Commis aux voyages et Protocole

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies en République Démocratique du Congo (UNOCHA) a ouvert, dans le cadre de sa stratégie de coordination décentralisée et de proximité, des sous bureaux et antennes humanitaires pour une durée limitée, dans des zones nouvellement accessibles, oubliées ou dans lesquelles des nouvelles dynamiques appellent un renforcement de la coordination et du plaidoyer humanitaire. Ces structures servent de lieux d’échanges entre les ONG, les agences Onusiennes et les autorités, de relais de coordination humanitaire et couvrent une zone géographique déterminée.

Ces postes sont initialement basés à Kinshasa mais peuvent, à l’avenir, être transférés dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous la tutelle générale du chef de Bureau OCHA RDC et la supervision directe du Chef de Section Administration et Finances OCHA RDC, le commis aux voyages/ protocole est chargé de pourvoir des services   dans les domaines des voyages et du protocole pour le Bureau OCHA, tout en faisant preuve d’une très grande discrétion, d’intégrité et de sens de responsabilité. Il doit aussi démontrer une approche centrée sur le client, la courtoisie, le tact et la capacité de travailler avec des gens de nationalité et de culture différentes.

Duties and Responsibilities

• Préparer les voyages locaux et internationaux pour le personnel OCHA/RDC et les visiteurs officiels, en assurant les réservations des vols et l’achat des titres de voyages, selon les cas.
• Accompagner les VIP et autres visiteurs qui le nécessitent, suivant les directives de la hiérarchie en vue de leur faciliter les formalités d’embarquement
• Préparer et partager le rapport sur les prévisions de voyages (mouvements des staffs) à toutes les unités et les bureaux concernés par les voyages.
• Suivre les mouvements de voyageurs pour opérer les ajustements des dates, heures etc, le cas échéant.
• Maintenir des contacts permanents avec le voyageur et les unités administration et transport pour assurer l’accompagnement au départ et l’accueil à l’arrivée pour tous les passagers.
• Assurer les démarches d’obtention des visas volant, d’entrée et de service dans les ambassades et aux Ministères des Affaires Etrangères pour les voyages et staffs internationaux.
• Maintien des contacts avec le bureau de la DGM pour finaliser les formalités d’entrée de ceux qui arrivent avec des visas volants.
• Préparer les notes verbales et assurer des contacts avec le Protocole d’Etat et le PNUD pour l’accès des VIP au Salon diplomatique.
• Assurer le classement physiques et électronique des dossiers traités.
• Exécuter toute autre tâche demandée par le superviseur.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education : Diplôme de fin d’études secondaires est requis. La détention d’un diplôme d’études supérieures dans un des domaines suivants : Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, lettres, droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement est un atout.

Expérience : Minimum trois ans d’expérience dans le domaine de l’Administration en général, protocole, voyages, secrétariat (de direction).

Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationales est un atout.

Autres aptitudes :

• Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles ;
• Etre autonome, démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculturel 

• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis.
• Connaissance du protocole et de l’Organisation des voyages

Connaissances linguistiques

• Maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais courant
• Bonne connaissance de la langue locale

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien « https://jobs-.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=115065, un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Un formulaire P11 à jour (signé et daté) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
• Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes.

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.  Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel.

Selon la Circulaire du Secrétaire général  ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s’attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu’il interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.