Chargé(e) de Projets Administratif et Financier Transversal (H/F)

Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l’économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d’objectifs et de moyens.

Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l’opérateur de tous les ministères. En 2021, l’agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.

L’objectif d’Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Situation / Position : Direction des Opérations / Département Santé / Pôle AGA (Afrique du Nord, Moyen Orient/Europe, Golfe de Guinée, Afrique de l’Est)

Sous la supervision du Responsable de pôle AGA (Afrique du Nord, Moyen Orient/Europe, Golfe de Guinée, Afrique de l’Est) et en lien fonctionnel avec la Coordinatrice Administrative et Financière du Département (CAF) du Département Santé (DEPSAN), le/la Chargé.e de projet administratif et financier intervient en appui méthodologique et de conseil aux équipes projet sur les sujets administratifs et financiers, dans la mise en œuvre de l’ensemble des phases du cycle de vie du projet.

Il/elle contribue également en transverse au pilotage financier, à la fiabilisation des données financières, à l’harmonisation des pratiques et au reporting financier du pôle.

Dans le cadre de ses fonctions, le/la chargé.e de projets administratif et financier est l’interlocuteur/trice privilégié.e de la CAF du Département. Il/elle peut être force de proposition pour l’amélioration de l’efficience du pôle et du département.

Vos principales missions ?

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

1. Appui au pilotage interne du pôle

* Appuyer le Responsable de pôle dans le pilotage administratif et financier du pôle.
* Assurer la mise en place et la tenue des tableaux de bords.
* Planifier et coordonner la réalisation des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l’agence en lien avec la CAF.
* Fiabiliser et cadrer les arbitrages du portefeuille de projets.

2. Gestion des risques opérationnels

* Contribuer à l’élaboration ou à l’évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière..
* Contribuer à l’harmonisation des pratiques au sein du pôle.
* Contribuer à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité.
* Participer aux chantiers internes de l’agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.).

3. Accompagnement et renforcement des capacités

* Appuyer et conseiller les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs).
* Organiser des formations au sein du pôle (formations et réseau de partage des savoir-faire).
* Assurer la circularité des informations sur les nouvelles procédures à l’ensemble du pôle.
* Participer au recrutement et à l’intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières.

ACTIVITÉS EN LIEN AVEC LE CYCLE DU PROJET

1. Conception du projet

* Appuyer les équipes dans la construction budgétaire du projet (relecture et propositions d’ajustements).
* Appuyer les équipes dans la construction et/ou la vérification des analyses de rentabilité dans le respect des procédures internes.
* Appuyer les équipes dans l’identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet.
* Participer aux comités de développement des projets et y contribuer sur les aspects financiers.

2. Gestion administrative, contractuelle et financière de la mise en œuvre du projet

* Veiller à l’intégration et à la fiabilisation des données du projet dans le système d’information (SI) de gestion opérationnelle des projets.
* Aider à l’organisation de la décentralisation des activités (solutions de trésorerie, délégations etc.) dans le respect des législations locales et obligations fiscales.
* Appuyer les équipes siège et terrain sur le respect des règles et procédures internes et bailleurs : achats, subventions, contractualisation avec les experts et les partenaires, passation des marchés publics, suivi du processus de mise en concurrence, etc.
* Identifier les risques financiers et administratifs et proposer des solutions (conseils sur les montages contractuels).
* Coordonner le suivi de l’exécution des projets du pôle (suivi des dépenses et leur affectation/réaffectation) et de leur rentabilité en lien avec la CAF.
* Appuyer les travaux de révisions budgétaires et contractuelles bailleurs.
* Participer à la création, la mise en place, et la mise à jour des outils de suivi financier.

3. Reportings et Audits

* Suivre le planning du portefeuille du pôle (reporting & audits) et participer aux réunions de clôture de projets.
* Appuyer la préparation et la validation interne avant transmission au bailleur de fonds, des reporting financiers et des demandes de paiement.
* Identifier les risques et alerter la direction sur les retours d’expériences.

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