Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, le/la Chargé.e de projet administratif et financier travaille à la mise en œuvre des différents projets du pôle en relation avec la Coordinatrice Administrative et Financière du département.
Au sein du pôle, il/elle travaillera au côté des chargés de projets administratifs et financiers d’unité, des chargés de projets ainsi que des assistants de projets afin de répondre aux besoins opérationnels, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.
Il/elle appuiera également le coordinateur d’unité sur les aspects transversaux.
En étroite collaboration avec les équipes projets, les principales missions confiées au/à la chargé.e de projet admin/finance sont les suivantes :
Planification budgétaire et reporting interne :
- Planification budgétaire annuelle
- Suivi et mise à jour de la planification budgétaire à travers les trois exercices internes de l’agence : Budget Initial / Budget révisé / Prévisions d’atterrissage
- Suivi mensuel de l’exécution budgétaire et des prévisions opérationnelles à partir des outils de reporting interne (RPP)
- Analyse de l’exécution budgétaire des projets, et proposition d’ajustements
- Clôture annuelle comptable
- Suivi de la refacturation de la masse salariale de l’unité
Gestion financières des projets :
- Elaboration des documents financiers liés au développement, au montage et au suivi des projets (budgets projets, analyse de rentabilité, avenants budgétaires…)
- Participation aux comités de développement des projets à travers le montage et la présentation des Analyses de Rentabilité Interne (ARI)
- Contrôle du respect des procédures internes d’Expertise France et des procédures bailleurs
- Suivi de l’exécution budgétaire : fiabilisation de l’information financière, supervision des rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, mise à jour des suivis budgétaires, mise à jour des prévisions, analyse des variations, pilotage financier des projets …
- Participation aux arbitrages budgétaires liés aux réorientations programmatiques
- Gestion des problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet (TVA étrangère, mis en place des moyens de paiement, compte bancaire, gestion des avances…)
- Appui aux chargés de projet pour le développement d’outils de suivi et de pilotage
- Gestion des audits financiers (préparation, vérification des pièces, lien avec les auditeurs, capitalisation )
- Suivi du reporting financier des partenaires et des bureaux terrain
- Encadrement et appui technique des assistants de projets Administratifs et financiers
- Supervision de la tenue des journaux de dépenses, avances.
- Vérification de la conformité des pièces justificatives
- Rapprochement Journal de dépenses / Logiciel comptable
- Lien avec la DAF, le contrôle financier, le contrôle interne pour toutes les questions relatives aux projets
Achat :
- Appui aux chargés de projet dans le suivi des procédures de passation des marchés publics et le processus de mise en concurrence
- Révision des modalités financières lors de l’établissement des contrats
Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention de l’unité sont à considérer.
Expériences / Formation
- Master 1/2 en commerce, économie, finance, sciences politiques, relations internationales/ coopération internationale ;
- Expérience réussie de minimum 3 ans dans le secteur des ONGs, du développement et/ou de la coopération internationale avec un angle financier et administratif ;
- Excellente maitrise des fondamentaux du cycle de projet et des composantes financières et administratives en particulier
- Connaissance des procédures des bailleurs de fonds (UE, AFD, etc.)
- Aptitude à travailler en anglais (oral et écrit) ;
- Excellente maîtrise d’Excel ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Sens de la diplomatie, patience et capacité d’adaptation ;
- Réactivité, autonomie
- Capacité à travailler en en équipe et à communiquer sur ces activités, prise d’initiative
- Disponibilité pour des déplacements à l’étranger
Comment postuler
Veuillez cliquer sur le lien ci-dessous pour soumettre directement votre candidature : https://expertise-france.gestmax.fr/apply/11195/1