Business Support Assistant SC4

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El PMA celebra y acoge la diversidad. Está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y anima a los candidatos cualificados a presentar su candidatura independientemente de su raza, color, origen nacional, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencias, estado serológico respecto al VIH o discapacidad.

ABOUT WFP

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria del mundo que lucha contra el hambre en todo el planeta.  La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el Hambre Cero en el transcurso de nuestras vidas.  Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, en particular las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

Educación: Finalización del ciclo de educación secundaria. 

Experiencia: Cuatro años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

Conocimientos y competencias:
• Sólido conocimiento de redacción y buena ortografía.
• Capacidad para analizar y sintetizar documentos.
• Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes informáticos, como Microsoft Word.
• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.

Idioma:

• Dominio hablado y escrito del idioma español
• Deseable: Conocimiento del idioma inglés
• Deseable: Conocimiento de Ixil u otro idioma maya.
 

ORGANIZATIONAL CONTEXT

Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares de este puesto pueden, o bien desempeñar funciones de apoyo administrativo en la oficina central y rendir cuentas al Asistente de Apoyo Operativo, o bien prestar apoyo administrativo a uno o varios equipos y presentar informes al Jefe de Dependencia o al Jefe pertinentes, o a la persona designada a tal efecto. En los casos en que apoyan una esfera operativa específica, los titulares rinden cuentas al Jefe de Dependencia o al Jefe pertinentes, o bien a la persona designada a tal efecto.

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad

JOB PURPOSE

Ofrecer procesos de apoyo empresarial estándar para un área de trabajo profesional específica, con el fin de facilitar una prestación de servicios eficaz.  

KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)

1. Recopilar información con una orientación clara para apoyar la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
2. Responder a las consultas y escalarlas cuando proceda, con el fin de prestar un servicio puntual y preciso a los clientes.
3. Apoyar la tramitación y gestión de tareas administrativas y financieras rutinarias en diversas áreas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
4. Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir al desarrollo de una documentación precisa.
5. Asumir la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos, para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función.
6. Identificar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como la falta de información, e informar al personal superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
7. Responsabilizarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas corporativos.
8. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas rutinarios de apoyo empresarial a colegas subalternos para garantizar que los servicios se prestan de forma coherente y conforme a los estándares requeridos.
9. Trabajar con diversas personas, recibiendo información cuando sea necesario para ayudar al personal en la prestación de apoyo empresarial.

FUNCTIONAL CAPABILITIES

N/A

OTHER SPECIFIC JOB REQUIREMENTS

This section is optional to describe additional responsibilities & knowledge required for the specific job

DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE

Cuatro años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

TERMS AND CONDITIONS

Se ofrece Contrato por Servicios – Service Contract por sus siglas en inglés por un período de 12 meses, con posibilidad de renovación de acuerdo a disponibilidad de fondos y evaluación

DEADLINE FOR APPLICATIONS

Martes 30 de abril de 2024 – a la media noche

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El PMA aplica un enfoque de tolerancia cero ante conductas como el fraude, la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Se espera que todos los candidatos seleccionados se adhieran a las normas de conducta del PMA y, por lo tanto, se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes interna o a través de terceros. También se pedirá a los candidatos seleccionados que proporcionen información adicional como parte del ejercicio de verificación. La tergiversación de la información facilitada durante el proceso de contratación puede dar lugar a la descalificación o al despido.

El PMA no solicitará pago alguno en ninguna fase del proceso de contratación, incluida la fase de oferta. Cualquier solicitud de pago debe ser rechazada y denunciada a las autoridades locales para que tomen las medidas oportunas.