Contrôleur.se Financier.ère

Asmae est une association loi 1901 indépendante et laïque (non confessionnelle), reconnue d’utilité
publique. Elle a été créée en 1980 par Sœur Emmanuelle pour apporter protection et éducation aux
enfants les plus vulnérables dans le monde. Présente dans 8 pays : Égypte, Liban, Inde, Philippines,
Madagascar, Burkina Faso, Côte d’Ivoire et France, Asmae y soutient les acteurs locaux tout en
agissant également à l’échelle institutionnelle.
Asmae offre à celles et ceux qui la rejoignent une expérience dense et enrichissante. Œuvrer pour
le développement des enfants et des jeunes, donner du sens à son travail, équilibrer sa vie
professionnelle et sa vie privée… : en nous rejoignant, vous partagerez notre vision, nos valeurs et
notre engagement, et développerez vos compétences.
LA MISSION
Dans le cadre de la stratégie d’Asmae – Association sœur Emmanuelle et dans le respect de ses
principes d’intervention et valeurs, sous la responsabilité hiérarchique du.de la Responsable
administratif et financier, en lien fonctionnel étroit avec le.la directeur.trice et le pôle Action
internationale (AI), en étroite collaboration avec les équipes basées dans les pays d’intervention et
le service Finances siège, le/la controleur.euse financier des opérations internationales a les missions
principales suivantes :
– Assurer la gestion administrative et financière des programmes durant tout le cycle de
projet, du montage financier jusqu’à la clôture définitive, dans le respect des
réglementations bailleurs ;
– Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie et à la qualité des programmes d’Asmae par
l’apport d’une expertise administrative et financière solide ;
– Piloter et optimiser les ressources des projets ; garantir la fiabilité du montage financier
des projets et la mise en œuvre d’un cadre de gestion adéquat ;
– Gérer et accompagner les équipes opérationnelles dans l’élaboration et le pilotage
administratif et financier de leurs projets ;
– Participer à la gestion financière de l’association.
LE POSTE
1. Réaliser le contrôle de gestion des programmes terrain et budgets des missions
(35%)
– Définir et suivre les indicateurs financiers clés des projets et activités terrain ;
– Piloter et animer la construction du budget annuel et la révision budgétaire à mi-année des
missions avec les RAF terrain ;
– Contrôler le suivi budgétaire mensuel des projets, à partir des données comptables validées par
le service administratif et financier, et piloter l’analyse en lien avec les équipes projet ;
– Contrôler l’éligibilité des dépenses des programmes faites sur le terrain, en s’appuyant sur les
processus de contrôle nécessaires ;
– Valider et optimiser les affectations analytiques mensuelles ;
– Faire les demandes de changement d’affectation analytique ;
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– Identifier, analyser et piloter les risques et changements financiers, les risques de couverture de
projet, et tout ce qui dans les politiques ressources humaines peut avoir un impact budgétaire
terrain (ex. revue salariale annuelle) ;
– Effectuer la consolidation budgétaire des budgets terrain ;
– Créer et améliorer les outils et procédures terrain ;
– Contrôler la conformité et la sécurité des finances terrain (ex. cash management) ;
– Renforcer le contrôle de gestion des terrains en évaluant le dispositif en place, en formulant et
mettant en œuvre des recommandations opérationnelles, ainsi qu’en formalisant et capitalisant
sur les bonnes pratiques existantes.
2. Assurer la gestion administrative et financière des programmes durant tout le
cycle de projet, du montage financier jusqu’à la clôture, dans le respect des
réglementations bailleurs (30%)
– Collaborer à la formalisation et au dépôt des demandes de subvention, en particulier valider et
piloter le montage financier et du dossier administratif ; participer aux négociations sur les
aspects budgétaires lorsque nécessaire (notamment en cas de projet multi-pays, ou de
consortium) ;
– Elaborer les plans de financement pour chacun des projets, en collaboration avec les services du
pôle AI et l’équipe en charge des partenariats privés ;
– Identifier et suivre l’évolution du risque de financement des projets : piloter le prévisionnel
pluriannuel ; gérer la présentation des montages financiers et des risques associés au Codir et
au Bureau / au CA le cas échéant lors des demandes de validation de nouveaux projets,
notamment en termes de rentabilité, de couverture des coûts projet et d’effort de cofinancement ;
– S’assurer du respect des procédures internes et des règlementations bailleurs dans la gestion
des contrats de financement dès le montage des projets ; en assurer la mise à jour en fonction
des besoins et de l’évolution des exigences bailleurs ;
– Contrôler / valider les rapports financiers avant la soumission aux bailleurs, y compris la partie
co-financée par des bailleurs privés ;
– Assurer la gestion administrative des contrats de financement (signature des conventions de
financement, demandes d’avenants, etc.) ;
– Contribuer activement à la préparation et à l’animation des comités de pilotage des projets
financés par des bailleurs institutionnels ;
– Suivre le calendrier des échéances de versement et faire les actions de relance appropriées ;
– Coordonner la préparation des audits et valider les réponses formulées lors des audits ;
– Planifier et suivre les recommandations bailleurs et audits en lien avec le service administratif et
financier.
3. Être la personne référente sur les normes, règlementations et mécanismes des
bailleurs publics et privés (15%)
– Assurer une veille et alerter sur l’évolution des procédures, réglementations et formats des
bailleurs publics, produire et mettre à jour des fiches bailleurs ;
– Contrôler la bonne application des règlementations bailleurs par les équipes basées au siège et
sur le terrain et contribuer à leur montée en compétences ;
– Représenter Asmae dans les groupes de travail inter-ONG et les réunions avec des bailleurs
publics ;
– Capitaliser : rendre l’information disponible et diffuser la connaissance en interne ((PPIE,
formations, etc.), formaliser les enseignements des expériences passées et les bonnes pratiques
en matière de gestion financière et budgétaire pour le montage et la gestion des futurs projets;
– Gérer la conformité aux exigences des bailleurs en lien avec la lutte contre la corruption et le
terrorisme, notamment la gestion du logiciel de criblage et le suivi des criblages effectués.
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4. Superviser la gestion de la trésorerie et réaliser les contrôles comptables
analytiques (15%)
– Participer aux arrêtés semestriels et clôture annuelle en validant la partie analytique ;
– Déterminer et suivre les fonds dédiés des projets liés aux conventions et contrats de
financement ;
– S’assurer que les flux de trésorerie terrain sont en conformité avec les procédures Asmae ;
– S’assurer que les procédures de gestion des liquidités (caisses, responsabilités, flux) sont en place
et intègrent les risques recensés ;
– Contrôler les demandes de trésorerie des missions et s’assurer qu’elles sont en lien avec un plan
d’activités.
5. Être la référence opérationnelle des équipes finances terrain et encadrer
l’équipe contrôle de gestion
– Appuyer les responsables RH et pays dans le recrutement, la formation (briefing/induction,
nouveautés bailleurs, etc.), le suivi et la coordination des CAF / RAF pays ;
– Assurer des missions d’appui finance lors des déplacements dans les pays si besoin ;
– Organiser les workshops / formations finances terrain ;
– Recruter, former et encadrer le(s) bénévole(s) et éventuel.le assistant.e contrôle financier.
D’autres activités complémentaires pourront être intégrées, à condition qu’elles soient en lien direct
avec le contrôle financier de l’action internationale.