• Faciliter, organiser et gérer la production et la soumission des documents de communication suivant les procédures prescrites par le manuel de communication de parrainage, en collaboration étroite avec les familles.
• Faciliter et participer dans le travail de mobilisation communautaire et de programme.
• Participer dans les prises de décision de l’équipe du PU.

Résultats finaux clés et responsabilités typiques

Résultat 1 : Communication et relations avec les familles/localités

• Faciliter les relations avec les familles d’enfants parrainés en effectuant régulièrement des visites domiciliaires, des séances de formation sur les communications et des réunions d’information.
• Travailler en étroite collaboration, fournir le matériel adéquat (communication) et faciliter la formation les membres de clubs de jeunes et autres volontaires sur les politiques de Plan International, notamment celles sur la protection de l’enfant et les communications.
• Accompagner les clubs de jeunes, assister à leurs rencontres au moins 1 par trimestre et faire le suivi de leur requêtes et demandes auprès de l’Unité de programme.
• S’assurer de la qualité et de la fiabilité de toute information fournie par les familles et les membres des localités (y compris membres de clubs de jeunes, OBC et autres volontaires) au moment de l’inscription d’un enfant, dans tous les échanges avec les parrains et les NO (à travers les NOI), au moment de l’annulation/graduation et pour toute autre requête émanant de l’Unité de programme, du bureau central ou d’un NO.
• Préparer et soumettre la planification hebdomadaire chaque lundi et des rapports hebdomadaires, mensuels et/ou trimestriels complets et informatifs dans les délais impartis à leur superviseur.
• Soumettre toutes les communications vérifiées et disponibles collectées au cours de la semaine chaque vendredi en y annexant une feuille de contrôle remplie et signée.
• Organiser leur temps de travail de manière efficace pour répondre aux besoins de l’Unité de programme et du bureau central en ce qui a trait à :

• La soumission d’un SCU ou SCI annuellement pour chaque SC inscrit dans le programme de parrainage
• La soumission d’un WGC au moment de l’inscription d’un enfant, d’un dessin attaché au SCU chaque année, ainsi qu’un FWL au moment de la graduation d’un enfant
• La soumission de 95% des documents inscrits (de la petite production) dans leur planification hebdomadaire respectif chaque lundi pour la semaine précédente
• La soumission de 95% des SCU/SCI planifiés pour le mois à la fin de celui-ci
• La prise et le téléchargement de deux photos (individuelle et famille) annuellement pour chaque SC sur CD-Pet et leur soumission aux assistants
• La sauvegarde et l’identification adéquate des photos des photos de famille des SC à soumettre pour impression chaque année
• L’organisation et l’accompagnement des parrains qui visitent leur enfant parrainé et les localités

• S’assurer de la soumission du SCCDR comprenant les motifs de l’absence et toute information utile pour tout enfant parrainé déclaré absent dans le mois de l’absence constatée et effectuer une visite domiciliaire au bout de trois mois pour vérifier le retour ou non de l’enfant.
• Procéder aux annulations des enfants parrainés en SCCDR au bout de six mois après visite domiciliaire si l’enfant est toujours absent et fournir leur remplacement dans la même localité (sauf avis contraire de l’Unité de programme).
• Favoriser l’enrôlement des frères et sœurs d’une même famille en ne dépassant pas le quota de trois enfants par famille.
• S’assurer du contenu adéquat des dossiers de SC (le premier SCI de l’enfant, le dernier SCU à jour, la forme d’adhésion des parents, les formes de visites domiciliaires, les rapports de visites de parrain et tout autre document jugé nécessaire) et de leur classement efficace avec un minimum de sécurité, notamment ceux des SC annulés ou gradués dans un classeur séparé.
• Vérifier auprès de l’Unité de programme les limites géographiques et programmatiques établies pour éviter les enrôlements non programmés et limiter les doubles enrôlements.
• Participer aux réunions du département de parrainage et toute autre rencontre jugé nécessaire par leur superviseur.
• S’assurer du bon entretien du matériel de travail (ordinateur, caméra…) qui est sous leur responsabilité.
• Fournir toute information additionnelle requise sur les familles par les différents membres et secteurs de l’Unité de Programme

Résultat 2 : Développement Communautaire

• Faciliter, mobiliser les localités et participer activement aux réunions communautaires de leur zone de couverture selon les exigences de leur superviseur ou de l’Unité de programme.
• Servir d’intermédiaire entre les familles/localités et l’Unité de programme dans l’identification des besoins, l’exécution des activités, l’implémentation des projets et le partage d’information essentielle.
• S’assurer que les familles/localités soient au courant de l’approche de travail de Plan International-Haïti, des interventions menées/soutenues par l’organisation dans leur zone de couverture et des initiatives globales en faveur des droits des enfants.
• Identifier au cours des visites domiciliaires les cas spéciaux (enfant parrainé non scolarisé, malade et/ou enceinte) et en faire le rapport à leur superviseur avec en copie le manager concerné de l’Unité de programme.
• Faciliter l’échange d’informations entre les familles d’enfants parrainés et les managers de l’Unité de programme pour la prise en charge des cas spéciaux et faire le suivi conformément aux procédures en place.
• Faciliter et participer activement aux activités financées/soutenues par Plan et ses partenaires dans leur zone de couverture.
• Promouvoir l’approche du Développement Communautaire Centré sur l’Enfant dans les localités et auprès des familles.
• Participer activement aux activités menées par les localités, particulièrement celles des clubs de jeunes et des OCB.
• Travailler en étroite collaboration avec l’Animateur de développement communautaire de l’Unité de programme pour assurer la constance des informations fournies aux localités.
• Participer à toute autre tâche assignée par leur superviseur ou l’Unité de programme.
• Travailler en étroite collaboration avec les managers de l’Unité de programme dans la mise en œuvre, le suivi et la clôture des activités de programmes dans les localités afin de récupérer les actions des projets pour promouvoir les travaux de Plan International-Haïti dans les localités.
• Servir comme agent de suivi en vérifiant la qualité de la mise en œuvre des projets dans les localités.
• Contribuer au développement des localités en proposant et réalisant des activités en étroite collaboration avec les managers de l’Unité de programme.

Responsabilités par rapport à la protection des enfants

• S’assurer que les correspondances entre les parrains et les enfants ne soient pas un vecteur favorisant la violation des droits des enfants à la protection.
• S’assurer de la Redevabilité envers les bénéficiaires du Programme de parrainage en recevant leurs plaintes et partager les feedbacks.
• Assurer la promotion du DCCE sur le terrain à travers les rencontres avec les familles afin de faciliter leur intégration et participation au programme.
• Faciliter la prise en compte des opinions des enfants en rapport à leur consentement pour les prises de photos et leur participation au Programme.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.

Responsabilités en situation d’urgence

• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• En cas d’urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires.

Autres Responsabilités

• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International-Haïti au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International ;
• Exécuter toutes autres taches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué ;
• Considérer les approches d’égalité de genre.

Gérer les problèmes

Veiller à ce que les communautés et enfants parrainés comprennent mieux le parrainage et l’approche de travail de l’organisation.

Communication et relations de travail

1. Interne

• Programme/Parrainage,
• Administration

2. Externe

• Les familles des enfants parrainés
• ONG,
• OG,
• OCB,
• Volontaires Communautaires

Connaissances

• Diplôme /finissant (e) en Sciences Sociales/Humaines
• Avoir au moins 2 ans d’expérience dans les questions de droits humains et plus particulièrement la protection de l’enfance, la réunification familiale, la traite des enfants.
• Avoir travaillé au moins une année au sein d’une ONG/institution à un poste similaire
• Avoir des expériences pertinentes dans la mobilisation communautaire, la facilitation de formations et plus particulièrement avec les enfants et les jeunes.
• Avoir une bonne connaissance des méthodes participatives (Child to Child, PRA, SARAR, etc.)
• Maîtrise du français et du créole, connaissance de l’anglais un atout
• Maîtrise des logiciels de base Word, Excel
• Être détenteur d’un permis type A/B et capable de conduire une Moto

Compétences

• Excellente habilité à travailler dans une équipe multi disciplinaire.
• Faire preuve d’approche proactive au travail.
• Bonne capacité d’initiative dans l’identification et la résolution de problèmes
• Capacité de travailler sous pression et rapidité d’exécution
• Avoir la capacité d’organiser, planifier et prioriser les activités
• Bonne relation interpersonnelle
• Disposer de bons atouts du point de vue communicationnel (oral et écrit)

Comportements

• Attitude, dynamique, positive
• Savoir déterminer et communiquer les priorités
• Savoir entretenir de bonnes relations avec la communauté
• Faire preuve d’intégrité

Autres exigences

• Empathie avec l’égalité de Genre
• Prise de conscience sociale
• L’intérêt et l’engagement à travailler avec les enfants
• Volonté de voyager à l’intérieur et à l’extérieur du pays