Coordinateur.trice de la Logistique et de l’Approvisionnement

INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturels et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groupes sociales les plus vulnérables.

Termes de référence

Intitulé du poste: Coordinateur.trice de la Logistique et de l’Approvisionnement

Code: SR-56-9192

Pays: Burkina Faso

Lieu d’affectation:Ouagadougou

Date de prise de fonction:01/04/2024

Durée du contrat : 4 mois

Sous la supervision de:Chef de Mission

Supervision fonctionnelle: Coordinateur Logistique Regional

Personnes à charge: Log admin/log officers

Lieu d’affectation: sans famille

Contexte général du projet

La situation sécuritaire au Burkina Faso a continué à se dégrader depuis 2019, comme en témoigne la multiplication des attaques attribuées à des groupes armés non identifiés (GANI) de diverses affiliations.

Cette prolifération d’attaques armées dans différentes régions a contraint plus d’un million de civils à se déplacer vers des zones dites plus sécurisées (Selon le CONASSUR. au 31 octobre 2022 sur 1.761.915 personnes déplacées au Burkina Faso). Principalement vers les capitales de régions, provinces et communes, vidant ainsi les villages.

INTERSOS est présent au Burkina Faso depuis 2019, INTERSOS intervient dans la crise sécuritaire au Burkina pour aider les personnes déplacées et les communautés d’accueil. Communautés dont la vie est menacée par le conflit en mettant en œuvre des activités visant à renforcer la protection et l’assistance dans les régions du Nord, Boucle de Mouhoun, Est, Plateau Central, Centre Est, Centre Nord, Haut Bassin, et des Cascades et du Sud Ouest.

Objectif général de la position

• Définir et mettre en œuvre toutes les stratégies d’approvisionnement, de logistique et d’ITC et le soutien à la mission, en veillant à la pertinence et à la cohérence des systèmes de logistique et d’approvisionnement, à l’adéquation des moyens fournis et au respect des normes, protocoles et procédures d’INTERSOS afin de favoriser le développement de la mission et d’optimiser l’impact des projets.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel du programme et de l’administration pour assurer un reporting complet, un soutien et une assistance à toutes les activités d’INTERSOS.
• Il est responsable de la gestion logistique du logiciel IMP et fait partie de l’équipe de direction (SMT) de la mission.

Principales responsabilités et tâches

Coordination et soutien

• Participer activement à la définition et à la mise à jour de la planification annuelle des projets et des budgets, en définissant des stratégies et en fournissant des conseils au chef de mission pour traduire les besoins identifiés en matière de logistique, d’approvisionnement et de TIC en objectifs, priorités et ressources nécessaires à la mission.
• Est responsable du suivi de la mise en œuvre des activités de logistique, d’approvisionnement et de TIC dans la mission (construction et réhabilitation, stock et fourniture de matériel non médical et médical, gestion de la flotte et transport, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipement/installation et infrastructures, règles de sécurité (mise en œuvre et application, TIC, actifs, etc.).
• Veiller au respect des normes, protocoles et procédures INTERSOS, dans l’ensemble de la mission et conformément aux exigences des donateurs, y compris en matière d’achats. Rendre compte au chef de mission de l’évolution des programmes en cours et proposer des stratégies de réorientation si nécessaire.
• Est chargé d’assurer une référence et un soutien techniques pour toutes les questions relatives à la logistique, à l’approvisionnement et aux TIC dans la mission, de fournir un encadrement au personnel logistique et de représenter INTERSOS dans les réunions avec les autorités, les autres ONG et les réseaux de coordination pour les questions techniques/logistiques.
• Assurer la production de procédures opérationnelles standard au niveau de la mission (si nécessaire) pour les besoins logistiques.

Gestion de l’information logistique

• Coordonner la gestion informatique complète de la mission, de la configuration des ordinateurs (installation et maintenance des logiciels officiels) à la génération et à la gestion du courrier électronique de la mission et du pool de profils IMP.
• Configurer et garantir l’accessibilité générale au NET de tous les appareils de la mission, dans toutes les bases et pendant les activités sur le terrain.
• Fournir des rapports mensuels au chef de mission et au coordinateur logistique régional (par l’intermédiaire de l’IMP) et aux personnes concernées sur les projets/l’évolution de la mission du point de vue technique/logistique et proposer des corrections si nécessaire.
• S’assurer que les données rapportées dans le logiciel INTERSOS Logistics (Intersos Management Platform – IMP) sont correctement utilisées et exactes. Dispenser une formation au personnel des missions si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel INTERSOS Logistics dans les missions.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement et passation de marchés

• Suivre les performances globales en matière d’achats pour la mission. Assurer une planification efficace et rentable des achats en assurant la liaison avec le personnel technique, les chefs de base et/ou les chefs de projet. Veillez à ce que les plans d’approvisionnement en ligne soient créés sur IMP et à jour tout en garantissant que les politiques et procédures d’INTERSOS et des donateurs en matière d’approvisionnement sont respectées à tout moment. Effectuer des recherches pour déterminer les meilleurs produits et fournisseurs en termes de meilleur rapport qualité-prix, de délais de livraison et de qualité.
• Coordonner avec le département administratif et financier pour s’assurer que les processus de paiement aux fournisseurs sont effectués dans les délais et en respectant les systèmes financiers.
• Planifier et effectuer des audits sur le terrain pour garantir la cohérence de l’application des processus et le maintien d’une documentation et d’un classement appropriés.
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions, des politiques et des procédures de gestion des contrats de service. Examiner et réévaluer les contrats de service existants et superviser les loyers réguliers, les paiements des services publics (c’est-à-dire l’électricité, l’eau, le gaz, etc.), les contrats d’entretien des bureaux et des pensions et les procédures relatives aux frais courants. Veillez à ce qu’ils soient correctement traités par le responsable de la logistique et les assistants, l’administration et/ou les points focaux.
• Surveiller que le gestionnaire/assistant en approvisionnement et l’officier logistique de la base maintiennent et mettent à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés par base.
• Est responsable du bon stockage de tous les matériaux des projets au sein de l’entrepôt/du stock, dans le respect des SOP d’approvisionnement d’INTERSOS et des contrôles d’inventaire réguliers sur une base trimestrielle.
• Vérifier et coordonner avec les personnels de la logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme prévu et correctement stockées.
• Préparer et lancer les documents d’appels d’offres en coordination avec l’équipe d’approvisionnement.
• Entreprendre l’achat de produits médicaux (au niveau international et/ou national en coordination avec les équipes du programme et les équipes du siège). Assurer le dédouanement dans le pays des biens médicaux et non médicaux importés, y compris les documents requis avant l’importation.
• En suivant les procédures opérationnelles standard établies par INTERSOS, assurer la pré-qualification dans le pays des revendeurs de produits médicaux et fournir un soutien technique aux équipes de programme en matière de stockage et de transport des produits médicaux.

Gestion des transports

• S’assurer que le modèle de gestion de la flotte d’INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d’identité de la marque sont appliqués dans les missions – la flotte est vérifiée, régulièrement entretenue et que les véhicules sont assurés, et les taxes sont payées.
• Assurer le suivi du bon suivi de la consommation de carburant et de l’utilisation du carnet de bord des véhicules, du carnet d’entretien, du carnet d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain. Veiller à ce que la documentation appropriée des véhicules (c’est-à-dire le bail, l’assurance, l’inspection mécanique, etc.) soit correctement traitée par le personnel logistique.
• Contribuer à l’élaboration d’approches durables de la gestion des transports en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions du bureau régional.

Gestion des installations et des communications

• Superviser l’installation et l’entretien d’espace(s) de bureau fonctionnel(s) et d’installations de maisons d’hôtes dans un état de vie adéquat et conformément aux normes minimales d’INTERSOS et au manuel d’identité de la marque. Veiller à l’application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations.
• Est chargé de veiller à ce que les installations disposent d’une infrastructure et d’équipements informatiques et de communication appropriés pour soutenir les plates-formes logicielles INTERSOS et conformes aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre le capital, les projets, les bases et le siège et une gestion adéquate des bases. Garantir que tous les personnels de la mission ont une formation adéquate sur l’utilisation des équipements de communication disponibles (par exemple, les téléphones satellites, les radios HF/VHF, les ordinateurs, etc.)
• Contribuer à l’élaboration d’approches durables de la gestion des installations en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.

Gestion des actifs

• Superviser l’achat, l’utilisation et la maintenance des actifs informatiques, des équipements de bureau et de projet et des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de mission enregistrés dans l’IMP soient documentés, dotés de numéros d’actifs INTERSOS uniques, étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
• Rapporter la liste des actifs à la fin du projet et superviser le roulement des actifs selon la destination définie avec le département des programmes.
• Superviser la vérification régulière des actifs fixes sur une base trimestrielle.

Gestion des ressources humaines

• Coordonner l’équipe logistique et participer aux processus RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin d’assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances nécessaires aux activités dont il est responsable.

Sécurité appliquée

• En collaboration avec le chef de mission et le référent sécurité est responsable de la codéfinition et du suivi des aspects techniques de la politique de réduction des risques, du transport, de la communication, de la protection, de l’identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité de la mission, du plan d’évacuation et du plan d’urgence, du suivi quotidien des règles de sécurité et du signalement au chef de mission de tout problème. En l’absence du chef de mission, veiller à ce que la sécurité soit assurée.

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