À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe se sent à sa place. Nous accueillons des antécédents, des perspectives et des compétences diverses afin que nous puissions être plus forts et avoir un impact à long terme.
Le programme
Mercy Corps aide les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus redoutables d’Haïti en utilisant des approches innovantes pour apporter aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et pour rendre leur pays plus sûr, productif et juste. Créé en janvier 2010, Mercy Corps Haïti a des bureaux à Port-au-Prince, Jérémie et Miragoane et plus de 80 employés mettent en œuvre des programmes de développement économique, d’agriculture, de gestion des ressources naturelles et d’intervention humanitaire. Le travail de développement économique de Mercy Corps est guidé par les principes du développement en faveur des pauvres et des stratégies axées sur la demande. Mercy Corps adopte une approche progressiste du développement qui conduit les communautés et les entrepreneurs de l’aide d’urgence aux moyens de subsistance durables en passant par la résilience.
Département de Finance :
Le Département des Finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières en Haiti : la comptabilité de toutes les opérations financières, les paiements, la préparation des salaires, la préparation et le suivi des budgets, la préparation des rapports financiers, et l’allocation des couts partagés en conformité avec la politique de Mercy Corps. Le Département des Finances s’assure de la conformité des fonctions financières avec les régulations et règlements des donateurs ainsi que les politiques et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle de support au Département des Programmes, le Département des Finances soumet à ces derniers des rapports financiers en temps opportun et assiste le Directeur National de Mercy Corps en Haïti et l’équipe des programmes pour s’assurer que les ressources financières sont utilisées d’une manière efficiente.
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision du Finance & Compliance Manager, le titulaire du poste appuiera le département de finance dans la gestion du cycle comptable mensuel, le contrôle des comptes, la réconciliation des comptes du Bilan (Balance sheet) , la préparation de la paie, la conformité des transactions comptables aux règlements fiscaux de Haiti, et les contrôles de conformité, notamment concernant le suivi des assets.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
Réconciliation :
- Préparer sur une base mensuelle et trimestrielle l’état de rapprochement des comptes d’Actif et du Passif (BALANCE SHEET) et assurer que le solde de tous ces comptes soit expliqué, documenté et vérifiable par la direction de Mercy Corps, les auditeurs internes et externes ;
- Confronter sur une base trimestrielle les enregistrements comptables aux informations du Registre des équipements ;
- Proposer des corrections éventuelles au Finance and Compliance Manager après l’analyse des opérations comptables mensuelles et/ou des fichiers de réconciliation des comptes de bilan, du fichier d’amortissement ou tout autre outil ;
- Soumettre au Finance and Compliance Manager (ou à toute personne désignée par lui) le rapport de réconciliation des actifs de l’organisation dans les 10 jours qui suivent la clôture du trimestre.
Application des règles fiscales et relatives au code du travail :
- S’assurer de la conformité de la comptabilité de Mercy Corps Haiti et du fichier de paie des employé/es avec les textes légaux et réglementaires en rapport avec le travail et de leurs mises à jour par les autorités haitiennes ;
- Préparer l’état de rapprochement des retenues mensuelles sur les paiements effectués aux employés nationaux ainsi qu’aux fournisseurs pour assurer que toutes les retenues opérées sur ces paiements pendant le mois concerné soient entièrement reversées aux institutions étatiques compétentes dans les délais requis par les lois de Haïti. Préparer à cet effet les fiches de déclaration et les relevés des retenues et des contributions employeur requises par les lois Haïtiennes ;
- Préparer et soumettre à l’institution étatique compétente en la matière et dans le délai légal, l’état récapitulatif annuel des impôts sur les bénéfices des entreprises étrangères, des fiches intercalaires et des attestations d’exemption à l’IPM du personnel national ;
- Assurer un bon classement des déclarations d’impôts, cotisations sociales et contributions patronales, et d’autres documents connexes ;
- Assister le département de l’administration en cas d’audit des autorités fiscales ou des bailleurs de fonds.
Gestion du cycle comptable mensuel :
En collaboration avec le reste de l’équipe finance, l’Adjoint Manager Financier & Compliance devra :
- Dans la limite de l’autorité qui lui est conférée, se concentrer sur la revue finance des demandes d’achats, des bons de commande, des contrats de service, des contrats de consultance locale, des contrats de journaliers et des dépenses générales ; Priorité doit être faite aux revues finances des achats d’assets, de paiements d’avance fournisseur/bailleur et rapports de dépenses ;
- Tenir les fiches d’amortissement et enregistrer à chaque fin du mois les écritures d’amortissement des coûts ; Utiliser ce document pour faire un suivi avec les départements concernés des paiements en retard ou à venir ;
- Point focal finance pour les questions d’assurance des actifs de Mercy Corps Haiti ;
- En collaboration avec l’Officier Senior Finance, assurer le suivi des avances opérationnelles et de voyage pour s’assurer de leur fermeture dans le délai. Faire des rappels écrits aux personnes ne clôturant pas leurs avances dans les délais. Être en lien avec les RH pour que les avances injustifiées soient déduites des salaires, conformément aux dispositions du code du travail.
Calcul des salaires et avantages :
- Effectuer la première revue de la feuille de paie sur base des éléments fournis par le bureau des ressources humaines ; collaborer avec les responsables financiers en cas de corrections nécessaires ou de précisions à apporter ;
- En collaboration avec les Ressources humaines, préparer les listes de paie des salaires mensuels ;
- En collaboration avec le département des ressources humaines, mettre à disposition des auditeurs les récapitulatifs de paies, preuves de paiement et fiche de présences pour justification des charges salariales du personnel national sur les différents projets.
Management, reporting, Budgeting and partner:
- Faire les intérims du Finance & Compliance Manager en cas d’absence,
- Participer dans l’élaboration des nouvelles propositions budgétaires à soumettre aux bailleurs de fonds ;
- Être impliqué activement dans la préparation des rapports financiers et la préparation des BVAs et des projections opérationnelles et programmatiques avec l’appui des équipes programmes ;
- Superviser techniquement les officiers Finances terrain ;
- Superviser l’Officier Senior Finance ;
- Exécuter d’autres taches pertinentes au sein du département des finances sur demande motivée du responsable hiérarchique.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS:
- Quatre (4) années ou plus d’expérience en finance ou comptabilité de préférence dans une ONGI ;
- Avoir occupé un poste de responsabilité et des supervisions des équipes pendant au moins deux (2) ans ;
- Connaissance des règles des bailleurs de fonds en l’occurrence USAID ;
- Un diplôme universitaire en finance ou comptabilité ou d’une spécialité dans ces domaines ;
- Excellentes compétences d’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableau Excel ;
- Excellentes compétences d’utilisation de l’Internet et du courrier électronique ;
- Exactitude dans le traitement des transactions en espèces ; excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails ;
- Expérience significative dans la coordination, communication et la conformité avec la législation de Haiti relatif au travail ;
- Capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois.
- Maîtrise du français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
- Maitrise de l’anglais peut être considérée comme un avantage ;
- Être de nationalité haïtienne.
Apprentissage Organisationnel
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engage 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
Diversité, Equité et Inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d’origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu’individu et en tant qu’équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.
Égalité des Chances en Matière d’Emploi
Mercy Corps est un employeur qui respecte l’égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu’elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l’état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
Sauvegarde et Ethiques
Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.
En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu’il n’a pas déjà enfreint la politique d’un employeur en matière d’inconduite sexuelle, d’exploitation et d’abus sexuels, de protection de l’enfance ou de traite des personnes. Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours d’apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l’embauche et sur une base annuelle.
En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d’une forme quelconque d’inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d’assistance téléphonique pour l’intégrité de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).