Directeur.ice des Opérations

A propos du poste

Il s’agit d’un poste de remplacement de 24 mois avec des conditions non accompagnées, basé à Bangui, en RCA, avec un salaire de grade 5 de 50,107 € à 55,674 € par an.

Vous rendrez compte au directrice pays et superviserez le coordinateur logistique, le manager RH-admin et la responsable des technologies de l’information et de la communication (TIC). Vous serez en contact avec la directrice des programmes, le contrôleur financier du pays, d’autres membres clés du personnel et les conseillers régionaux en logistique et en ressources humaines basés à Dublin.

Le poste est à pourvoir le plus tôt possible.

Votre objectif : En tant que membre de l’équipe de direction de Concern RCA, le/la directeur.ice des opérations dirigera la mise en œuvre efficace des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien conformément aux politiques et aux normes de Concern Worldwide et des donateurs. Dans un environnement de travail dynamique, avec une équipe en expansion et un portefeuille croissant de programmes et de donateurs, vous participerez activement au développement stratégique et à la gestion du programme national de Concern en RCA. Vous veillerez à ce que les systèmes de logistique, de ressources humaines, d’administration, de TIC et de sécurité mis en place permettent de fournir en temps voulu des programmes de qualité aux populations vulnérables de la RCA.

Vous serez chargé(e) de :

Gestion des systèmes

• Révision des procédures dans tous les lieux avec des visites régulières de contrôle et de soutien aux programmes sur le terrain pour s’assurer que les procédures sont adaptées aux contextes opérationnels de chaque programme.
• Gérer les systèmes d’information afin de contrôler et de rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des services administratifs, des ressources humaines, des technologies de l’information et de la communication et de la logistique.
• Formuler des recommandations pertinentes et opportunes à l’intention de l’équipe de gestion du programme sur les modifications et les améliorations à apporter aux politiques et aux procédures des systèmes en fonction des besoins du programme et de l’évolution du contexte.
• Veiller à ce que des systèmes de contrôle soient en place et effectivement mis en œuvre dans tous les départements des systèmes afin de garantir la responsabilité et l’utilisation conforme des fonds des donateurs et des fonds internes.
• Réaliser des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et mettre en place des systèmes pour les nouveaux sites et les nouvelles interventions.
• Examen de tous les contrats externes afin d’en assurer la cohérence et la clarté et de minimiser la responsabilité de Concern.

Gestion du budget

• Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations au SMT.
• Préparer les budgets de l’administration, des transports et des salaires nationaux et suivre les dépenses correspondantes.
• Identifier de manière proactive les questions à débattre avec les responsables de budget et l’équipe de direction.

• Exigences en matière de systèmes de calcul des coûts pour les demandes de financement.
• Identifier toutes les exigences des systèmes spécifiques aux donateurs afin d’en assurer la conformité.

Gestion des locaux

• Veiller à ce que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats soient en place dans tous les locaux de Concern.
• Veiller à ce que les baux des locaux soient gérés activement et que les contrats soient évalués.
• Veiller à ce que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales soient gérées de manière proactive.
• Veiller à ce que tous les bureaux, les maisons d’hôtes et les résidences du personnel international respectent les normes de sécurité, de santé et de sûreté.

Gestion RH-administration

• Supervision du manager de l’administration des ressources humaines.
• Veiller à ce que Concern respecte pleinement la législation et les exigences nationales en matière d’emploi, ainsi que les politiques et procédures mondiales en matière de ressources humaines.
• Veiller à ce que le personnel soit formé à la politique de safeguarding et à ce que les mécanismes de signalement et de réduction des risques d’abus fonctionnent efficacement.
• Soutenir le manager RH-admin dans la supervision des procédures de réclamation et de discipline.
• Superviser l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan ambitieux de renforcement des capacités pour l’ensemble du personnel, afin de permettre au personnel national d’évoluer dans sa carrière.
• Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs.
• Diriger les processus de révision des salaires et des avantages sociaux et veiller à ce que les résultats soient analysés et partagés avec l’équipe de direction et d’autres membres du personnel, le cas échéant.
• Superviser la gestion de l’assurance maladie pour le personnel national.
• Promouvoir l’équilibre entre les hommes et les femmes à tous les niveaux de la main-d’œuvre.
• Convenir d’objectifs avec l’équipe de direction pour le recrutement et veiller à ce qu’ils soient atteints.
• Veiller à ce qu’un système efficace d’évaluation des performances soit en place et qu’une formation continue soit dispensée aux responsables hiérarchiques et au personnel.

• Veiller à ce que la structure des systèmes soit adaptée et pertinente pour soutenir efficacement la mise en œuvre du programme.
• Contrôler et examiner les performances de l’équipe ; donner un retour d’information correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances.

Gestion de la logistique

• Gérer en ligne le coordinateur logistique.
• Soutenir le coordinateur logistique pour assurer une maintenance rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide et veiller à ce que les besoins en transport du programme national soient satisfaits.
• Examiner régulièrement les rapports de transport afin de garantir une gestion conforme de la flotte et d’identifier les problèmes en temps utile.
• Veiller à ce que tous les bureaux adhèrent à la politique de gestion des transports et du parc automobile, en accordant une attention particulière aux procédures relatives au carburant.
• Assurer l’acquisition efficace et opportune de biens et de services en fonction des besoins du programme, de manière transparente et responsable, en veillant à ce que l’organisation en ait pour son argent et à ce que les fonds des donateurs soient utilisés de manière justifiée.
• Soutenir les équipes de terrain et le coordinateur logistique dans l’élaboration d’un plan d’approvisionnement annuel pour chaque programme.
• Responsable des appels d’offres, des contrats et des marchés publics internationaux.

• Garantir une trace écrite claire et bien documentée dans les dossiers des systèmes.
• Élaborer un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et TIC).
• Superviser le processus de mise à jour du registre des immobilisations.
• Veiller à ce que tous les magasins et les actifs soient gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.

Technologie de l’information

• Supervision de la responsable TIC.
• Veiller à ce que la politique et les procédures informatiques de Concern soient comprises et respectées par l’ensemble du personnel.
• Veiller à la mise en place de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs, le cryptage, le safeguarding et les mécanismes de protection).

• Veiller à ce que tous les équipements de communication HF, VHF et autres soient opérationnels et utilisés conformément à la politique de communication, et à ce que le personnel reçoive la formation nécessaire sur les protocoles d’utilisation.
• Assurer la liaison avec le service d’assistance informatique de Dublin et le conseiller régional en informatique en ce qui concerne la maintenance, l’équipement et la gestion de l’informatique.

• Développer les capacités informatiques du personnel, ses compétences et sa confiance dans l’utilisation des logiciels courants.

Gestion de la sécurité

• En tant que point focal pour la sécurité du pays pour Concern RCA, soutenir et conseiller la directrice pays dans toutes les décisions relatives à la sécurité.
• Soutenir et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau local et avec d’autres ONGI et INSO.
• Soutenir les groupes focaux de sécurité dans chaque lieu et veiller à ce qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour mener à bien leurs activités.
• Examiner et mettre à jour le plan de gestion de la sécurité de Concern chaque année et, le cas échéant, en fonction de l’évolution du contexte de la sécurité.
• Veiller à ce que tous les incidents de sécurité soient signalés en temps utile par le biais des systèmes de notification existants (internes et externes par l’intermédiaire de l’INSO).
• Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs reçoivent des instructions de sécurité complètes et actualisées à leur arrivée.

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