Coordonnateur/trice Budget et Reporting

IRC a ouvert le programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’aide humanitaire aux activités de relèvement rapide, en se concentrant sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement, la gouvernance. Nous travaillons à la fois dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées et des communautés d’accueil touchées par le conflit sont très étendus et la question de l’accès humanitaire est un processus continu. L’IRC travaille dans le nord et le centre du Mali pour fournir des programmes essentiels d’EHA, d’éducation, de bien-être économique, de protection et de santé dans les zones les plus reculées. Le poste est conçu pour contribuer à améliorer les capacités et à renforcer les ressources des populations afin de prévenir et d’atténuer les crises, de gérer le changement et de renforcer l’autonomie et la résilience.

Aperçu du poste

Le/la candidat(e) idéal(e) doit avoir d’excellentes compétences de coordination, une capacité à innover et à résoudre des problèmes de manière efficace, ainsi que de bonnes aptitudes à travailler avec plusieurs interlocuteurs à travers les différents départements.

Principales Responsabilités

Contrôle de gestion

• Selon les besoins, conseiller le directeur adjoint des finances pour établir et renforcer les procédures financières dans le pays afin de compléter les politiques mondiales.
• Coordonner les activités et les calendriers du département des finances afin de respecter les exigences et les délais en matière de rapports financiers spécifiés par WA CRRD, New York et les donateurs. (Rapports bailleurs et Clôture de fin de mois)
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et les programmes pour s’assurer que la gestion des partenaires est conforme au manuel PEERs (sélection, renforcement des capacités, rapports, suivi et vérifications, groupe de travail, etc.)
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement pour identifier les besoins et développer des formats de rapport et de suivi afin de faciliter la gestion des opérations du pays et des dépenses liées aux subventions.
• Fournir à la direction du pays et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget et des analyses pour toutes les subventions et les fonds non affectés.
• Suivre de près toutes les activités financières et tenir le directeur adjoint, Finances, au courant de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière.
• Préparer et diriger la préparation des rapports financiers bailleurs en ce qui concerne les exigences comptables, légales et contractuelles et veiller à ce que ces rapports soient examinés par le directeur adjoint des finances et le contrôleur régional avant d’être soumis.
• Maintenir une connaissance à jour des exigences des autorités locales en matière financière et veiller au respect des réglementations fiscales et autres exigences légales par le biais de la paie et de tous les autres paiements.
• Servir de liaison secondaire avec l’IRC NY après le directeur adjoint des finances pour toutes les questions relatives à la gestion du budget des subventions.

Budget

• Aider à la préparation et à la révision des propositions et des budgets des programmes et des subventions.
• Participer à la préparation et à la mise à jour du budget de fonctionnement du pays, y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les responsables de programme à formuler les budgets.
• Conformément aux exigences bailleurs et à la politique de l’IRC, il élabore le budget des opérations sur le terrain et suit la méthodologie d’allocation des frais généraux aux budgets de subvention pour couvrir les besoins opérationnels des programmes.
• Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets des subventions afin de soutenir les réalignements pour assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des coûts directs et indirects de NY.
• Examen mensuel des résultats réels par rapport au budget afin de garantir l’utilisation maximale des montants budgétisés et de fournir des recommandations pour les réalignements, le cas échéant.
• Assurer la surveillance des dépenses de subventions actives par rapport au budget afin de s’assurer que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont réduits au minimum.
• Préparer ou examiner les journaux d’ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassifications, etc.
• Participer à l’ouverture/la clôture des subventions et aux réunions mensuelles de révision du BVA.
• Assurer le suivi et fournir un retour d’information au personnel des opérations et des programmes sur les points d’action des réunions BVA précédentes et proposer des journaux d’ajustement nécessaires pour tous les rapports BVA et financiers en conformité avec les règlements des donateurs.
• S’assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer les écarts et les domaines d’amélioration.

Rapports bailleurs

• Préparer et consolider les rapports financiers des subventions et les soumettre à l’examen du directeur adjoint des finances.
• Analyse du budget du partenariat par rapport aux résultats réels afin d’identifier les problèmes de comptabilité ou de conformité.
• Identification des problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité des rapports de données. Informer régulièrement le directeur adjoint des finances des problèmes à résoudre concernant les rapports financiers des partenaires.
• Assurer la soumission en temps voulu des rapports financiers, y compris des actifs, et veiller à ce que toutes les échéances soient communiquées aux bailleurs en temps voulu. Assurer une liaison proactive avec le responsable du projet ou le coordinateur budgétaire/donateur si les délais ne peuvent être respectés.

Formation et gestion du personnel

• Élaborer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier international et national du pays afin d’assurer le développement du personnel et de minimiser l’exposition de l’IRC lorsque le personnel est absent ou part.
• Tenir à jour les descriptions de poste pour tous les postes de l’équipe finance.
• S’assurer que des évaluations de performance complètes et constructives sont effectuées en temps voulu et faciliter la discussion sur la performance et les options de carrière avec tout le personnel financier du pays.
• Superviser la formation et le soutien technique au programme national, au personnel logistique et administratif pour l’amélioration des compétences dans les domaines de la comptabilité et du reporting.

Autres tâches

• Contribuer au bon fonctionnement général du département financier en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur.
• Contribuer à l’amélioration générale du système financier et comptable de l’IRC Mali en faisant des recommandations au superviseur sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés.
• Programmer et coordonner la réunion financière bi-hebdomadaire, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les minutes et les actions avec le personnel financier.
• Fournir un soutien aux défis et l’assistance nécessaire pour exécuter la tâche hebdomadaire du département des finances à partir des réunions.
• Coordonner la communication entre les subventions, les programmes et les sous-bénéficiaires de l’IRC.
• En collaboration avec l’unité subvention/le chef de projet, convoquer régulièrement des réunions de coordination des partenaires.
• Documenter et partager les comptes rendus des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi des points d’action convenus lors de la réunion de coordination avec les partenaires.
• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l’intégration du programme par la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires.
• Contribuer au travail d’équipe et au jeu d’équipe.
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Directeur adjoint, Finances.
• Remplacer le directeur adjoint, Finances, en cas de besoin.

Principales relations de travail

• Superviseur Hiérarchique : Directrice Adjointe des Finances
  Position sous supervision directe : Managers Budget
• Supervision indirecte : NA
• Autres contacts internes et / ou externes
• Internes : équipes Audit, Comptabilité, Programmes, Operations et Subventions
• Externes : partenaires, ONG internationales et locales, agences des Nations Unies , bailleurs locaux , cabinets d’audits

Exigences du poste

Formation (connaissances) :

• BAC+4/5 en Comptabilité, Finance ou Contrôle de gestion
• Une qualification en comptabilité professionnelle sera un avantage supplémentaire.

Expérience :

• Minimum 5 ans d’expérience dans un département financier actif d’une ONG internationale.
• Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, Microsoft Dynamics 365 est préférable.

Compétences et aptitudes

Souhaitables : 

• Capacité à travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l’aise dans un environnement de travail multiculturel.
• Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d’organiser des tâches simultanément et de prioriser le travail.
• Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel et Microsoft Outlook.
• Doit avoir le sens du détail
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Honnête, fiable et digne de confiance
• Maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits
• Capacité à travailler sous pression.
• Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité
• Volonté d’adhérer aux règles de l’IRC et de les appliquer.
• Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante

Obligatoires: 

• Engagé dans la mission et les principes de l’International Rescue Committee.
• Gestion opérationnelle – comprendre les politiques et systèmes de l’IRC et les appliquer efficacement.
• Applique une utilisation efficace des ressources.
• Gestion des programmes – Maîtrise de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des projets.
• Capacité à travailler dans un environnement d’équipe.
• Capacité à travailler avec du personnel de tous niveaux.
• Capacité à identifier rapidement les questions, les problèmes et les opportunités et à en informer le supérieur hiérarchique.
• Axé sur les résultats – veille à ce que les buts, les objectifs et les délais soient respectés.
• Modèle de rôle – Met en place des pratiques de travail efficaces par le biais du modèle de rôle.
• Respectueux tant au sein de l’organisation qu’avec les interactions externes.
• Autogestion – Capacité à s’adapter et à apprendre, à accepter les critiques constructives et les instructions des supérieurs.
• Peut communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit dans tous les départements
• Respecte ses engagements et travaille dans le sens des objectifs de l’organisation, en faisant preuve de cohérence.

L’IRC est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. L’IRC examine tous les candidats sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l’origine nationale, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut d’ancien combattant, d’un handicap ou de toute autre caractéristique.

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