Coordinateur.trice de la Logistique et de l’Approvisionnement-RDC

Termes de référence

Intitulé du poste : Coordinateur.trice de la Logistique et de l’Approvisionnement

Code : SR-38-9434

Pays : RDC

Lieu d’affectation : Goma

Date de prise de fonction : 01/10/2024

Durée du contrat : 6 mois

Sous la supervision de : Chef de Mission

Supervision fonctionnelle : Coordinateur Logistique Regional

Personnes à charge : Log admin/log officers

Lieu d’affectation : Non-family duty station

Contexte général du projet

INTERSOS est présent en RDC depuis 2010. Nous travaillons actuellement dans l’ensemble de l’Est du pays, avec 4 bases principales situées dans les capitales des provinces d’intervention : Aru (Haut Uele) Bunia (Ituri), Goma (Nord Kivu), Bukavu (Sud Kivu). Goma représente la coordination nationale.

Notre travail se focalise sur les domaines suivants : la Protection ; la Nutrition et sécurité alimentaire – en collaboration avec le HCR, l’UNICEF, UNFPA, le PAM et le Fonds Humanitaire.

Nous travaillons avec environ 313 employés nationaux et internationaux, en comptant sur un budget d’environ 6 millions USD.

Objectif général de la position

Le/la Coordinateur/trice Logistique est le responsable de la logistique pour la mission INTERSOS en RDC. Il/elle est le/la référent(e) de la Logistique de plusieures bases de INTERSOS RDC.

Il/elle fourni une supervision technique des logisticiens des bases et des sous bases, en collaboration avec les Chefs de bases/Projets.

Il/elle rapporte au Chef de Mission. Il/elle assure l’application des politiques et procédures de la logistique, la gestion des approvisionnements et des stocks, la gestion du parc auto pour toute la mission. Il/elle assure la supervision et le renforcement des capacités des logisticiens affectés dans les bases INTERSOS. Il/elle participe activement aux discussions sur la conduite des projets, la définition des stratégies.

Principales responsabilités et tâches

• Assurer la mise en place des procédures logistiques INTERSOS ;
• Assurer la gestion, la maintenance et le suivi des équipements : parc auto-moto et générateurs, parc informatique, parc des moyens de communication et autres
• Veiller au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communication : radio VHF, téléphones, Thuraya.
• Effectuer des rapports logistiques mensuels : équipement, suivi et état des stocks, inventaires, suivi du parc auto-moto, etc.
• Organiser, coordonner et superviser la réception des livraisons (par cargo ou par route).
• Superviser tous les achats locaux de biens (appel d’offre) et services.
• Assurer la gestion et le suivi des stocks : stock mission, stock base, stock sécurité alimentaire, stock mécanique, stock nourriture, stock NFI, stock carburant, stock biens consommables bureau, etc.
• Assurer le respect des bonnes pratiques de stockage et effectuer des contrôles qualité réguliers et efficaces (entretien, nettoyage, sécurité, fumigation, sampling, etc.).
• Garantir la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et des stocks et l’utilisation des formats standards INTERSOS ;
• Coordonner et les approvisionnements et l’acheminement sur site de tout autre matériel et équipement nécessaire au bon fonctionnement des activités programmes.
• Superviser l’équipe logistique et assurer le suivi, la maintenance et les réparations du parc auto, moto, générateur ;
• Effectuer la mise en place d’un planning de maintenance et respect des procédures d’entretien et de gestion du parc auto; log book, fuel book, services, équipement, etc.
• Assurer le contrôle et le suivi des consommations des biens consumables ;
• Assurer la rédaction des rapports de consommation et le calcul des coûts du parc auto-moto;
• Assurer la gestion et affectation des moyens de transport de la base;
• Assurer la gestion des chauffeurs ; sensibilisation permanente à la conduite de 4×4, sécurité des passagers et des biens, utilisation des radios, kits véhicules ;
• Assurer la gestion quotidienne de tous les aspects logistiques de la mission;
• Garantir la mise en place et la supervision de l’entretien du bureau et de toutes les autres structures ainsi que la maintenance de toutes les installations.
• Assurer la supervision des activités des chauffeurs, gardiens et personnel de maison (planning, briefing, consignes, équipement, etc.);
• Participer activement à la réalisation d’évaluations et à la conception de nouveaux projets afin de répondre aux besoins de la population touchée par la crise;
• Effectuer d’autres tâches connexes tel que requis par le Chef de mission ;
• Il/elle contribue à la mise à jour et l’application des politiques de sécurité et annexes en collaboration avec l’Officier de Sécurité, les Chefs de bases/projets, et le Chef de Mission.
• Il/elle assurer la liaison avec l’équipe logistique des bailleurs d’INTERSOS comme le HCR, l’UNICEF, PAM et autres;
• Il/elle pourra représenter INTERSOS auprès de certains interlocuteurs externes sur délégation du Chef de Mission.
• S’assure le la mise en conformité des procédures et process en accord avec les recommendations des audits bailleurs.

Profil requis

Education

• Diplôme universitaire supérieur (Master ou plus) dans le domaine de la gestion logistique ou équivalent.

Expérience Professionnelle

• Au moins 7 ans d’expérience dans le domaine de la gestion logistique avec au moins 5 ans à un poste équivalent dont au moins 2 expériences à l’international.

Exigences professionnelles

• Solides connaissances théoriques, techniques et pratiques en logistique
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler et à s’intégrer dans une équipe multiculturelle;
• Capacité à travailler sous pression et flexibilité
• Résolution de problèmes, dynamique, maturité et proactivité;
• Compétences diplomatiques dans le réseautage avec les partenaires, les autorités et les donateurs;
• Expérience dans des situations d’urgence complexes impliquant des déplacements internes et de distributions
• Bonnes connaissances et expériences dans la gestion de la sécurité.
• Excellente connaissance de l’informatique (Word, Excel et Internet)

Langues

• Francais courant
• Maîtrise de l’anglais

Exigences personnelles

• Innovant
• Flexible
• Capacité d’analyse
• Dynamique et pro actif.