Direction financière et de la levée de fonds / Executive Director

(English below)

Offre d’emploi chez Projet 10: Direction financière et de la levée de fonds

• Travailler pour le bien-être et l’autonomisation de la jeunesse 2SLGBTQI+ vous passionne?
• Cherchez-vous un emploi engagé pour faire une différence dans la vie des gens tous les jours? 

• Êtes-vous quelqu’un qui aime le défi et embrasse la complexité? 

• Dans un poste de direction, auriez-vous l’esprit collaborateur, compassionné, positif et rassurant?

• Êtes-vous une personne autonome et efficace, dotée d’un sens de l’organisation,?

• L’anti-oppression figure-t-elle dans votre parcours engagé?

Projet 10 cherche actuellement à remplir le poste Direction financière et de la levée de fonds pour guider l’organisme dans un esprit proactif, organisé et collaborateur à travers une période de transition exceptionnelle.  Projet 10 travaille à promouvoir le bien-être personnel, social, sexuel et mental des adolescant·e·s et des jeunes adultes lesbien·ne·s, gais, bisexuel·le·s, transgenres, transexuel·le·s, bispirituel·le·s, intersexes ou en questionnement âgé·e·s de 14 à 25 ans. Prônant la défense des droits, la conscientisation et une approche de réduction des méfaits, Projet 10 vise à développer l’autonomisation et l’autodétermination des jeunes sur les plans individuel, communautaire et institutionnel, mettant au cœur de ses activités les individus et les groupes qui vivent des oppressions multiples et intersectionnelles. Les services sont offerts gratuitement, de façon confidentielle et anonyme, en français et en anglais. 

Pour plus de détails à propos des services et programmes de Projet 10, voici son site. Vous pouvez également consulter leurs derniers rapports financiers et annuels en cliquant ici.

Nous recrutons en même temps pour le poste de Direction générale. Suivant une période d’encadrement, la formation continue sera offerte à la personne nouvellement embauchée.

Conditions:

• Salaire annuel: de 75 000 $ à 80 000 $ (selon expérience)

• 32-40 heures par semaine (selon vos préférences et les besoins de l’organisme) avec mode hybride parfois possible

• • Avantages sociaux intéressants, dont:

• Avantage médicaux (chez Assurances Desjardins)

• 500 $ par année fiscale (1er avril au 31 mars) de contribution au soins personnels (selon approbation par le Conseil d’administration) 

• Quatre (4) semaines de vacances, dont deux sont choisies par l’employé.e avec au moins 4 semaines d’avis, selon approbation par le Conseil d’administration. Deux (2) semaines seront obligatoirement durant les périodes de fermeture des bureaux (1 semaine au mois d’août, 1 semaine au mois de décembre).  

• Nombre de jours de congé ou absences autorisées selon notre politique de personnel s’appliquera, entre autres, au deuil, à la sabbatique de développement professionnel, aux jours fériés religieux, aux périodes de congé spéciales payées préalablement.  

Champs d’activité et responsabilités principales:

Financial management

• Assurer une gestion financière exacte et vigilante, visant à atténuer les risques
• Superviser et soutenir la comptabilité (assuré par personnel externe) et la tenue de livres (poste interne);
• Assurer le bon traitement des remboursements et avances en espèces, de la paie, des comptes créditeurs et comptes débiteurs;
• Assurer que la retenue à la source et autres versements vers le gouvernement respectent l’échéancier en vigueur;
• Assurer en collaboration avec la comptabilité la remise des déclarations d’impôts; 
• Superviser la remise des formulaires de renouvellement auprès du Registraire des entreprises du Québec.

Statut d’organisation à but non lucratif 

• Veillez, dans l’immédiate et avec l’aide de la consultante externe, la coordinatrice financière et de la comptabilité, la soumission du formulaire T3010, un rapport remis à la Direction des organismes de bienfaisance;
• Assurer le bon traitement des dons, y compris l’émission des reçus à fin d’impôts et l’envoi de cartes de remerciement, en collaboration avec la coordinatrice financière; 
• Assurer la confidentialité des données personnelles des donateurs.

Gouvernance (suivi réglementaire)

• Soutenir la Direction générale à instaurer des mesures et dispositifs de bonne gestion règlementaire internes et externes souples et conformes à la déontologie d’un OBNL; 
• Soutenir la Direction générale dans le recrutement de nouveaux membres au conseil d’administration, au besoin;
• Produire des rapports mensuels financiers destinés au Conseil d’administration.

Financement et partenariats

• Maintenir des rapports bien tissés, transparents, et professionnels avec tous les bailleurs de fonds (gouvernement, fondation, corporatifs, individuels);
• Superviser la production et soumission de tout rapport destiné à un bailleur de fonds;
• Veillez au renouvellement annuel du financement du PSOC;
• Cibler et évaluer les subventions qui pourront soutenir les activités régulières (dépenses de base) de l’organisme, de manière prioritaire selon l’envergure;
• Faire effort commun avec l’équipe de consultation externe et le nouveau conseil d’administration à chercher des opportunités de nouvelles sources de financement;
• Superviser une campagne annuelle de levée de fonds qui cible les donateurs individuels.

Exigences

• Disponible pour entrer en fonction en mode présentiel sur Montréal (au bureau de P10 dans le quartier Ahuntsic);
• Un vécu 2SLGBTQI+ et expérience dans ses communautés;
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de direction (peu importe le domaine, un atout si l’expérience relève du milieu sans but lucratif);
• Preuve de bilinguisme pratique, c-à-d la facilité d’entretenir une conversation avec les membres et partenaires ainsi que la capacité de rédiger des demandes de subvention en français et en anglais;
• Engagement à conformer aux règlements, politiques, valeurs et approches de l’organisme;
• Expérience dans le maintien d’un milieu de travail ancré dans l’anti-oppression et l’équité;
• De fortes compétences quant à la gestion et supervision des finances, preuve de minutie;
• Forte capacité à communiquer et agir selon une déontologie bien fondée;
• Ability to multitask and manage multiple priorities simultaneously;
• Esprit collaborateur et rassurant dans l’approche à la gestion d’équipe;
• L’expérience dans le recrutement, la supervision, le soutien, et au cas où, dans la mise en place de mesures disciplinaires à l’égard du personnel;
• Grande capacité de l’animation de groupe, ainsi qu’une familiarité avec la prise de décision par consensus;
• par consensus;
• À l’aise de travailler avec une équipe en mode présentiel ou à distance.

Atouts:

• Expérience de travail dans au moins un des contextes suivants : un organisme 2SLGBTQI+, un organisme jeunesse, organisme BIPOC (Noires, autochtones, personnes racisées), agence de santé ou de services sociaux, au sein d’un organisme de travail de proximité auprès de sa clientèle, etc.;
• Expérience dans la gouvernance associative, par ex. assemblées générales extraordinaires (spéciales), accueil et formation de nouveaux membres du conseil d’administration, rédaction de politiques d’un organisme;
• Expérience dans le recrutement, la supervision, le soutien et dans la mise en œuvre d’actions disciplinaires à l’égard de bénévoles ou du personnel contractuel externe;
• Compétences dans les processus de résolution de conflit.

Processus d’embauche et de dépôt de candidature

Si ce poste vous intéresse ou vous intrigue, nous vous encourageons à postuler. 

 Nous vous encourageons de postuler même si vous ne répondez qu’à certaines exigences du poste; si vous vous considérez capable d’assurer certaines des responsabilités mais pas la totalité, nous vous invitons à postuler pareil. 

 Nous examinerons exclusivement les candidatures avec CV et un énoncé de motivation inclus, ce dernier peut être soumis SOIT par écrit OU par moyen d’une courte capsule vidéo. Vous pouvez postuler en anglais ou en français. 

Veuillez noter que le bilinguisme fonctionnel est une exigence pour ce poste. Nous effectuerons une entrevue préliminaire afin d’évaluer votre niveau de confort dans les deux langues en amont de l’entrevue de candidature principale. Cette entrevue préliminaire sera également votre occasion de nous poser des questions à propos du poste, et d’en saisir votre niveau de confort; de notre part, il nous permettra d’évaluer votre niveau d’intérêt et de juger vos capacités de répondre aux tâches requises, au cas où.

Nous vous encourageons de nous faire part de tout élément de votre parcours qui aura informé vos compétences et votre expertise, tel que le travail non rémunéré ou informel, les stages, le bénévolat, les activités de solidarité ou de collecte de fonds, l’entrepreneuriat, l’activisme, etc. Tout ceci sera pris en compte et valorisé comme un atout en évaluant votre candidature. 

Veuillez envoyer votre lettre de motivation, ou capsule vidéo, avec votre CV à 

[email protected]  à l’attention du Comité d’embauche DF au plus tard le 12 février à 9h.

Équité en matière d’emploi

Projet 10 reconnait les diverses contributions particulières de personnes ayant expérience avec l’oppression et invite alors les personnes Noires, autochtones, racisées, femmes, 2SLGBTQIA+, vivant avec handicap ou avec le VIH, ainsi que les personnes ayant vécu l’incarcération à postuler. Comme organisme jeunesse, nous encourageons les candidatures de personnes qui ont l’âge qui s’approche à celle de notre clientèle cible. Pourtant, les personnes âgées de moins de 18 ans, de même que les usagères actuelles ou récentes de nos services, ne seront pas éligibles. 

Si vous avez des besoins d’accessibilité qui touchent le processus d’embauche, n’hésitez pas à les porter à l’attention de l’équipe d’embauche. Nous ferons notre mieux de vous accommoder.

Nous contacterons uniquement les personnes dont les candidatures sont sélectionnées pour une entrevue préliminaire.

Si vous avez des questions sur le poste ou le processus de candidature, veuillez envoyer un courriel à [email protected]  et un membre du comité de recrutement vous répondra. Un nouveau conseil d’administration sera élu lors de l’assemblée générale extraordinaire du 22 janvier à 18h30 par zoom.  Tous les participants sont les bienvenus.  Ce sera une bonne occasion d’en savoir plus sur le P10, d’écouter le personnel et de rencontrer le nouveau conseil d’administration. Consultez le site web du P10 pour plus d’informations et envoyez un courriel à [email protected]  pour en savoir plus sur la façon de devenir membre.

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Project 10 Executive Director Job Posting

• Are you passionate about 2SLGBTQI+ youth wellness and empowerment?

• Do you want a job that is meaningful and that makes a difference in people’s lives, every day?

• Are you the type of person who embraces challenge and complexity?

• Are you a caring, positive, collaborative and confident leader?

• Are you organized, efficient and autonomous?

• Are you experienced with and committed to anti-oppression?

Project 10 is currently looking to hire an Executive Director to lead the organization in a proactive, organized and collaborative manner.  Project 10 works to promote the personal, social, sexual and mental well being of lesbian, gay, bisexual, transgender, transsexual, two-spirit, intersex and questioning (2SLGBTQ+) youth and adults 14-25. Through advocacy and education, using a harm reduction approach, Project 10 aims to facilitate the empowerment of youth at individual, community, and institutional levels with a particular emphasis on supporting individuals and groups who experience multiple and intersecting oppressions. Services are free of charge, confidential and anonymous, and are offered in English and French. 

More information on Project 10’s services and programs is here.  You can also consult the last annual report and financial statements here.

We are also hiring a Funding and Finance Director at the same time.  Both of these positions will include the opportunity to benefit from a solid orientation process and ongoing coaching.

Terms:

• $75,000 – $80,000 (commensurate with experience)

• 32-40 hrs per week according to your preference and the needs of the organization, with the possibility of some hybrid work

• Competitive benefits including:

• Health benefits with Desjardins insurance

• • $500.00 per reference year (April 1-March 31) to be used toward self-care, upon approval by the Board of Directors 
  • Four weeks vacation (two weeks are to be chosen by the employee, at least four weeks in advance, with the authorization of the Board of Directors; Two weeks are to be taken during the period when Project 10 is closed (one (1) week during the month of August and one (1) week during the month of December).  

• Grief days, special paid leave, leave of absence, professional development sabbatical, religious holidays as per our personnel policy

Main areas of responsibility:

Financial management

• Collaborate with the Financial Director as needed to ensure the smooth functioning of financial management systems

Supervising and supporting staff 

• Oversee safety and security of premises for volunteers, staff and members;
• Actively promote and contribute to an empowering, welcoming, positive and supportive work environment for staff and volunteers;
• Do monthly supervision sessions to all staff (and more as needed);
• Ensure that employees and volunteers  are acting professionally and ethically, following the by-laws, policies and procedures of the organization;
• Offer professional development opportunities to staff;
• Work collaboratively with staff to ensure that the best quality of services are provided to members;
• Ensure regular staff meetings are held (minimum twice / month) with all in attendance and minutes taken (possibility of rotating facilitation amongst staff);
• Ensure that the organization follows all labour laws;
• Ensure that HR records are kept up to date and confidential;
• Recruit and onboard new staff as needed;
• Work with staff and board volunteers to maintain and update HR policies;
• Create as many leadership, collaborative decision-making and skills development opportunities for youth as possible within the organization and through the programs and services;
• Promote and model a trusting, transparent and collaborative work culture within the team;

Governance 

• Ensure that by-laws and policies are upheld by staff, members, partners and volunteers;
• Oversee and sign off on any communication made externally related to special or annual general meetings;
• Develop and/or update policies and procedures where needed e.g. credit card policy, grievance policy, social media use policy, code of conduct;
• Create an onboarding package and arrange for a training session for the board;
• Ensure that incoming board members are adequately briefed and trained;
• Ensure prompt reporting on programs, finance, and operations as a whole for incoming board;
• Ensure a direct means of communication between staff and board e.g. staff reports to the board done through rotating staff members, and reports back from board meetings by rotating staff;
• Explore the possibility of establishing a Youth Council (with governance committee)
• Contract external facilitators and consultants when needed to ensure the health and good functioning of the organization;

Communications

• Work with staff to send out regular communications via e-newsletter and social media to members;
• Coordinate with staff to ensure appropriate use and regular updating of all of the organizations’ communications platforms with regards to hours and services;
• Maintain transparency and clarity with members and donors;
• After working to find other solutions, ensure that any closure periods are communicated in advance to the membership;
• Work with staff to keep records of attendance at activities and other pertinent information that is required for funders;

Building / Infrastructure

• Oversee the regular cleaning and security of the office space;
• Liaise with the landlord as needed;
• Ensure rent is paid on time and that any maintenance issues that fall within the scope of the lease are flagged in writing to the landlords promptly;
• Create an inventory list and ensure the safety and security of all equipment on and off the premises;
• Ensure that proper IT systems are functioning and contract support when necessary;

Requirements

• Available to work in person in Montreal (at the P10 offices in the neighbourhood of Ahunstic) 
• Lived experience in 2SLGBTQI+ communities;
• Minimum of 3-5 years experience in a management, coordination or administrative position in the non-profit sector, specifically with experience in supporting and supervising staff;
• Functional bilingualism e.g. ability to converse with members and partners comfortably in French and English, ability to write grants in French and English;
• Commitment to upholding the bylaws, policies, values and approaches of the organization;
• Past experience in contributing to and upholding an anti-oppressive, equitable workplace;
• Strong, organized financial management and oversight skills;
• Strong ability to communicate and act in a professional and ethical way;
• Ability to multitask and manage multiple priorities simultaneously;
• Collaborative, confident leadership style; 
• Previous experience recruiting, supervising, supporting, and when necessary, overseeing disciplinary actions with staff;
• Strong group facilitation skills and past experience with consensus-based decision-making;
• Comfortable with potentially working with staff partially in person and partially remote;

Assets:

• Previous experience working in any of the following: 2SLGBTQI+ organization, youth organization, BIPOC organization, health and social services organization, direct service provision organization etc.;
• Previous experience with governance e.g. special general meetings, onboarding new board members, writing policy;
• Previous experience recruiting, supervising, supporting and when necessary, overseeing disciplinary actions with volunteers and contractors
• Conflict resolution skills.

Application and hiring process

If you are at all interested or curious, we encourage you to apply.

We encourage you to apply even if you have some of the requirements, not all of them, and even if you see yourself doing some of the tasks above, and not all of them. 

Only applications that include a cover letter OR short video presentation and CV will be accepted.  You can apply in English or French.

Please note that functional bilingualism is required for this position.  We will be doing a pre-screening to assess your level of comfort with both languages before a full interview.  This pre-screening will also be an opportunity for you to ask us questions about the position and assess your interest and comfort with what you might be taking on.  

We strongly encourage you to share any relevant lived experience that you have that contributes to your skills and expertise, such as unpaid and under the table work, internships, volunteer experience, grassroots solidarity and fundraising work, entrepreneurship, activism etc.  This is valued and will be considered as an asset in the hiring process. 

Please send your cover letter or video, as well as your CV Attn: ED Hiring Committee to [email protected]  by Feb. 12th at 9am.

Employment Equity 

Project 10 recognizes the unique contributions of people who experience marginalization or oppression and invites people who are Black, Indigenous, people of colour, women, 2SLGBTQIA+, people with disabilities, people who are HIV+, and/or previously incarcerated to apply. Project 10, as a youth organization, encourages those that are near our age mandate to apply. (Unfortunately, those under 18 are not eligible, nor are current or recent Project 10 service users.)

If you have any accessibility needs for the interviewing process, please don’t hesitate to make that known to the hiring team.  We will do our best to accommodate you.  

Only applicants selected for a pre-interview will be contacted. 

If you have any questions about the position or the application process, please email [email protected] and a member of the hiring committee will get back to you. A new Board of Directors will be elected at the Special General Meeting on January 22nd at 6:30.  All are welcome to attend.  This will be a good opportunity to learn about P10, hear from staff and meet the incoming Board of Directors. See the P10 website for more information and email [email protected] to learn more about becoming a member.