Directeur(rice) des Finances

Helen Keller Intl

Avis de recrutement

Directeur(rice) des Finances

(Yaoundé, Cameroun)

Guidée par l’héritage remarquable de sa co-fondatrice, Helen Keller, l’organisation Helen Keller Intl s’associe à des communautés qui s’efforcent de surmonter des cycles de pauvreté de longue durée. Nous aidons des millions de personnes à changer durablement leur vie en leur apportant les éléments essentiels que sont une bonne santé, une alimentation saine et une vision claire. Nous travaillons dans plus de 20 pays (Afrique, Asie, Europe et États-Unis) et, en collaboration avec une communauté mondiale de sympathisants, nous veillons à ce que chaque personne ait la possibilité, comme Helen, de réaliser son véritable potentiel.

Nous recherchons actuellement un/une Directeur(rice) des Finances pour rejoindre notre bureau du Cameroun qui est en pleine expansion. Il dirigera tous les aspects de la fonction financière et facilitera la coordination entre la comptabilité, les finances et le personnel du bureau dans le but commun de s’assurer que les objectifs des projets sont atteints. Le/la Directeur(rice) servira de conseiller auprès du Directeur Pays dans l’analyse et le maintien de la santé financière du portefeuille de programmes.

Rapports fonctionnels

Helen Keller a une structure hiérarchique matricielle. Une communication régulière et un esprit d’équipe entre les collègues, tant au niveau hiérarchique que latéral, sont essentiels au bon fonctionnement de cette structure.

Le/la Directeur(rice) des Finances est sous la supervision directe du Directeur Pays et est un membre clé de l’équipe de coordination du pays (“Country Management Team” ou CMT). Afin d’assurer la cohérence des politiques et procédures financières mondiales, le Directeur sera également membre du département des finances au niveau global avec une relation hiérarchique en pointillé avec l’équipe des auditeurs.

Le titulaire du poste supervise directement une équipe d’employés de différents niveaux de compétences professionnelles et travaille en étroite collaboration avec des collègues à tous les niveaux de la structure de gestion mondiale d’Helen Keller, en particulier avec des experts en comptabilité, en budget et en finances, en développement commercial, en systèmes financiers et en normes d’attribution des subventions. Il/elle peut être appelé(e) à participer à des groupes de travail ou à des comités de pilotage au niveau global et/ou à apporter son soutien à des collègues dans d’autres bureaux pays.

Le titulaire de ce poste assurera le lien avec les bailleurs de fonds pour le portefeuille du pays, représentant Helen Keller lors des réunions avec les bailleurs de fonds et les partenaires de projet.

Missions du poste

Le/la Directeur(rice) des Finances est responsable de la gestion financière globale du portefeuille du bureau pays qui peut être composé de projets financés par les gouvernements étrangers et locaux – USAID, Irish Aid, et/ou d’autres projets multilatéraux ou financés par le secteur privé. Il/elle assurera la gestion des efforts déployés par les collègues du bureau pays et du bureau global afin de garantir le respect des politiques et procédures d’Helen Keller, de maintenir des audits internes solides, de superviser la gestion et la maintenance du grand livre et de toutes les autres fonctions comptables, de superviser et de participer à l’administration et à la gestion des récompenses dans le portefeuille du bureau pays, ainsi que la mise en œuvre de mécanismes de surveillance financière afin de garantir l’intégrité financière et la conformité avec les politiques des bailleurs de fonds et d’Helen Keller, ainsi qu’avec les lois locales dans l’ensemble des programmes.

Responsabilités spécifiques

Gestion globale et leadership

• En tant que membre du CMT, le titulaire du poste participera à la planification et à la définition des orientations du bureau pays et de ses programmes, en apportant son point de vue et son expertise uniques au processus.
• Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le Directeur Pays pour surveiller les taux de consommation, les dépenses en cours et d’autres aspects de la santé financière du bureau pays. Il signalera les écarts ou les problèmes budgétaires inhabituels et recommandera des mesures correctives. Il identifiera les défis opérationnels qui affectent l’intégrité de la gestion des ressources.
• Il/elle sera responsable du département des finances et collaborera avec les gestionnaires de programmes pour assurer une planification, une gestion, des rapports et des audits financiers de haute qualité pour tous les programmes, y compris une préparation et une supervision approfondies du budget.
• Le/la Directeur(rice) des Finances devra être un modèle de collaboration pour son équipe matricielle : il consultera et informera efficacement ses collègues afin de maximiser l’efficacité et le partage des connaissances et intégrera les conseils et les orientations des experts en la matière dans le bureau et ailleurs dans l’organisation globale afin de maximiser les performances.
• Il/elle examinera et évaluera l’état des politiques, des procédures et des flux de travail du bureau pays, identifiera les lacunes ou les politiques obsolètes et établira un ordre de priorité pour les améliorations à apporter.
• Il/elle devra être informé des modifications apportées aux lois et réglementations des autorités locales (par exemple, le consortium des organisations non gouvernementales, le service des impôts) et des mandants qui ont un impact sur les opérations d’Helen Keller.
• Il/elle mettra en place une équipe financière très efficace, en recrutant, en supervisant, en encadrant et en évaluant le personnel, ainsi qu’en s’entretenant fréquemment avec les membres de l’équipe au sujet de leurs performances.
• Il/elle déléguera son autorité, consultera et conduira le personnel à atteindre les objectifs et contribuera à une atmosphère propice à l’épanouissement et au développement professionnels.
• Il/elle veillera à rendre des comptes aux bénéficiaires, aux partenaires, aux collègues et aux bailleurs de fonds en fournissant un retour d’information permanent dans un contexte de respect mutuel.
• Il/elle fera des propositions concernant les meilleures pratiques en matière d’opérations financières et participera à des réunions de groupes de travail internationaux chargés d’élaborer des politiques globales et/ou d’optimiser les systèmes et les procédures
• Il/elle devra se familiariser avec les systèmes financiers et les autres systèmes de l’organisation afin d’en optimiser l’utilisation dans un souci d’efficacité.

Gestion du budget et des subventions

• Il/elle devra maintenir une connaissance financière complète du portefeuille de subventions du bureau pays.
• Il/elle dirigera la préparation et l’analyse du budget annuel et à mi-parcours du bureau pays, ainsi que les prévisions, le cas échéant.
• Il/elle collabore avec l’unité “Développement des affaires” pour préparer les budgets des propositions, les exposés budgétaires et les modifications budgétaires. Examiner les budgets pour s’assurer de leur conformité avec le plan de travail.
• Il/elle examinera et analysera l’impact des extensions de coûts, des extensions sans coûts et d’autres réajustements budgétaires.
• Il/elle effectuera un suivi mensuel des taux de mise en œuvre des projets et partagera les rapports d’analyse des écarts avec le Directeur Pays, le CMT et les responsables de budget.
• Il/elle s’assurera que les factures, les rapports financiers, l’analyse des charges à payer, les prévisions et les autres documents financiers à fournir pour les subventions sont établis avec précision et dans les délais impartis.
• Il/elle fera le rapprochement entre les rapports des bailleurs de fonds et le grand livre général (trésorerie et dépenses).
• Il/elle assurera le suivi et le reporting mensuel des dépenses du projet, des taux d’exécution des fonds et des fonds reçus des donateurs, et fournira les informations appropriées au directeur national et aux gestionnaires de programme sur une base mensuelle.
• Il/elle s’assurera que les budgets et autres informations financières sont correctement représentés dans les systèmes de gestion financière et de gestion de projet. Il assurera la gestion des dossiers papier et électroniques pour chaque projet.
• Il/elle effectuera des visites sur le terrain auprès des sous-récipiendaires, selon les besoins, afin de contribuer à l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires.
• Il/elle gérera les processus de démarrage et/ou de clôture des projets, selon les besoins.
• Il/elle maintiendra une connaissance actualisée des procédures des bailleurs de fonds et des règles et réglementations de l’USAID et veillera à leur respect.

Comptabilité et gestion du grand livre

• Il/elle dirigera le personnel comptable et financier et s’engagera à ses côtés, si nécessaire, afin d’assurer, en temps voulu et avec précision, la tenue du grand livre, la gestion des opérations bancaires et de la trésorerie, les comptes créditeurs et les processus de paie et d’approvisionnement, pour le bureau principal et tous les sous-bureaux.
• Il/elle maintiendra une séparation claire des tâches au sein de l’équipe des finances et de la comptabilité et veillera à ce que des contrôles internes solides soient en place et à ce que le personnel reçoive une formation polyvalente afin que des remplaçants soient toujours disponibles, dans la mesure du possible compte tenu de la taille du bureau.
• Il/elle devra gérer le processus de clôture mensuelle afin de garantir le respect des calendriers de reporting de l’organisation et des parties prenantes.
• Il/elle veillera à ce que :
  • Les soldes du grand livre sont analysés.
  • Les rapports financiers de qualité sont produits conformément aux calendriers des donateurs et d’Helen Keller
  • La paie est analysée pour en vérifier l’exactitude et la cohérence avant l’approbation finale par le Directeur Pays ;
  • Les paiements de prestations et d’impôts (cotisations de sécurité sociale, impôts, etc.) sont effectués à temps ; des preuves claires des paiements sont disponibles et tous les calculs de la paie, les prestations et les décaissements sont conformes à la politique en matière de ressources humaines.
  • Les données financières sont exactes et à jour pour permettre un processus de clôture mensuelle en temps voulu.
  • Les systèmes de classement et d’archivage des documents financiers sont maintenus.
• Il/elle gérera les flux de trésorerie afin de garantir le maintien des liquidités ; surveillera les fluctuations des devises ; établira des procédures bancaires électroniques saines et veillera à ce que les rapprochements bancaires soient exacts.
• Il/elle s’assurera que les audits des pays et des projets sont programmés en temps voulu ; il/elle gérera et s’engagera dans le processus si nécessaire. Il/elle s’assure également que les plans d’action correctifs sont pleinement mis en œuvre.
• Il/elle s’assurera que tout passif éventuel est suivi et signalé au Directeur Pays et au contrôleur et assurera la liaison avec la banque sur les questions relatives à la gestion des risques.
• Il/elle assurera le suivi des accords avec les bailleurs de fonds et des sous-subventions accordées aux partenaires et veillera à ce que toutes les avances aux partenaires soient justifiées et à ce que les produits livrés soient reçus.

Qualifications

• Master en gestion financière, comptabilité ou diplôme universitaire équivalent ; plus expérience professionnelle d’au moins dix ans, dont au moins cinq ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’éducation et d’expérience.
• Expérience avérée de l’établissement de rapports financiers, de la gestion financière et du grand livre, des contrôles financiers et de la gestion de projets, y compris la capacité avérée d’élaborer et de contrôler des budgets et de gérer des activités opérationnelles en collaboration.
• Intérêt pour le développement international et les programmes de santé publique et compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières dans la conception et la mise en œuvre des projets.
• Des compétences analytiques et conceptuelles, ainsi que la curiosité et l’agilité d’apprentissage nécessaires pour réussir dans une organisation en pleine croissance dont les systèmes financiers et opérationnels évoluent.
• Connaissance des règlements des bailleurs de fonds, y compris l’USAID et/ou d’autres agences de développement gouvernementales étrangères, ainsi que d’autres agences de développement multilatérales.
• Aptitude à négocier/soutenir efficacement les négociations avec les donateurs, à résoudre les problèmes et à adopter des approches proactives pour améliorer les processus de gestion financière et budgétaire.
• Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités, de constitution/gestion d’équipes et de coordination. Aptitude à déléguer efficacement des responsabilités et à encadrer le personnel subalterne.
• Compétences bien établies et pratiquées en matière d’organisation et de planification
• Bonne connaissance de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, y compris la capacité à communiquer clairement des questions financières, opérationnelles et de conformité complexes dans un langage non spécialisé.
• Maîtrise avérée de divers logiciels financiers (feuilles de calcul, progiciels de comptabilité).
• Esprit de collaboration, flexibilité et recherche de solutions. Capacité à travailler sous pression, à maintenir un équilibre en cas de stress et à respecter des délais stricts, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation.
• Capacité et volonté d’assouplir les horaires de travail pour s’adapter à plusieurs fuseaux horaires, selon les besoins.
• Respect manifeste de toutes les personnes, indépendamment de leur religion, de leur origine ethnique, de leur classe sociale ou de leur sexe, grande aisance à travailler dans un environnement diversifié et engagement manifeste en faveur de normes éthiques professionnelles élevées.
• Engagement personnel envers la mission et les objectifs d’Helen Keller et les valeurs incarnées par la cofondatrice d’Helen Keller Intl, à savoir la compassion, le courage, la rigueur et l’optimisme