Consortium Finance Manager

French version below

[EN] Job Location: Eastern DRC, TBD
Job Type: Regular, Full Time
Reports to: Head of Consortium (HoC), with a dotted technical reporting line to the Concern Country Financial Controller. You will work closely with the HARC Programme Coordinator, Programmes Director, Systems Director, technical advisers, and consortium members.

About the role: This is a 30-month, new role with unaccompanied terms based in Eastern DRC with a salary of Grade 4 (44,133 to 49,038).

We would like you to start in December 2023.

Concern Worldwide has operated in the DRC in 1994, successfully implementing programmes in emergency response, livelihoods, protection, and health and water, sanitation and hygiene (WASH) throughout the country. Concern DRC has ten offices and approximately 300 staff. The head office is in Kinshasa with coordination offices in Goma (North Kivu), and Kalemie (Tanganyika). At the programme implementation level, there are offices in Manono, Nyunzu, and Kabalo (Tanganyika) and Beni, Oicha, Masisi and Mweso (North Kivu).

Your purpose: Concern Worldwide seeks a Consortium Finance Manager for a new project Humanitarian Action and Recovery after Crisis in the Democratic Republic of the Congo (HARC) funded by the Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). The HARC prorgramme seeks to support over 400,000 people in the east of DRC with interventions in the most conflict-affected provinces of Ituri, North and South Kivu, and Tanganyika. Under a consortium arrangement involving four international NGOs and one national NGO, the project includes emergency humanitarian lifesaving activities, support to survivors of violence and to livelihoods and nutrition recovery activities.

The Consortium Finance Manager will be responsible for financial leadership for all programme objectives, including financial planning and management, logistical and administrative support to the project team. S/he will ensure that administrative, financial, contract, and procurement activities are carried out in a manner consistent with the objectives of the project and in compliance with FCDO regulations and Concerns policies and procedures. S/he will maintain positive and productive relationships with the donor and local and international partner organizations throughout the programme lifecycle.

In this role you will:

• Oversee all aspects of project financial management, including adhering to Concerns financial systems, budgeting, expenditure tracking, financial reporting, accounting, and cost share tracking and reporting, as needed.
• Collaborate with the Head of Consortium (HoC), providing direction and oversight during the design and implementation of project activities to ensure compliance with UK Government, DRC laws, and Concerns regulations, and timely delivery in line with Activity objectives.

• Provide financial expertise to support the design and implementation of specific technical interventions.
• Coordinate activities with the senior management team to provide management direction for effective operations cost control, contractual obligations and compliance with DRC law, UK Government regulations, and Concerns policies and procedures.
• Establish and implement procedures for project financial management, procurement, sub-contracts, and grants to ensure transparency, open competition, and good business practice.
• Establish procedures and supervise the daily financial operations of the HARC programme, including cash flow management, timesheet recording, reporting to Concern and UK Government counterparts on the financial aspects of the project, and daily monitoring of budgets and expenditures.
• Develop internal control measures to ensure accurate and timely financial reporting at the headquarters and field levels. Supervise financial operations and monitoring of obligations, budgets, and expenditures.
• Ensure continual review of internal and strategic controls, proper and timely communications, evaluation of risk assessments and maintenance of documentation on Concerns internal databases/systems. Coordinate external financial audits.
• Participate in recruitment, hiring, and management of project finance personnel.
• Develop project budgets with stakeholders and relevant support teams and monitor budget pipelines.
• Support sub-grant recipients as needed to ensure compliance, sound financial management and operations, and ensure sub-awardees submit expenditure tracking.
• Support regular communication and nurture collaborative relationships with all consortium members and Concern head offices.
• Ensure streamlined and compliant operational systems, including human resources management, grants and procurement, information technology (IT), security, and logistics.
• Supervise the Finance team to work collaboratively with the wider programme team, including advocacy, partners, and others, to ensure cross-organisational learning and input into new programme design and delivery of the Country Strategic Plan.

• Ensure the accuracy of financial aspects of the grant database and accurately file associated soft and hard copy documentation.
• Organize audit visits of the programme.
• Coordinate grants audit preparation in liaison with respective programme teams, Country Finance Controller and Programme Coordinator.
• Analyse audit reports and follow up with programme managers to ensure timely resolution of findings and implementation of recommendations.
• Support the Head of Consortium and Programme Coordinator in organising grant kick off and closeout meetings, ensuring all relevant documentation is disseminated and filed appropriately.

Your skills and experience will include:

Basic Qualifications:

• Accountancy Qualification (e.g. CPA, ACA, ACCA)
• Bachelors degree in a relevant field, such as accounting, business administration, financial management, international development, or other relevant field.
• 8+ years of demonstrated budget development and monitoring and financial reporting experience including at least five (5) years on FCDO donor-funded activities. Knowledge of FCDO financial reporting and compliance requirements.
• Demonstrated knowledge of relevant FCDO rules and regulations related to grants, operations, administration and procurement.
• Demonstrated ability to work with a broad range of subcontractors, vendors, and civil society stakeholders and partners.
• Excellent leadership, programme, organizational management and oral and written communication skills.
• Demonstrated experience using Excel for project budgeting, forecasting and financial analyses. Advanced knowledge of MS Suite and other business accounting packages and strong MS Excel skills.
• Ability to work well within a team, and to complete multiple tasks effectively and efficiently.
• Strong interpersonal skills for working with project staff, donors and beneficiaries.
• Fluency in written and spoken English is required. Fluency in written and spoken French is required.
• DRC nationals are strongly encouraged to apply.

Preferred Qualifications:

• Advanced degree in business administration, finance, accounting, or related field.
• Prior experience as a Finance and Administration Manager/Director or comparable senior leadership position on similar, international, donor-funded programmes in complex operating environments.
• A demonstrated track record of progressively responsible managerial experience implementing donor-funded projects.
• Demonstrated supervisory experience.
• Knowledge of Core Humanitarian Standards, Sphere and other international humanitarian guidelines and protocols.
• Cross cultural awareness and sensitivity.
• Flexible and adaptable approach to working in a changing environment

To Apply: All applications should be submitted through our website at https://jobs.concern.net by closing date. CVs should be no more than 4 pages in length.

Female candidates are encouraged to apply.
French applications are welcome.

Due to the urgency of this position, applications will be short-listed on a regular basis and we may offer posts before the closing date. Highly qualified DRC nationals strongly encouraged to apply.

[FR] Lieu de travail : Est de la RDC, TBD
Type d’emploi : Rgulier, Temps plein
Rend compte au : Chef du Consortium (HoC), avec une ligne de rapport technique en pointill au contrleur financier (CFC) de Concern. Vous travaillerez en troite collaboration avec le coordinateur du programme HARC, le directeur des programmes, le directeur des systmes, les conseillers techniques et les membres du consortium.

A propos du poste : Il s’agit d’un nouveau poste de 30 mois dure indtermine bas dans l’est de la RDC, avec un salaire de grade 4 (44,133 49,038).

Nous aimerions que vous commenciez en dcembre 2023.

Concern Worldwide est prsent en RDC depuis 1994 et met en uvre avec succs des programmes de rponse aux urgences, de moyens de subsistance, de protection, de sant et d’eau, d’assainissement et d’hygine (WASH) dans l’ensemble du pays. Concern RDC compte dix bureaux et environ 300 employs. Le sige social se trouve Kinshasa et les bureaux de coordination Goma (Nord-Kivu) et Kalemie (Tanganyika). Au niveau de la mise en uvre des programmes, il y a des bureaux Manono, Nyunzu et Kabalo (Tanganyika) et Beni, Oicha, Masisi et Mweso (Nord-Kivu).

Votre objectif : Concern Worldwide est la recherche d’un gestionnaire financier pour un nouveau projet intitul “Action humanitaire et relvement aprs la crise en Rpublique dmocratique du Congo” (HARC) financ par le Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). Le programme HARC vise soutenir plus de 400 000 personnes dans l’est de la RDC avec des interventions dans les provinces les plus touches par le conflit, savoir l’Ituri, le Nord et le Sud-Kivu, et le Tanganyika. Dans le cadre d’un consortium impliquant quatre ONG internationales et une ONG nationale, le projet comprend des activits humanitaires d’urgence, un soutien aux survivants de la violence et des activits de rtablissement des moyens de subsistance et de la nutrition.

Le responsable financier du consortium sera charg de la direction financire de tous les objectifs du programme, y compris la planification et la gestion financires, le soutien logistique et administratif l’quipe du projet. Il/elle veillera ce que les activits administratives, financires, contractuelles et d’approvisionnement soient menes de manire cohrente avec les objectifs du projet et en conformit avec les rglements de l’OGAF et les politiques et procdures de Concern. Il/elle entretiendra des relations positives et productives avec le donateur et les organisations partenaires locales et internationales tout au long du cycle de vie du programme.

Dans ce rle, vous devrez :

• Superviser tous les aspects de la gestion financire du projet, y compris le respect des systmes financiers de Concern, la budgtisation, le suivi des dpenses, les rapports financiers, la comptabilit, ainsi que le suivi et les rapports sur le partage des cots, le cas chant.
• Collaborer avec le chef du consortium (HoC), en fournissant une orientation et une supervision pendant la conception et la mise en uvre des activits du projet afin d’assurer la conformit avec le gouvernement britannique, les lois de la RDC et les rglements de Concern, et la livraison en temps opportun conformment aux objectifs de l’activit.

• Fournir une expertise financire pour soutenir la conception et la mise en uvre d’interventions techniques spcifiques.
• Coordonner les activits avec l’quipe de direction afin de fournir des orientations de gestion pour un contrle efficace des cots des oprations, des obligations contractuelles et de la conformit avec la lgislation de la RDC, les rglementations du gouvernement britannique et les politiques et procdures de Concern.
• tablir et mettre en uvre des procdures pour la gestion financire des projets, la passation des marchs, les contrats de sous-traitance et les subventions afin de garantir la transparence, une concurrence ouverte et de bonnes pratiques commerciales.
• tablir des procdures et superviser les oprations financires quotidiennes du programme HARC, y compris la gestion des flux de trsorerie, l’enregistrement des feuilles de temps, les rapports Concern et aux homologues du gouvernement britannique sur les aspects financiers du projet, et le suivi quotidien des budgets et des dpenses.
• laborer des mesures de contrle interne afin de garantir l’exactitude et la ponctualit des rapports financiers au sige et sur le terrain. Superviser les oprations financires et le suivi des engagements, des budgets et des dpenses.
• Assurer un examen permanent des contrles internes et stratgiques, des communications appropries et opportunes, l’valuation des risques et la maintenance de la documentation sur les bases de donnes/systmes internes de Concern. Coordonner les audits financiers externes.
• Participer au recrutement, l’embauche et la gestion du personnel charg du financement des projets.
• laborer les budgets des projets avec les parties prenantes et les quipes de soutien concernes et contrler les budgets.
• Soutenir les bnficiaires de sous-subventions selon les besoins afin de garantir la conformit, la bonne gestion financire et les oprations, et veiller ce que les bnficiaires de sous-subventions soumettent un suivi des dpenses.
• Favoriser une communication rgulire et entretenir des relations de collaboration avec tous les membres du consortium et les siges des organisations concernes.
• Veiller la rationalisation et la conformit des systmes oprationnels, notamment en ce qui concerne la gestion des ressources humaines, les subventions et les achats, les technologies de l’information, la scurit et la logistique.
• Superviser l’quipe financire pour qu’elle travaille en collaboration avec l’ensemble de l’quipe du programme, y compris les activits de plaidoyer, les partenaires et autres, afin d’assurer un apprentissage et une contribution interorganisationnels la conception de nouveaux programmes et la mise en uvre du plan stratgique national.

• Veiller l’exactitude des aspects financiers de la base de donnes des subventions et classer avec prcision les documents papier et lectroniques associs.
• Organiser des visites d’audit du programme.
• Coordonner la prparation de l’audit des subventions en liaison avec les quipes de programme respectives, le contrleur financier national et le coordinateur de programme.
• Analyser les rapports d’audit et assurer le suivi avec les responsables de programme afin de garantir la rsolution en temps utile des constatations et la mise en uvre des recommandations.
• Soutenir le chef du consortium et le coordinateur du programme dans l’organisation des runions de lancement et de clture des subventions, en veillant ce que toute la documentation pertinente soit diffuse et classe de manire approprie.

Vos comptences et votre exprience sont les suivantes

Qualifications de base :

• Diplme de comptabilit (par exemple CPA, ACA, ACCA)
• Licence dans un domaine pertinent, tel que la comptabilit, l’administration des affaires, la gestion financire, le dveloppement international ou tout autre domaine pertinent.

• Plus de 8 ans d’exprience avre en matire d’laboration et de suivi de budgets et de rapports financiers, dont au moins cinq (5) ans dans le cadre d’activits finances par des bailleurs de fonds de l’OGAF. Connaissance des exigences du FCDO en matire de rapports financiers et de conformit.
• Connaissance avre des rgles et rglements de l’OGAF relatifs aux subventions, aux oprations, l’administration et la passation de marchs.
• Capacit avre travailler avec un large ventail de sous-traitants, de fournisseurs, de parties prenantes et de partenaires de la socit civile.
• Excellentes comptences en matire de leadership, de programme, de gestion organisationnelle et de communication orale et crite.
• Exprience avre de l’utilisation d’Excel pour l’tablissement de budgets, de prvisions et d’analyses financires de projets. Connaissance avance de MS Suite et d’autres progiciels de comptabilit d’entreprise, ainsi que de solides comptences en MS Excel.
• Capacit travailler au sein d’une quipe et accomplir des tches multiples de manire efficace et efficiente.
• Solides comptences interpersonnelles pour travailler avec le personnel du projet, les donateurs et les bnficiaires.
• La matrise de l’anglais crit et parl est requise. La matrise du franais l’crit et l’oral est requise.
• Les ressortissants de la RDC sont vivement encourags poser leur candidature.

Qualifications prfres :

• Diplme suprieur en administration des affaires, en finance, en comptabilit ou dans un domaine connexe.
• Exprience pralable en tant que gestionnaire/directeur des finances et de l’administration ou un poste de direction comparable dans le cadre de programmes internationaux similaires financs par des donateurs dans des environnements oprationnels complexes.

• Exprience confirme en matire de gestion des niveaux de responsabilit croissants dans la mise en uvre de projets financs par des bailleurs de fonds.

• Exprience confirme en matire de supervision.
• Connaissance des normes humanitaires fondamentales, de Sphre et d’autres lignes directrices et protocoles humanitaires internationaux.
• Sensibilit aux diffrences culturelles.
• Approche flexible et adaptable pour travailler dans un environnement changeant

Pour postuler : Toutes les candidatures doivent tre soumises via notre site web l’adresse https://jobs.concern.net avant la date de clture. Les CV ne doivent pas dpasser 4 pages.

Les candidatures fminines sont encourages.

En raison de l’urgence de ce poste, les candidatures seront rgulirement prslectionnes et il se peut que nous proposions des postes avant la date de clture. Les ressortissants de la RDC hautement qualifis sont vivement encourags postuler.