Chargé.e de gestion administrative et financier / suivi et évaluation

Description de MADERA

MADERA est axé sur l’intégration des personnes exilées en France (personnes Bénéficiaires de la Protection Internationale dont les personnes réfugiées et sous protection subsidiaire, ainsi que les personnes demandeuses d’asile et les personnes primo-arrivantes). Les solutions d’intégration proposées par MADERA sont multidimensionnelles et comprennent une dimension économique, sociale, psychologique et culturelle, notamment avec l’accompagnement individuel, aux séjours d’immersion, aux événements et aux ateliers de sensibilisation.

Grâce aux différents projets de MADERA, les personnes exilées participant au PAJ en France arrivent à mieux appréhender les codes culturels et sociaux en France, et mieux développer leurs capacités pour construire des projets de développement personnel et professionnel pour une meilleure autonomie. Les partenaires de MADERA permettent de suivre leurs démarches résidentielles et administratives, afin qu’elles n’entravent pas leurs envies de mobilité en dehors des grandes métropoles. Chacune des dimensions de l’intégration peut évoluer en parallèle mais à des rythmes différents. C’est pour cela que le processus d’accompagnement proposé par MADERA dure en moyenne 1.5 ans. 

A partir de plusieurs constats sur l’intégration en France des personnes exilées, l’association MADERA se focalise sur l’intégration sociale et professionnelle des personnes exilées en dehors des métropoles et des grandes villes en France (en milieu rural ou périurbain), proposant donc des parcours innovants pour réussir leur accompagnement social et professionnel. 

Débuté en 2020, MADERA en France poursuit un articulé autour de 3 axes : 

1) Un premier axe de sensibilisation mené à large échelle et renforcé pour certaines personnes exilées intégrant notre projet par des ateliers ou des séjours d’immersion solidaires destinés à approfondir leur connaissance de nouvelles petites ou moyennes villes ou communes ainsi que des notions de citoyenneté et de vivre-ensemble. 

2) Un second axe d’accompagnement qui matérialise le suivi individualisé et « sur mesure » réalisé par l’équipe de MADERA autour de chaque personne accompagnée. Celui-ci peut se décliner en appui à la recherche de soutien psychologique, d’emploi, de formation, de logement, de mobilité, d’apprentissage linguistique, d’apprentissage numérique ou de soutien aux démarches administratives et juridiques, effectué par nos équipes et/ou en lien avec d’autres acteurs associatifs ou institutionnels. 

3) Un troisième axe de dynamique inter associative et de cohésion sociale qui se traduit au niveau local par exemple par l’organisation d’évènements particuliers qui réunit chaque année des centaines de personnes, ainsi que par une coordination importante. 

Description des missions du Chargé / de la chargée de gestion administrative et financier / suivi et évaluation

En coordination avec une équipe de 5 collaboratrices et collaborateurs ETP et sous la responsabilité de la Déléguée Générale, le/la chargé.e de gestion administrative et financier / suivi et évaluation fournira un reporting régulier de l’activité de MADERA et contrôle la performance de l’association, également en lien avec les partenaires des projets sur des projets en consortium. Le poste qui fait l’objet du présent appel à candidatures fait l’objet d’une double mission, avec une répartition à mi-temps pour chacune d’entre elles : 1) Finance et administratif et 3) suivi des indicateurs.

MADERA a actuellement plusieurs outils de suivi des indicateurs sur GoogleDrive et un reporting qui est fait avec des données rentrées dans l’outil CRM de Salesforce pour les suivis des accompagnements, des sensibilisations, des sorties et et des événements. Un fichier excel est également construit et paramétré pour intégrer des données comptables mensuelles envoyées par le cabinet d’expert comptable de MADERA, avec qui la Déléguée Générale est régulièrement en lien ainsi que quelques membres du bureau de MADERA. Cet outil d’Excel permet de suivre les dépenses et les recettes de l’association selon le format type des formulaires CERFA ainsi que d’autres formats de bailleurs qui soutiennent l’association MADERA. Une comptabilité analytique est mise en place pour associer chaque dépense à un financeur spécifique et une catégorie de dépense spécifique. Un “tableau de suivi de moyen” (TSM) a été élaboré pour suivre mensuellement l’allocation des salaires, rémunérations et indemnités des salariés, volontaires, stagiaires et consultants de l’équipe, selon les montants des financements accordés et les spécificités de chaque financeur.

Les objectifs suivants sont assignés à ce poste :

I. Finance et administratif (70 à 80% du temps)

a. Pilotage budgétaire des projets

• Suivi, analyse et construction de la comptabilité analytique 
• Suivi budgétaire global et spécifique en lien avec le cabinet d’expert comptable
• Recueillir, analyser et consolider les données financières 
• Alimenter les tableaux de pilotage financiers en garantissant la fiabilité
• Appuyer à analyser les écarts entre la réalité financière et les prévisions 
• Contribuer au bon déroulement des audits internes ou externes des projet
• Participer aux audits projets 
• Analyser les suivis budgétaires par projet
• Contribuer au monitoring de la remontée de l’information comptable, suivre les versements reçus des bailleurs de fonds
• Régulièrement mettre à jour de manière trimestriel les éléments pour permettre au CA d’avoir des éléments d’analyse et de pilotage

b. Suivi administratif et financier de l’association

• Trésorerie : assurer les avances avec la banque selon les projets et le prévisionnel, suivre la trésorerie des projets, suivre les demandes d’appels de fonds 
• Pilotage financier: alimenter régulièrement les  tableaux de pilotage financiers et en garantir la fiabilité
• Aider à contrôler les allocations analytiques
• Bilan annuel : préparation des éléments annuels en lien avec le cabinet d’expertise comptable, la trésorière et la DG.
• Ressources humaines : garantir la tenue à jour des outils de suivi RH (ex. suivi charte de télétravail, heures de rattrapage, Médecine du travail, suivi congés, suivi tickets restaurants, suivi avec l’OPCO de MADERA…)
• Participation à la constitution des dossiers administratifs pour les bailleurs de fonds publics et privés 
• Contrôle des budgets par programmes et par projets
• Appuyer à l’élaboration des comptes-rendus financiers des actions financées 
•  Contribuer à la réalisation de tâches administratives notamment à la gestion/suivi des dépenses

c. Formalisation des procédures administratives et financières

• Participer à l’élaboration des procédures et des outils de construction budgétaire, assurer le support aux opérationnels non financiers à la bonne utilisation des outils
• Mise à jour du manuel de procédures comptables et contribution à la mise à jour du manuel de procédures administratives et financières.
• Contribuer pour le périmètre qui le concerne au processus de clôture comptable
• Planifier et organiser les opérations logistiques et assurer leur bon fonctionnement ; 
• Participer au développement d’outils et de procédures de gestion
• Participer au paramétrage et mise en place de nouveaux fichiers, outils ou logiciels
• Assurer le bon archivage des documents clés (budgets, rapports financiers)
• Assurer le renforcement des compétences des équipes et à l’utilisation des outils financiers et à la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion.
• Contribuer à la bonne mise en œuvre des procédures de gestion financière au sein des équipes

II. Suivi et évaluation (20-30%)

Mettre en œuvre un travail d’harmonisation des outils de suivi et d’évaluations en lien avec cheffes de projet et responsables de projet, pour bien consolider un outil global. En lien avec les cheffes et responsables de projets et sous la responsabilité de la Déléguée Générale, le/la chargé.e de gestion administrative et financier / suivi évaluation sera axée sur les éléments suivants : 

a. Collecte des données : 

• Travailler  à s’assurer de la régularité des la remontée des informations, 
• Développer des outils de collecte ad hoc
•  Coordonner les stratégies globales de suivi-évaluation et appuyer sa mise en œuvre en lien avec les cheffes de projet / responsable de projets et ses partenaires (évaluations d’actions) 
•  Assurer l’appropriation et l’utilisation des outils de suivi-évaluation par les équipes
•  Mettre en place et suivre les indicateurs de performance pour évaluer et améliorer continuellement les processus logistiques

b. Consolidation : 

• Participer à l’harmonisation progressive des outils de suivi et évaluation utilisés dans les différents projets, en adéquation avec la stratégie de MADERA 
• Aider à développer des processus de suivi et d’évaluation simplifiés, automatisés et sécurisés pour faciliter le travail des équipes salariées et des bénévoles, en conformité avec les exigences des bailleurs de fonds publics et privés
• Affiner et améliorer certains indicateurs de suivi des projets
• Permettre à MADERA d’avoir un système participatif de suivi-évaluation adapté aux projets et aux partenaires de mise en œuvre, ainsi que des outils de collecte et d’analyse (formulaires, bases de données…) pour faciliter le suivi des activités
• Élaborer des outils de suivi-évaluation et assurer leur appropriation et leur utilisation par les équipes de MADERA 

c. Analyse : 

• Participer à la revue régulière, l’analyse et l’évaluation des données et à leur cohérence, en vue d’alimenter un tableau de bord global. Ceci permettra d’évaluer l’impact des programmes et projets et permettra d’élaborer des questionnaires et de retours d’expérience
• Contribuer au reporting en lien avec les cheffes de projets / responsables de projet la gestion et à la mise en œuvre effective et efficace des projets 
• Assurer la gestion des données de suivi des projets 
• Contribuer à la communication des projets grâce à ces données
• Participer à la préparation et à la mise en œuvre des revues de programmes et projets 
• Assurer le suivi d’indicateurs des projets de partenariats 
• Rédiger les rapports techniques aux bailleur en y intégrant les données issues des outils de suivi-évaluation et les données des rapports techniques des projets sélectionnés, élaboration et remplissage du tableau de suivi des partenariats 
• Capitaliser, documenter et diffuser les bonnes pratiques, les acquis, les innovations et les innovations des programmes et projets de MADERA

III. Autres activités transversales (5-10%)

• Participation à la rédaction d’appels à projet
• Participation à des événements internes et/ou de partenaires 
• Participation aux réunions hebdomadaires et séminaires d’équipe
• Participation à des sorties, séjours ou accompagnement pour bien maîtriser notre méthodologie 

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