Coordinateur.trice des fonctions transversales Haïti (H/F)

En Haïti, Expertise France met actuellement en œuvre cinq projets pour un volume d’affaire de plus de 40 M€ sur de nombreux secteurs : éducation, réforme de l’Etat, santé, et développement urbain. En 2024, Expertise France prévoit de doubler son volume d’activité l’arrivée de trois nouveaux projets sur la protection civile, la sécurité alimentaire, et l’appui au secteur douanier.

La mise en œuvre effective de ces activités s’appuiera sur l’accroissement des effectifs en Haïti, le développement d’un second pôle opérationnel au Cap Haïtien pour accueillir les nouveaux projets opérant dans le nord du pays, ainsi que la mise en place d’une direction pays.

Le renforcement de la présence d’EF en Haïti s’inscrit dans un processus de décentralisation du pilotage et de la gestion des projets. Il s’agit ainsi de privilégier les implantations sur le terrain ainsi que les mutualisations entre projets, coordonnées au sein de bureaux structurés regroupant à la fois les équipes techniques et les fonctions support (réunies au sein de cellules d’appui mutualisé, CAM), dont la nature et le volume (RH, log, achat, finances) sont déterminés par les besoins opérationnels.

En Haïti, l’agence locale de l’AFD à Port-au-Prince partagera ses locaux avec la nouvelle Direction pays d’Expertise France, permettant d’évoluer progressivement vers des politiques logistiques et sécuritaires communes.

Il est en outre prévu de créer une antenne de la cellule d’appui mutualisé dans le nord du pays, au Cap Haïtien, pour répondre aux nouvelles exigences opérationnelles dans un contexte sécuritaire volatile.

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Cap Haïtien est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Pays. Il/elle travaille en lien régulier avec l’ensemble des chefs de projets basés à Haïti. Il/ elle pilote une équipe d’agents en charge des fonctions support de tous les projets. Son action s’inscrit dans le cadre des objectifs définis pour les CAM sous le pilotage du Département Géographique de la Direction des opérations. Il/ elle est amené.e  à être en interaction régulière avec les différents départements/services fonctionnels du siège (affaires financières, juridiques, ressources humaines, moyens généraux, systèmes d’information, contrôle et audit interne..). Enfin, il/ elle contribue en appui au Directeur pays à la politique de sécurité des personnels et des biens, en lien avec le Département Sécurité des Opérations du siège.

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Dans un premier temps, le/la CFT devra renforcer la CAM, c’est-à-dire notamment déterminer l’organisation RH la plus appropriée par rapport aux besoins et contraintes des projets en cours de mise en œuvre ou de développement, organiser une implantation physique adaptée aux opérations et aux contraintes de sûreté & sécurité en place, identifier le cadre RH adapté pour permettre le recrutement et le déploiement du personnel local et international.

Une fois la CAM mise en place, il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule. Au fur et à mesure de l’élaboration de la CAM, de nouveaux collaborateurs pourront être recrutés. Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau. Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressources du département géographique et/ou thématique de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Mise en place de la cellule d’appui mutualisée

• Appuie la définition de l’organigramme cible sur la base du travail en cours, ainsi que les attributions des différentes personnes ;
• Recrute et accompagne les agents ;
• Définit les processus, et met en place les outils et procédures nécessaires à la professionnalisation et l’autonomisation des équipes sur le terrain ;
• Définit les rôles et responsabilités de chaque service (RACI), en lien avec le/les responsables concernés pour fluidifier les interactions avec les   projets ;
• Met à l’échelle certains processus pour appuyer les projets sur une échelle régionale (mécanismes d’appui et de reporting) ;
• Accompagne les projets dans la redéfinition de leur budget.

Management

• Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de la CAM ;
• Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
• Participe, en lien avec le référent sureté régional, aux processus de gestion de la sécurité des équipes projet.

Gestion financière

• En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification,   pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise   France ;
• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
• Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
• Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
• Responsable de la sécurité financière ;
• Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs
• Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège

Passation de marchés et subventions

• En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;
• Met en place, avec le responsable Contrats, le processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes ;

Logistique et Evènementiel

• En lien étroit avec le/la responsable Logistique et Evènementiel : supervision des activités logistiques du  bureau et des projets
• Met en place le processus logistique de la CAM et le communique aux projets pour l’organisation d’ateliers,  formations et évènements liés aux projets
• Supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, gestion des baux de location et informatique
• Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau
• Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs

Administration/RH

•  Définition de la grille salariale d’EF à Haïti.
•  En lien étroit avec le/la chargé RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervision de la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation) ainsi que l’harmonisation d’une politique salariale (grille de salaires)
• Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets
• En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements

Contrôle interne

• Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures,  suivi de leur appropriation)
• Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain

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