TITRE:	Business Support Assistant (Representation)
TYPE DE CONTRAT ET GRADE :	Contrat de Service/SC5
UNITE/DIVISION:	Management
LOCALITE D’AFFECTATION	Burkina Faso/Ouagadougou
DUREE DU CONTRAT:   DATE LIMITE DE PUBLICATION	12 mois renouvelable   07 mai 2024

CONTEXTE :

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine. 

Pour appuyer le secrétariat de la Représentation, le bureau du PAM au Burkina Faso recherche un (e) Assistant(e).

Les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses activités d’aide à la gestion nécessitant d’eux qu’ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standards à leur disposition. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à des collègues moins expérimentés.

 

OBJECTIFS  :

Le/la candidat (e) retenu (e) effectuera un large éventail de tâches et d’activités d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services. Sous la supervision directe de la/du Business Support Assistant de la Représentation, l’Assistant(e) apportera un appui bureautique, administratif et logistique à la mise en œuvre des activités de la Représentation et travailles en étroite collaboration avec les Directeurs Adjoints ainsi qu’avec tout le personnel du bureau.

 

RESPONSABILITES CLES :

 

1. Recevoir les visiteurs et s’assurer qu’ils sont rapidement orientés vers la personne concernée.
2. Répondre aux sollicitations d’ordre général adressées à la Représentation de la part du Siège, du Bureau Regional et des autres agences, en liaison avec les autres agents du bureau selon les besoins.
3. Organiser les réunions, les rendez-vous du/des superviseur(s), et préparer les dossiers pertinents, y compris la préparation des voyages en relation étroite avec les services administratifs et financiers. Il/Elle organise des réunions pour les bailleurs (protocole et logistique, préparation de l’agenda et tout autre documentation…).
4. Rechercher et fournir les informations nécessaires pour la préparation de rapports, de « réunion préparatoire », etc., en collaboration avec l’Assistant(e) de la Représentation ;
5. Rédiger des textes et des correspondances de routine (lettres, notes verbales…) ainsi que des comptes rendus de réunions et d’audiences ;
6. Assurer la gestion du courrier ;
7. Assurer le classement régulier et systématique de tous les documents et optimiser l’accès aux informations des classeurs physiques et en ligne ;
8. Préparer divers documents en collaboration avec l’Unité de Relations Externes ;
9. Assurer le fonctionnement du Secrétariat de la Représentation en l’absence de la Business Support Assistant ;
10. Assurer toute autre tâche requise par la Représentation.

 

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK: COMPORTEMENTS ATTENDUS (The WFP Leadership Framework tendersglobal.net WFPgo)

Dirige par l’exemple avec intégrité	Respecte les valeurs, principes et normes du PAM : Démontre et encourage les autres à respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM	Respecte les autres et valorise la diversité : Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif, et encourage les autres à faire de même	Reste concentré et calme dans les contextes stressants : Reste concentré et calme dans les contextes stressants et encourage les autres à faire de même	Fait preuve d’humilité et démontre une volonté d’apprendre : Fait preuve d’humilité et démontre une volonté d’apprendre et de partager ses connaissances, en recherchant fréquemment la rétroaction et en tenant compte des observations, en saisissant les possibilités de se perfectionner
Génère des résultats et tient ses engagements	Fournit des résultats pour un impact maximal : Assume la responsabilité et encourage une culture de la responsabilité parmi les membres de l’équipe pour produire des résultats	Délègue de manière appropriée : Fournit des résultats par rapport aux tâches déléguées et recherche des conseils et de l’aide si nécessaire	S’adapte facilement au changement : Accepte facilement le changement en adaptant son travail en fonction des besoins
Favorise un travail d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion	Est inclusif et collaboratif : Favorise l’ouverture d’esprit dans le travail d’équipe et une sécurité psychologique en partageant des idées et en soulevant librement les problèmes	Communique des observations constructives au moment opportun : Aide les membres de son équipe à se perfectionner en communiquant des observations constructives au moment opportun	Construit et partage de nouvelles perspectives : Écoute attentivement les autres pour saisir, apprendre, construire et partager de nouvelles perspectives
Applique la pensée stratégique	Communique et réalise la vision du PAM : Réalise la vision du PAM et est capable d’expliquer comment ses objectifs soutiennent cette vision	Fait preuve de curiosité et explore de nouvelles façons de procéder : Fait preuve de curiosité et propose de nouvelles façons de procéder lorsque cela est pertinent	Analyse et évalue les données : Recueille des données et partage des connaissances en vue de la prise de décision de l’équipe	Prend en compte l’impact des décisions : Met en œuvre les décisions et pose des questions pour en comprendre l’impact sur les objectifs plus larges
Établit et entretient des partenariats durables	Crée des partenariats : Établit des partenariats en recherchant des opportunités de travailler avec d’autres personnes	Collabore à la réalisation d’objectifs communs : Collabore avec des partenaires en partageant des informations et en travaillant ensemble pour la réalisation d’objectifs communs

 

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

• Avoir au minimum 5 ans d’expérience appropriée du secteur public ou privé. Une experience dans le Système des Nations Unies sera un atout.
• Avoir une experience dans le domaine du secrétariat de direction ou de la gestion de l’administration est un atout.

 

AUTRES APTITUDES :

• Connaissance des méthodes et des pratiques en matière de gestion d’un secrétariat de direction acquise grâce à une formation et une expérience techniques pertinentes.
• Capacité à développer et maintenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Capacité à effectuer une analyse base de données et à résoudre de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité à surveiller et enregistrer les transactions financières.
• Bonnes aptitudes de communication requises pour donner et recevoir de l’information et travailler avec une variété d’individus.
• Capacité à maintenir la confidentialité.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :

 

Formation :	Avoir au minimum un BAC et un diplôme en Secrétariat ou diplôme équivalent sera considéré.
Connaissances linguistiques :	Avoir une excellente maîtrise de la langue française, y inclus être capable de rédiger des rapports simples et concis. Avoir un bon niveau de travail en anglais sera un atout majeur.