COORDINATION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE

Mission basée à Antananarivo, Madagascar

Qui sommes-nous ? :

Inter Aide est une association spécialisée dans la réalisation de programmes concrets d’aide au développement, conduits auprès de familles particulièrement démunies vivant en zones rurales.

En 2023, Inter Aide gère 51 programmes répartis dans sept pays (Ethiopie, Guinée, Haïti, Malawi, Madagascar, Mozambique et Sierra Léone).

Inter Aide intervient à Madagascar depuis 1994 dans la conception et la mise en place de projets de développement en milieu rural dans 3 domaines :

• Accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement et appui au développement de services publics de l’eau (en partenariat avec les ONG locales Soakoja et Tehyna) – 4 programmes
• Appui aux agricultures familiales et activités de reboisement – 2 programmes
• Santé communautaire et réduction de la mortalité infanto-juvénile – 3 programmes

La mission :

Vous travaillez en collaboration étroite avec les Chefs de Secteur, les Responsables administratifs et financiers (1 basé sur place et 1 au siège) et les Responsables de Programme présents sur le terrain. A travers des communications et des missions régulières sur le terrain dans les différentes régions d’intervention, vous aurez pour principales fonctions :

La coordination administrative, financière et logistique :

• Assurer le fonctionnement quotidien du bureau d’Antananarivo (encadrement d’une équipe de 8 personnes)
• Accompagner le renforcement des procédures administratives et logistiques et en superviser le suivi (audit, paiement des taxes, suivi des visas et autorisations d’emploi des expatriés, suivi des livraisons, etc.) ;
• Vérifier et valider la comptabilité du bureau d’Antananarivo et celle des programmes en lien avec la Responsable administrative et comptable et les deux assistantes administratives et financières ;
• Gérer la trésorerie du bureau d’Antananarivo, consolider et valider la demande mensuelle d’envoi de fonds au siège en accord avec les besoins remontés par les Responsables de Programmes ;
• Assurer le suivi des contrats de travail des Responsables de Programmes locaux (élaboration contrats et avenants, suivi des congés, etc.) et veiller à la conformité – notamment vis-à-vis de la grille des salaires en vigueur – des contrats établis en région au niveau des différents programmes ;
• Veiller à l’application du règlement intérieur de l’ONG et des procédures établies, s’assurer du respect de la réglementation malgache en vigueur ;
• Encadrer le logisticien et son assistant en charge des achats, de la préparation et du suivi des commandes diverses remontées mensuellement par les Responsable de Programmes en région ;
• Veiller au respect des procédures d’achat (bailleurs de fonds, règles d’importation des véhicules et autres biens) ;
• Effectuer des visites régulières sur les différents programmes en région pour appuyer les équipes sur les aspects financiers, administratifs et logistiques : suivi de la gestion RH (archivage des contrats, respect du règlement intérieur, etc.), gestion et entretien du parc de véhicules, suivi comptable, inventaire et traitement des stocks, respect des procédures administratives, etc.

Les relations avec les autorités nationales et régionales :

• Assurer la préparation, le suivi et le renouvellement de l’Accord de Siège de l’ONG (à renouveler tous les 2 ans) en lien avec les différents ministères de tutelle concernés ;
• Veiller au maintien d’échanges réguliers avec les représentants des Ministères et leurs services déconcentrés, essentiellement au niveau de la Région Analamanga ;
• Participer et représenter l’ONG à toute réunion pertinente ou atelier organisés et portant sur les secteurs d’intervention d’Inter Aide à Madagascar ;
• Maintenir une veille sur les orientations politiques et s’assurer de la concordance des actions mises en œuvre avec la politique et les lignes de conduites malgaches.

Les relations avec les partenaires financiers et opérationnels :

• Dans des cas spécifiques, vous pourrez être amené à représenter localement la structure auprès des partenaires financiers et opérationnels, afin de maintenir la relation avec leur représentation locale. Le cas échéant il pourra vous être demandé de participer également à la préparation des demandes de financement ou aux rapport d’activités destinés aux financeurs locaux ;
• Contribuer au renforcement de capacité des partenaires locaux, apporter un soutien à la gestion et à la programmation de leurs activités, assurer un suivi des actions réalisées en partenariat, aider les partenaires à représenter leurs organisations et les appuyer pour la recherche de fonds.

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