Field Support Officer

Requisition ID: req51054

Job Title: Field Support Officer

Sector: Operations

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Diffa, Niger

Work Arrangement: In-person

Job Description

Sommaire

Rapportant au Coordinateur Terrain, le Field Officer est responsable d’assurer les pratiques de gestion administratives effectives et transparentes et un support de qualité. Il participe au besoin, dans la gestion des ressources humaines notamment dans le processus du recrutement, le développement et la rétention de personnel qualifié et engagé. Il supervise techniquement les cleaner, cuisiniers, jardiniers dans tous les bureaux de l’IRC au Niger. Le Operations Support Officer a la responsabilité de la gestion administrative : suivi des contrats de prestations de service, des relations avec les Administrations, du système central de rangement et d’archivage des correspondances (interne et externe), des baux immobiliers. Le contrôle et la gestion de toutes autres factures (téléphones, hôtels, eau, électricité) avant de les soumettre à la finance. Il assurera partiellement les taches du secrétaire réceptionniste du bureau et appuiera partiellement les différents programmes.

Responsabilités Clés 

Administration 

Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, la maintenance et la répartition des équipements, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ;

A la charge du suivi de tous les contrats de prestations ;

Veille en collaboration avec la finance au paiement dans les délais des factures et autres dépenses administratives ;

Veille en collaboration avec l’Admin Officer à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites ; assure en outre la facilitation du transport, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;

Procède à la revue de toutes les demandes de voyages pour des besoins de prévision budgétaire ; supervise les démarches administratives relatives aux voyages (achat de billets de voyage, visas, Hôtels ; etc.) ; soumet les autorisations de lancement de la procédure pour les voyages tout en s’assurant de la véracité des renseignements fournis avant la signature ;

Secrétariat/réception

Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit ;

Supervise tous les services administratifs, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires ;

Gère avec efficience le téléphone et tient à jour le registre pour les appels ;

Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct.

Finance

• Procéder à la gestion de la petite caisse du sous bureau de l’IRC de Mainé Soroa;
• Apporter l’aide nécessaire aux staffs du sous-bureau pour des questions financières relatives à la complétude, l’exactitude et l’authenticité de leurs dossiers à soumettre à la finance ;
• Aider le sous bureau de Mainé Soroa dans le suivi des dossiers de liquidation des avances des staffs.

Supply Chain

1-Gestions des achats

• Collecter des cotations aux prés des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et transmettre à l’équipe Procurement de Diffa pour les analyses des offres ;
• Veiller à ce que l’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l’IRC et de celles des bailleurs de fonds ;
• Assurer la communication courante, la bonne coordination et la planification avec le personnel/les programmes concernés pour les questions des demandes d’achats des commandes et des livraisons de fournitures ;
• Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps ;
• Établir et maintenir de relations de travail d’éthiques et professionnelles avec les fournisseurs ;
• Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local ;
• Soutenir et fournir les formations appropriées aux personnels des supports et du programme, selon les besoins.

2-Gestion des actifs et property de la sous base 

• S’assurer que les assets non attribués sont bien sécurisés et proprement maintenus ;
• Participer au processus de réforme des équipements ;
• Assurer le suivi et le transfert de des actifs et property ;
• Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et property de la base ;
• Assurer la réception, l’étiquetage et l’enregistrement des équipements et property ;
• Gestion des appareils de communication, radio (HF/VHF) et Thuraya en collaboration avec le chargé de la sécurité ;
• Gestion des réparations et maintenances de sous bureau Mainé en collaboration avec le département Admin Supply chain Diffa.

3-Gestion de stock de la base 

• Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC au Niveau de l’entrepôt de sous bureau Mainé-Soroa ;
• Gérer et documenter les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats d’achèvement de service à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l’entrepôt au Niveau de l’entrepôt de sous bureau de Mainé-Soroa ;
• Tenir à jour le registre d’activités au Niveau de l’entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrés et les sortantes ;
• D’empilage correct et de rotation de stock (FIFO/FEFO) au Niveau de l’entrepôt Conseiller le responsable de la chaine d’approvisionnement sur les problèmes ou les améliorations concernant l’entrepôt ;
• S’assurer que toutes les Réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes ;
• Mettre à jour les fiches d’enregistrement des stocks au Niveau de l’entrepôt.
• S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises sont faites conformément à la procédure mise en place ;
• Informer le superviseur sur les cas de ruptures des stocks et/ou des péremptions ou de dommages concernant l’entrepôt de sous base Mainé-Soroa ;
• Mettre en œuvre et garantir des procédures claires de chargement / déchargement et Gérer les travailleurs occasionnels / journaliers au Niveau de l’entrepôt ;
• Assurer l’entretien des bâtiments d’entreposage en assurant la propreté et hygiène au Niveau de l’entrepôt ;
• Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l’entrepôt en appliquant les politiques y afférentes au Niveau de l’entrepôt ;
• Sur une base mensuelle, travailler avec l’Officier de la chaine d’approvisionnent pour rapprocher le registre de stock de la feuille de suivi des biens el des différents mouvements.

4-Gestion de carburant la base :

• S’assurer que l’utilisation du carburant est fait de façon rationnel ;
• Suivi de Tom card ;
• Preparer la liquidation ;
• S’assuer que chaque fois un stock de deux cent ( 200) litres est disponible comme stock de securité ;
• S’assuer que la fiche de suivi de carburant est enregistrée autimatiquemnt avec les autres carnets ;
• Veiller au refueling de tous les genrateurs ;
• Fournir un rapport detaillé mensuel de la consommation des carburants ;
• Preparer a temps le paiement de la facture du fournisseur ( fourniture carburant).

5-Gestion de la flotte de sous base (Auto)

• S’assurer que le log Sheets est rempli pour chaque chauffeur ;
• S’assurer que (rapport de passation du véhicule) à chaque fois qu’il y’a une mutation entre deux chauffeurs ;
• Suivi de réparation (auto) ;
• Tenir à jour tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicule et générateurs ;
• S’assurer que tous les véhicules sont à moitié plein en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquat.

Update 

Qualifications

• Avoir un diplôme universitaire (Bac +3) ou équivalent en droit, gestion de Ressources Humaines, Administration, gestion ou équivalent ;
• Justifier d’une expérience avérée d’au moins trois (03) ans dans la Gestion Administrative ;
• Posséder d’une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de MS Office/informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une très bonne connaissance de la gestion de bases de données du personnel ;
• Avoir une habilité prouvée de prendre des initiatives personnelles, de prise de décision correcte et auto-gérance parfaite ;
• Avoir une bonne capacité d’adaptation, d’organisation et de planification, une habilité de travailler sous pressions et dans un environnement multiculturel et diversifié ;
• Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité ;
• Être disponible immédiatement.