Chargé.e de gestion contractuelle et financière département programmes (H/F) – CDI

Présentation de CARE France

Fondé en 1945, CARE est l’un des plus grands réseaux humanitaires mondiaux, apolitique et non confessionnel. Notre mission est de lutter contre l’extrême pauvreté. CARE met en place des projets d’urgence et de développement dans des domaines complémentaires les uns des autres : éducation, sécurité alimentaire, santé eau potable, développement d’activités génératrices de revenus en impliquant les communautés et en collaborant avec des partenaires locaux. CARE défend les droits des femmes et soutient leur autonomisation. En 2023, CARE France est intervenue dans 51 pays et a la charge managériale des bureaux pays de CARE International au Liban, au Cameroun et à Madagascar. Le volume annuel de ressources est de 67 M€. L’équipe regroupe 75 salarié.e.s basé.e.s au Siège et une vingtaine d’expatrié.e.s. Pour en savoir plus : www.carefrance.org

Descriptif du poste

Objectif général du poste

Ce poste a pour mission de soutenir la mise en œuvre des projets portés par CARE France dans sa zone / thématique d’intervention. Dans le cadre de la complexification croissante des attentes administratives et financières de notre écosystème, ce poste vient en appui à l’équipe programme pour répondre à ses enjeux de conformité contractuelle. Le périmètre de responsabilité sera naturellement évolutif. La liste des tâches ci-dessous est donc le fruit d’un échange entre direction financière et administrative et département programmes et sera amené à évoluer potentiellement régulièrement. Ce poste fera partie du nouveau pôle d’expertise administratif et financier en soutien direct aux programmes.

L’objectif est de contribuer à renforcer la qualité de mise en œuvre des opérations soutenues par l’association en apportant un soutien administratif, financier et contractuel aux desks donc aux CO

Déplacements : Potentiels sur le terrain à définir au besoin avec un maximum estimé à 25%

Mission et activités principales :

Fonction 1 : Appuyer la prospection et le développement des projets portés par CARE France comme signataire de contrats (rôle CMP) administratifs et financiers

• Soutenir les desks dans le développement de propositions de qualité (suivi des consultances, pour le développement de budget des propositions, relecture, amélioration et correction sur la forme et le fond, respect des délais, des procédures, des informations obligatoires à fournir) .
• Travailler avec les CO sur la construction de budgets réalistes basés sur des estimations probantes de temps, de coûts, etc.
• Participer à la bonne mise en œuvre des règles CARE à respecter au niveau programmatique et financier.
• Améliorer la qualité des propositions de projets : respect des guidelines, montage technique et financier des propositions,
• Nourrir la réflexion sur la stratégie Programmes de CARE France et participer activement aux ateliers stratégiques CARE France ;
• Développer ses connaissances et celles de l’association en matière de projets, et bonnes pratiques, en particulier sur sa thématique ;
• Participer activement quand pertinent aux ateliers et conférences concernant sa thématique ;

Fonction 2 : Appuyer la gestion des programmes / projets portés par CARE France et en assurer le bon suivi administratif et financier pour une bonne mise en œuvre programmatique

• Accompagner le démarrage des projets : relecture des conventions et IPIA pour alerter les chargé.e.s ou responsables de programmes sur les points sensibles de procédures telles que : nouvelles dispositions contractuelles.
• Assurer le reporting financier (bailleur), suivi des échéances, soumission, amélioration de la qualité, contrôle des règles bailleurs, administratif, …
• Assurer le suivi administratif et financier du cycle du projet dans le respect des étapes et outils internes (« workflow ») qui précisent les périmètres respectifs entre Programmes et Finances (MR / NCE /CE ?)
• S’assurer de demander et d’obtenir des rapports financiers intermédiaires (le faire inscrire dans les IPIA)
• Appuyer les desks pour accompagner les COs dans les négociations (budgets et conditions),
• Appuyer les desks pour obtenir l’intégralité des ICR des projets tout en s’efforçant et une couverture optimale des cofinancements
• Valider les soldes de projets terrain et bailleurs en les faisant vérifier par rapport aux données comptables Intégrer la prévention des risques dans les programmes : budgétisation des audits intermédiaires, vérification cohérence SPC…
• Revoir les rapports financiers bailleurs (amélioration et correction sur la forme et le fond) : respect des délais, des guidelines, des informations obligatoires à fournir.
• Appuyer les CO et les chargés de programme pour la gestion administrative, juridique et financière de la relation de consortia

Fonction 3 : Participer au cadrage des aspects administratifs et financiers des programmes / projets portés par CARE France en collaboration avec les desks et la Direction administrative et financière

• Créer les formats et outils nécessaires ou check list dans son périmètre d’expertise, quand ceux-ci ne sont pas disponibles afin d’enrichir le Workflow
• Développer une culture de la responsabilité et de la redevabilité par la budgétisation et la réalisation d’audits financiers et d’évaluations de projets.
• Mettre en place une analyse régulière des données financières des projets et suivi des mouvements financiers des projets (virements terrain, dépenses siège).
• Créer les Fund Code et PID, pour les projets de ses pôles
• Soutenir les CO dans la mise en œuvre d’une culture de compliance spécifique aux bailleurs français et européens en lien avec le service audit et l’unité CI à Bruxelles ;
• Enrichir et mettre à jour les outils de reporting interne à chaque phase clé des projets ; en particulier respecter les étapes et outils internes de suivi du cycle du projet (« workflow »)

Fonction 4 : Développer et partager une expertise technique transversale

• Définir et mettre en œuvre un plan d’action transversal sur son expertise technique en lien avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes
• Apporter un appui aux chargé.e.s et responsables sur l’intégration du domaine d’expertise technique dans leur portefeuille
• Former les bureaux pays prioritaires ainsi que les équipes sièges aux outils et approches de son domaine d’expertise

Développer, enrichir et mettre à jour son expertise en assistant, lorsque le temps le permet et en accord avec son supérieur, à des conférences, séminaires, formations en ligne et en présentiel

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