CÔTE D’IVOIRE – Responsable Logistique – H/F

A PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Elle intervient dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

LA CHAINE DE L’ESPOIR EN AFRIQUE DE L’OUEST

La stratégie d’intervention de La Chaîne de l’Espoir en Côte d’Ivoire vise le développement des programmes suivants :

▪ Le programme d’Appui au développement de l’offre de soins materno-infantiles en Côte d’Ivoire mis en œuvre au sein de l’Hôpital Mère-Enfant de Bingerville vise à renforcer les compétences du personnel médical et paramédical selon les priorités de sa stratégie médicale ;

▪ Le Programme intégré de prévention, de sensibilisation, de renforcement de capacités et de prise en charge médico-chirurgicale des brûlures œsophagiennes dues aux ingestions accidentelles de soude caustique au Mali/Bénin et en Côte d’Ivoire, une initiative intégrée qui permet à la fois d’intervenir sur les causes et les conséquences de cette problématique dans ces pays ainsi que les pays du continent via la mise en place d’un système de référencement ;

▪ Le Programme d’appui au développement de la chirurgie cardiaque à l’Institut de Cardiologie d’Abidjan qui permet d’accompagner la structure dans le renforcement des capacités de ses équipes sur la prise en charge des patients pédiatriques souffrant de pathologies cardiaques ;

▪ Le Programme d’appui au développement de la chirurgie Cardiaque à Hôpital Mère-Enfant de Bingerville. Cette initiative est en cours de développement et vise la création d’un service de prise en charge de la chirurgie cardiaque pédiatrique au sein de la structure.

Au-delà de ces programmes, la Chaîne de l’Espoir ambitionne de se développer en Côte d’Ivoire via de prochains projets.

Elle est donc en train de se doter d’une équipe support dédiée à sa structuration et son développement.

POSTE ET MISSION

Le Responsable Logistique assure le bon fonctionnement des services logistiques du bureau de Côte d’Ivoire, le respect des procédures de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs.

Il est à la charge de gérer l’ensemble des activités logistique sous la supervision directe de la Cheffe de Mission, avec un soutien technique du Référent Logistique du siège.

Le Responsable Logistique est en charge de la :

• Gestion logistique et support aux programmes
• Gestion logistique des locaux (service généraux)
• Gestion de la sécurité du bureau Côte d’Ivoire en collaboration avec la Cheffe de Mission.
• Appui au bon fonctionnement logistique de nos partenaires

ACTIVITES PRINCIPALES

Suivi Logistique du bureau CDE Côte d’Ivoire :

• Assurer l’approvisionnement du bureau CDE Côte d’Ivoire (support et programme) et adresser les besoins – en veillant à ce que les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
• Superviser le bon déroulement, le classement/archivage physique et numérique, effectuer le suivi des dossiers d’achats
• Veiller à ce que les bureaux disposent des équipements minimums convenables au travail des équipes, dans des conditions de sécurité et de confort optimales.
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par La CDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.)  en fonction des responsabilités précisées au niveau du bail
• Superviser le parc véhicule et plus globalement suivre le fonctionnement et assurer le suivi de l’entretien des équipements de la CDE.
• Organiser les mouvements de véhicules de manière hebdomadaire, en s’assurant du respect de la sécurité.
• Appuyer l’organisation logistique des missions Santé (mission spécifique et séminaire DES-CP) : transports des équipements/consommables et des personnes, réservations diverses.
• Assurer le management des chauffeurs (planning, évaluation, recrutement, suivi RH, contrôle)
• Participer à l’aménagement du nouveau bureau de CDE à Abidjan.

Reporting et la circulation de l’information :

• Rédiger et partager les rapports internes et externes mensuels à la Cheffe de Mission et au référent logistique siège en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques)
• Participer aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
• Assurer une circulation efficace de l’information logistique aux équipes.
• Participer à la rédaction des documents de projets en apportant une expertise logistique (chiffrage, estimation des besoins et prépare les plans d’approvisionnement par projet) avec les personnes concernées.
• Assurer la formation et le suivi des procédures logistiques de notre partenaire Croix Rouge Côte d’Ivoire.
• Participer à la préparation des pièces logistiques en vue d’éventuels audits.
• Assurer l’archivage et la gestion des dossiers via le SharePoint mission

Gestion de la sécurité du Bureau :

• Assurer la sauvegarde informatique régulière de tous les postes de travail.
• S’assurer du respect et de la mise en place des procédures préventives de sécurité au bureau : extincteur, anti-virus sur chaque poste informatique, liste d’urgence à jour et disponible à tous.
• Mettre en place une malle d’urgence régulièrement alimentée et vérifiée mensuellement.
• Prendre en charge la partie opérationnelle de la sécurité (moyens, bâtiments) dans le respect du plan de sécurité et en lien avec le Référent Sécurité de la CDE ;
• Contribuer à la gestion de la sécurité (gestion opérationnelle, remontées d’information).

Approvisionnement et dédouanement des marchandises :

Le  Responsable Logistique est garant de la partie locale de la chaine d’approvisionnement. A ce titre, il aura pour objectif de :

• Rédiger un Tableau de Passation de Marché par projet et effectuer son suivi
• Réaliser et mettre à jour une cartographie d’importation
• Assurer l’analyse du contexte local, l’organisation des différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, contrôle de conformité et contrôle budgétaire.
• Maitriser et respecter les procédures internes CDE relatives aux achats :
• Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le bureau et pour les programmes.
• Réaliser les achats tel que validés par son responsable, jusqu’à la réception des articles ou prestations.
• Constituer tous les dossiers d’achats originaux dans le respect des procédures CDE et/ou bailleurs applicables.
• Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) et mettre en place des contrats cadre pour les achats récurrents.
• Tenir à jour le suivi des achats réalisés
• Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour l’approvisionnement et les besoins en services. Connaître le marché local, élaborer et tenir à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.
• Identifier un transitaire fiable et connaitre les mécanismes et règles d’importation applicables, y compris les possibilités d’exonération ;
• Suivre le processus d’importation des marchandises et équipements achetés à l’international et expédiés par les équipes du siège (dédouanement, exonération, post-acheminement et stockage dans les locaux du transitaire) en lien avec les transitaires et expéditeurs
• Planifier et superviser les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale.

Gestion des équipements :

• Mettre en place et suivre le plan de maintenance des équipements en conformité avec les procédures de la Chaîne de l’Espoir
• S’assurer que tous les biens affectés au bureau de Côte d’Ivoire sont correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir et aux règles bailleurs.
• Former les utilisateurs à la bonne utilisation des équipements
• Assurer le bon usage et la maintenance de tous les équipements au niveau de la mission en conformité avec les procédures de la Chaîne de l’Espoir.
• Veiller à l’identification des besoins en matière d’équipement, aide à l’élaboration des procédures d’utilisation.
• Mettre en œuvre les outils de suivi, s’assurer du bon suivi des équipements (tracking) et de l’archivage des documents
• Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseiller pour l’achat.
• Garantir la sécurité du matériel et des données informatiques. En lien avec l’Administrateur systèmes et réseau du siège, assurer l’optimisation de l’IT locale et la diffusion des bonnes pratiques.

 Gestion des missions :

• Assurer l’organisation pratique et le bon déroulement des missions : transports, hébergements, restauration etc., en lien avec la Cheffe de Mission et dans le respect des règles de sécurité applicables.
• Identifier les hôtels de références, les parcs automobile et agences de voyage et envisager une contractualisation
• Renseignements généraux

FORMATION & EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

• Formation initiale en logistique, minimum bac+3 (Diplôme Bioforce apprécié).
• Solide expérience en logistique (avoir au minimum 3 années d’expérience en ONG sur ce profil).
• Expérience dans l’ouverture de bureau/mission serait un atout.
• Avoir au moins une expérience dans le management.

COMPETENCES & APTITUDES :

• Maitrise de la gestion des opérations et des ressources.
• Facilité pour la communication et la coordination.
• Proactivité dans la résolution des problèmes
• Bonne maitrise des outils informatiques (MS Office et internet)
• Sens de la diplomatie
• Professionnalisme
• Excellente capacité d’organisation
• Sens de la confidentialité
• Bonnes aptitudes interpersonnelles
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
• Autonomie et force de proposition
• Disponible pour des déplacements

CONDITIONS

• Type de contrat : Contrat à dure déterminée de 1 an renouvelable (CDD)
• Date de prise de fonction : septembre 2024
• Localisation : Abidjan, Côte d’Ivoire.
• Peut être amené à se déplacer sur les zones d’intervention de la CDE et, exceptionnellement, en dehors de ces zones.
• Place dans l’organisation : Sous la responsabilité de la Cheffe de Mission.
• Lien fonctionnel : Responsable admin-fin-RH bureau CI + Achats et logistique Siège + Responsable sécurité siège.

Candidature à envoyer par courrier électronique avec CV et Lettre de motivation sous la référence « LOG_CI » en joignant CV + Lettre de motivation + copre de diplôme et attestation de services rendus + 3 références professionnelles à : rh.ci@chainedelespoir.org

Date limite de réception de candidatures : 28/07/24