Chef d’équipe finances et Administration

Titre de la position : Chef d’équipe finances et Administration

Supervisée par : Area Manager

Lien technique : Responsable des Finances à Yaoundé

Duty Station : Maroua

Area of Operation : Région de l’Extrême nord, Cameroun.

Période considérée : 12 mois

Type de contrat : Contrat national

Salary & Benefits : Niveau M.G 1

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1.Contexte

Sous la direction du bureau régional de Dakar et en lien étroit avec les interventions en République centrafricaine (RCA) voisine, DRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de RCA et des Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamaoua. Actuellement, DRC opère un bureau principal à Meiganga et deux bureaux secondaires à Djohong (région de l’Adamaoua) et à Garoua-Boulai (région de l’Est). Début 2019, DRC a également initié des opérations dans la région du Sud-Ouest pour fournir une assistance répondant aux besoins de base des populations en matière de nourriture, d’abris et de protection dans les zones rurales et difficiles à atteindre. En 2023, DRC initie une intervention dans le département du Logone-et-Chari, à l’Extrême Nord avec la priorité de chercher des solutions aux causes profondes des conflits intercommunautaires à travers une programmation sur la consolidation de la paix et la résilience. DRC travaille avec différents partenaires locaux au Cameroun et augmente progressivement son soutien financier aux organisations de la société civile camerounaise. En 2024, DRC envisage étendre ses interventions dans le Département de Mayo Tsanaga en coordination avec les autres acteurs humanitaires pour une réponse en moyens de subsistance au profit des réfugiées les plus vulnérables du camp de Minawao.

2. Objet

Basé à Maroua, le chef d’équipe Finances/Administration placé sous la supervision hiérarchique de l’Area manager est chargé de la gestion de la comptabilité, de la finance et de l’Administration pour les bureaux de la zone. Il/elle travaille sous le lien technique du Responsable Finance basé à Yaoundé et s’assure que l’ensemble des dépenses sont conformes aux règlements de DRC, aux exigences des bailleurs de fonds, ainsi qu’au cadre juridique national.

Il/elle s’assure que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans le système comptable (Dynamics) et respecte strictement les délais fixés pour la clôture comptable (hebdomadaire, mensuelle et annuelle).

Il/elle est chargé(e) de renforcer les capacités de l’équipe comptable/finance mais des autres membres de l’équipe DRC basé à Maroua et Kousseri (équipe logistique, les équipes projet, etc.).

2. Responsabilités

A. Garantir que les procédures DRC sont conformes aux règlements de DRC, aux directives des bailleurs de fonds et au cadre juridique national dans la zone

• Former les nouveaux salariés aux règles comptables et financières de l’organisation, mettre en place une formation de remise à niveau au moins une fois par an et sur chaque base et sous-base ;
• Appliquer les nouvelles règles comptables et financières partagées par la coordination finance à Yaoundé ;
• Être garant de la conformité de la documentation comptable et financière aux règlements de DRC et aux directives des bailleurs de fonds ;
• Faire le suivi des reformes lie à la loi des finances du pays et être garant de la bonne gestion des déclarations des taxes de sa zone ;
• Participer à l’élaboration de la DSF pour les impôts

B. Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

• Superviser l’enregistrement de toutes les transactions comptables dans l’ERP DYNAMICS ;
• Être garant de la qualité de la clôture comptable (banques, caisses et ODs) et du respect des échéances pour le bureau de Maroua et des sous-bases ;
• Superviser les rapprochements hebdomadaires et mensuels des caisses et des comptes bancaires (procéder à des contrôles aléatoires réguliers) ;
• Garantir une stricte séparation des taches entre les membres de l’équipe finance (par exemple, un bordereau de transfert de la gestion des caisses devra être systématiquement établi lors du changement de la personne en charge : départ en congé, congé maladie, absence, etc.) ;
• Être garant de la qualité de l’archivage (physique et numérique) des pièces comptables et financières ;
• Compiler mensuellement la cash request en collaboration les PM et chefs d’équipe MEAL et SC et la transmettre à la coordination finance ;
• Préparer la demande de trésorerie bi-hebdomadaire à soumettre au bureau de Yaoundé ;
• S’assurer que le bureau de la zone de l’Extrême nord dispose de la trésorerie nécessaire pour garantir la mise en œuvre des activités ;
• S’assurer que la politique de gestion de la trésorerie et des banques est correctement appliquée, et que la délégation des signataires (comptes bancaires DRC) est systématiquement actualisée ;
• Participer à la réunion hebdomadaire support afin de présenter les avancées du département finance mais aussi recueillir les informations précises sur les paiements à venir ;
• Planifier les paiements et s’assurer que les fournisseurs/prestataires de DRC ainsi que les coachs sont payés dans un délai raisonnable.

C . Collaboration avec le département des ressources humaines

• En lien avec le HR Officer, avant la transmission de la paie mensuelle, s’assurer que les procédures RH de DRC sont appliquées (signaler toute anomalie au responsable de zone) ;
• Participer aux réunions avec la CNPS et le Centre des Impôts de Maroua en collaboration avec les départements Finance et RH du bureau de Yaoundé ;
• Participer aux visites et/ou audits du CNPS et du Centre des Impôts.

D . Gestion administrative

• Planifier, suivre et payer les contrats de location de la zone;
• Superviser la venue de visiteurs (bureau régional, bureau de coordination) avec le personnel administratif à Yaoundé.

E . Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget annuel pour les bureaux de la zone;
• Former les responsables budgétaires (formation initiale + remise à niveau) sur leur rôle et leur responsabilité en matière de gestion financière (validation des DA, validation des demandes de paiement, suivi et remplissage du BFU, élaboration du budget pour les appels à proposition, préparation des avenants budgétaires, etc.) ;
• Organiser une réunion mensuelle de suivi budgétaire (BFU) en présence du responsable de zone, des équipes opérationnelles (PM/chef d’équipe) et du chef d’équipe logistique pour revoir les allocations financières des dépenses précédentes et pour ajuster les dépenses prévisionnelles ;
• Participer à l’élaboration du budget pour la proposition des nouveaux donateurs ;
• Participer à la préparation des rapports financiers dans le respect des exigences des bailleurs de fonds (rapports financiers intermédiaires et finaux) ;
• S’assurer que la documentation et les explications demandées par les auditeurs sont fournies de manière appropriée et en temps voulu pour toutes les dépenses liées de la zone;
• Communiquer au responsable de zone et à la coordination finance de Yaoundé toute information financière qui pourrait avoir un impact sur le programme.

F . Gestion des partenaires

• Participer au « vetting » des partenaires potentiels (évaluation des capacités comptables et financières) ;
• S’assurer que les partenaires DRC sont formés (formation initiale et recyclage) afin de mettre en œuvre efficacement les directives de DRC et les exigences des bailleurs de fonds ;
• Vérifier les rapports financiers des partenaires et s’assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux règlements de DRC et aux exigences des bailleurs de fonds ;
• Procéder à un contrôle aléatoire des dépenses des partenaires (contrôle interne).

G . Assurer une gestion équitable et efficace des membres de l’équipe.

• Superviser et orienter (formation et encadrement) les membres de l’équipe finance/administration ;
• Gérer le suivi du contrat des membres de l’équipe finance/administration (congés, récupération, évaluation, plan d’action individuel, objectifs, etc.), le cas échéant, en co-validant les procédures disciplinaires avec le responsable de zone ;
• Superviser le développement de carrière des membres de l’équipe finance/administration : définir les besoins de formation et fournir des conseils sur le développement professionnel.

Il est attendu du chef d’équipe Finances/Administration qu’il s’acquitte de toute autre tâche exigée par sa hiérarchie et correspondant à son poste.

4. Qualifications requises

Expérience et compétences requises

• Au moins quatre ans d’expérience dans un département financier (de préférence dans une ONG internationale) dont 1 an dans un poste de management
• Bonne communication et excellentes compétences interpersonnelles
• Une attitude orientée vers la résolution de problèmes et la recherche de solutions
• Capacité à travailler sous une supervision minimale et à atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis
• Capacité à travailler sous pression et à des heures de travail irrégulières.

Éducation:

• Licence en gestion d’entreprise
• Excellente maitrise d’Excel
• Maitrise de Word et Outlook
• Expérience souhaitée d’un ERP

Langues :

• Maîtrise professionnelle complète du Français requis.
• Bon niveau d’anglais un plus.
• Connaissance de la langue locale (Mafa, Haoussa, Fufuldé, etc.)

Prinicipales relations de travail :

• Personnel et partenaires de DRC
• Auditeurs
• Prestataires de services

5. Réglementations générales

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.

6. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour