Events Assistant // Assistant(e) d’événements

Employment Opportunity

Ottawa Riverkeeper is seeking 1-2 talented and organized Events Assistants to help plan our 2024 events.

• Note: The number of positions and date ranges for each role are funding-dependent. When applying, please indicate your preferred start and end dates, including (but not necessarily limited to):
  • Position #1: Start Date: April 29, 2024 End Date: July 5, 2024
  • Position #2: Start Date: June 3, 2024  End Date: August 23, 2024
• Hourly Wage: $21.95/hr
• Hours: 37.5 hrs/week
• Applications will begin to be reviewed as early as January 15th, 2024. Interviews will occur on a rolling basis, until the position is filled.

What you will do

As Events Assistant, you will help organize and implement a range of Ottawa Riverkeeper events, including the Riverkeeper Gala, and outreach events through the spring and summer months. This will include:

• Taking an active role in coordinating and implementing events
• Communicating with and helping to coordinate suppliers, stakeholders, attendees, volunteers
• Assisting with event logistics, vendor relations, communications, silent auction, volunteer management, and other elements of the event planning and logistics 
• Record keeping as it relates to volunteer engagement and participation
• Working with site maps, invoices, signage and other event and outreach materials

What you bring

You are energetic and passionate about the environment and have the desire to protect it! You are self-starting and outgoing. For further success in the role, you also have:

• Excellent public relations and customer service skills in dealing with internal and external partners
• A highly organized and detail-oriented work style, with the ability to meet deadlines
• Flexibility to work some weeknights and weekends

Other valued skills:

• Previous event planning experience
• Proficient in the use of Microsoft Excel, Google Workspace and donor databases, such as Salesforce
• Strong communication skills in both French and English
• Valid drivers licence and access to a car

Ottawa Riverkeeper is committed to enhancing diversity, equity, and inclusion in its staff and programs. To hire a diverse team, we are committed to training employees who may not have all the required formal experience but can explain in their cover letter how they meet the job requirements and are willing to learn the necessary skills.

Ottawa Riverkeeper is a great place to work!

This is an opportunity to join a great team focused on making positive environmental change. Our culture is flexible and fun. We love the outdoors and love the work we do to protect the watershed. 

• We have an amazing work culture with smart, engaged colleagues who want to learn and improve while having fun.
• We work with colleagues and volunteers across the watershed and have a strong culture of collaboration.
• We value flexibility and work-life balance for our team members and offer flexible work hours.
• We provide you with the chance to lead change and have an impact on the watershed’s health. 
• Our office is located in River House, a beautifully restored heritage boathouse with direct access to the waters of the Ottawa River. 

Possibilité d’emploi

Garde-rivière des Outaouais recherche 1-2 assistant(e)s d’événements talentueux et organisé pour aider à planifier nos événements de 2023.

• Note : Le nombre de postes et les dates de début et de fin pour chaque rôle dépendent du financement. Lorsque vous postulez, veuillez indiquer vos dates de début et de fin préférées, y compris (mais pas nécessairement limitées à) :
  • Poste 1 Date de début : Le 29 avril 2024 Date de fin : le 5 juillet 2024
  • Poste 2 Date de début : Le 3 juin 2024 Date de fin : le 23 août 2024
• Salaire horaire : 21.95 $ / h
• Heures : 37,5 h / semaine
• L’examen des candidatures débutera dès le 15 janvier 2024. Les entrevues se dérouleront sur une base continue, jusqu’à ce que le poste soit occupé.

Tâches à réaliser

En tant qu’assistant(e) d’événements, vous aiderez à organiser et à mettre en œuvre une gamme d’événements de Garde-rivière des Outaouais, y compris le Gala de Garde-rivière, et des activités de mobilisation au cours des mois de printemps et d’été. Cela comprend ce qui suit :

• Jouer un rôle actif dans la coordination et la mise en œuvre des activités.
• Communiquer avec les fournisseurs, les intervenants, les participants et les bénévoles
• Aider à la logistique des événements, aux relations avec les fournisseurs, aux communications, aux encans silencieux, à la gestion des bénévoles et à d’autres éléments de la planification et de la logistique des événements. 
• Tenir des dossiers en ce qui concerne l’engagement et la participation des bénévoles.
• Travailler avec les cartes du site, les factures, la signalisation et d’autres documents d’événement et de sensibilisation.

Ce que vous apportez

Vous êtes énergique et passionné par l’environnement et avez le désir de le protéger! Vous êtes entreprenant et extraverti. Pour réussir davantage dans ce rôle, vous avez également :

• D’excellentes compétences en matière de relations publiques et de service à la clientèle pour traiter avec des partenaires internes et externes.
• Un style de travail très organisé et axé sur les détails, avec la capacité de respecter les délais.
• Une souplesse pour travailler certains soirs de semaine et les fins de semaine.

Autres compétences utiles :

• Expérience antérieure de la planification d’événements.
• Maîtrise de l’utilisation de Microsoft Excel, de Google Workspace et des bases de données de donateurs, comme Salesforce.
• Compétences solides en communication en français et en anglais.
• Permis de conduire valide et accès à une voiture.

Garde-rivière des Outaouais est déterminé à améliorer la diversité, l’équité et l’inclusion dans son personnel et ses programmes. Pour embaucher une équipe diversifiée, nous nous engageons à former des employés qui pourraient ne pas avoir toute l’expérience officielle requise, mais qui peuvent expliquer dans leur lettre de présentation comment ils répondent aux exigences du poste et sont disposés à acquérir les compétences nécessaires.

Garde-rivière des Outaouais est un endroit où il fait bon travailler!

Il s’agit d’une occasion de se joindre à une équipe formidable axée sur la réalisation de changements environnementaux positifs. Notre culture est souple et agréable. Nous aimons le plein air et aimons le travail que nous faisons pour protéger le bassin versant. 

• Nous avons une culture de travail incroyable avec des collègues intelligents et engagés qui veulent apprendre et se perfectionner tout en ayant du plaisir.
• Nous travaillons avec des collègues et des bénévoles dans tout le bassin versant et avons une forte culture de collaboration.
• Nous valorisons la souplesse et la conciliation travail-vie personnelle des membres de notre équipe et offrons des horaires de travail flexibles.
• Nous vous offrons la possibilité de mener le changement et d’avoir une incidence sur la santé du bassin versant. 
• Notre bureau est situé à la Maison riveraine, une maison de plaisance patrimoniale magnifiquement restaurée avec un accès direct aux eaux de la rivière des Outaouais.