel, Powe point, LESS, …).
•    Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
•    Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
•    Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
•    Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI

•    Durée de contrat : 12 mois renouvelables. 
•    Lieu de travail : Ngozi.
•    Type de contrat : Fixed Term (FT).
•    Grade : GS4.
•    Donnez 3 personnes de référence professionnelles (donner le nom, le numéro de téléphone et l’E-Mail).
•    Fournir vos trois dernières évaluations.
•    Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
•    Donner dans votre CV les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
•    Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.
•    Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste.
•    Assurez-vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications requises, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques.
•    Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines, masculines qualifiées de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.
•    Aucune somme d’argent n’est demandée par le PAM pour le recrutement du personnel.
•    Le PAM applique la tolérance zéro à toute forme de discrimination et ne fait pas de discrimination sur base du statut sérologique au VIH SIDA.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

La date de publication est fixée du 09 Avril 2024 au 24 Avril 2024 à Minuit.

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers.

Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification.

Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.