Financial Operations Coordinator – Coordinateur des opérations financières

Ajah is a technology social enterprise based in Montreal, Canada, that builds tools and services for the nonprofit sector. We focus on using and generating open and public data to help funders and nonprofits inform their programs and strategies. We also apply our unique expertise to systems-level issues and projects related to data and information in the nonprofit sector.  In addition to consulting with organizations, Ajah leads multiple academic collaborations and initiatives focused on developing data and knowledge infrastructure for the nonprofit sector.

Ajah’s founders have been at the forefront of community technology for the last twenty years. We have been internationally recognized leaders in the field of community wireless internet access, and open data for the nonprofit sector. We have been invited to speak and advise on these areas across North America and Europe over the past decade. In 2013, Ajah’s founders created the nonprofit initiative Powered by Data to help the nonprofit sector build open, shared data infrastructure through research, policy, and open government.

About the position

Ajah is growing and our business operations are growing with us. We are looking for a Financial Operations Coordinator who will join our Operations team, and bring a sharp eye to important aspects of our financial operations. This role will ensure our senior management, executives and project teams have effective tools, processes and support, and ensure that the organization is running effectively, both in terms of our people and systems.

Reporting to the COO, the Financial Operations Coordinator will play a key role in developing the organization’s bookkeeping and financial reporting capacity.

We are looking for a detail-oriented individual with a broad skill set who is good at improving and formalizing how we complete our recurring tasks, and skilled in business process improvement. Our ideal candidate has prior experience with bookkeeping and finance operations at a startup or a nonprofit organization. The person with the best fit will be someone who is excited about helping shape an organization as it grows.

Responsibilities

The responsibilities of the bookkeeping and operations coordinator fall broadly into three categories.

Bookkeeping

• Run payroll
• Provide regular finance updates to senior management
• Assist Accountants in the production of monthly and yearly closings
• Act as the point of contact for all invoicing, accounts payable and receivable, and collections.
• Processing employee expenses
• Update financial data in databases to ensure that information will be accurate and immediately available when needed

Financial Reporting

• Track, analyse and report Ajah’s business income.
• Prepare financial reporting statements for Ajah’s Senior Management
• Conduct Short-Term and Long-Term financial forecasting in collaboration with the COO
• Assist with quarterly and annual tax filings in Canada and the US
• Act as point of contact for external auditors

Operations Support

• Participate in the onboarding of new hires
• Support our approach and processes for employee feedback and professional development
• Help manage our different systems and SAAS subscriptions
• Identify areas for business process improvement

Requirements

We want to hear from you if you are:

• Excellent with excel
• Experienced with Xero, or experienced with Quickbooks and willing to learn Xero.
• Able to bring a finance and detail-oriented outlook to our Operations team
• Passionate about using data and technology to do good
• Confident working in English and French

This is a learning position – the Financial Operations Coordinator is expected to rapidly learn and incorporate new skills, and advance in the organization – if successful – to independently lead projects and activities.

Position type: Full-time, Permanent

Location: Montreal – Hybrid (employees typically work in our Griffintown office 3 days a week)

Benefits

• A knowledgeable, high-achieving, experienced, and fun team
• A competitive base salary
• An impact statement you can be genuinely proud of
• Opportunities for career advancement – we are here to support and work with you to explore your learning potential and career goals
• Flexible working environment
• Extended Health Benefits
• Generous vacation policy

Salary Range: $50,000 to $60,000 per year

Applications will be reviewed on an ongoing basis. Priority will be given to early applications from qualified candidates.

Ajah is committed to a work environment where our employees feel included, valued, and heard. We value diversity and welcome applications from Indigenous peoples, people from systematically excluded communities, members of the LGBTQ+ community, and people with disabilities. We welcome people from neurodiverse backgrounds. If you require any accessibility accommodation in the interviewing process please let us know.

We know that applying for a job takes a lot of time and energy and we treat every application with care and attention. Apply at this link, with your resume and a brief cover letter detailing your interest in the position.

**

Ajah est une entreprise sociale technologique basée à Montréal qui crée des outils et des services pour le secteur à but non lucratif. Nous nous concentrons sur l’utilisation et la production de données ouvertes et publiques pour aider les bailleurs de fonds et les organismes à but non lucratif à développer leurs programmes et leurs stratégies. Nous appliquons également notre expertise unique aux questions et projets systémiques liés aux données et à l’information dans le secteur à but non lucratif.  En plus de ses activités de conseil aux organisations, Ajah dirige plusieurs collaborations et initiatives universitaires axées sur le développement d’une infrastructure de données et de connaissances pour le secteur à but non lucratif.

Les fondateurs d’Ajah ont été à l’avant-garde de la technologie communautaire au cours des vingt dernières années. Nous sommes des leaders internationalement reconnus dans le domaine de l’accès communautaire à l’internet sans fil et des données ouvertes pour le secteur à but non lucratif. Au cours de la dernière décennie, nous avons été invités à parler et à conseiller dans ces domaines à travers l’Amérique du Nord et l’Europe. En 2013, les fondateurs d’Ajah ont créé l’initiative à but non lucratif Powered by Data pour aider le secteur à but non lucratif à implémenter une infrastructure de données ouvertes et partagées par le biais de la recherche, de la politique et du gouvernement ouvert.

À propos du poste

Ajah grandit et nos opérations commerciales grandissent avec nous. Nous sommes à la recherche d’un coordinateur des opérations financières qui rejoindra notre équipe des opérations pour porter un regard aiguisé sur les aspects importants de nos opérations financières. Cette personne veillera à ce que les cadres supérieurs, les dirigeants et les équipes de projet disposent d’outils, de processus et d’un soutien efficaces, et s’assurera que l’organisation fonctionne efficacement, tant au niveau des personnes que des systèmes.

Sous la responsabilité du chef d’exploitation, le coordinateur des opérations financières joue un rôle clé dans le développement des capacités de l’organisation en matière de comptabilité et de rapports financiers.

Le candidat idéal a une expérience préalable de la comptabilité et des opérations financières dans une start-up ou un organisme à but non lucratif. La personne qui correspond le mieux à nos attentes sera enthousiaste à l’idée d’aider à façonner une organisation en pleine croissance.

Responsabilités

Les responsabilités du coordinateur des opérations financières se répartissent globalement en trois catégories.

Comptabilité

• Gérer les salaires
• Fournir des mises à jour financières régulières à la direction générale
• Soutenir les comptables dans la production de fermetures mensuelles et annuelles
• Agir comme point de contact pour l’ensemble de la facturation, des créditeurs et débiteurs et des recouvrements
• Traiter les dépenses des employés
• Mettre à jour les données financières dans les bases de données afin de garantir l’exactitude des informations et leur disponibilité immédiate en cas de besoin

Rapports financiers

• Faire le suivi, l’analyse et la reddition de comptes des revenus de l’entreprise Ajah.
• Préparer les rapports financiers pour la direction d’Ajah.
• Effectuer des prévisions financières à court et à long terme en collaboration avec le directeur de l’exploitation.
• Aider à la production des déclarations fiscales trimestrielles et annuelles au Canada et aux États-Unis.
• Agir comme point de contact pour les vérificateurs externes

Soutien aux opérations

• Participer à l’intégration des nouveaux employés
• Soutenir notre approche et nos processus en matière de rétroaction et de développement professionnel des employés
• Contribuer à la gestion de nos différents systèmes et abonnements SAAS
• Identifier les domaines d’amélioration des processus d’entreprise

Exigences

Nous souhaitons vous rencontrer si vous êtes :

• Doué(e) dans l’utilisation d’Excel
• Expérimenté(e) avec Xero, ou avec Quickbooks et désireux(se) d’apprendre Xero
• Capable d’apporter une vision financière minutieuse à notre équipe des opérations
• Passionné(e) par l’utilisation des données et de la technologie pour faire le bien
• Bilingue en anglais et français

Il s’agit d’un poste d’apprentissage – le coordinateur de la comptabilité et des opérations est censé acquérir et intégrer rapidement de nouvelles compétences, et progresser dans l’organisation – s’il réussit – pour diriger de manière autonome des projets et des activités.

Type de poste : Temps plein, permanent

Lieu de travail : Montréal – Hybride (les employés travaillent généralement dans notre bureau de Griffintown 3 jours par semaine)

Avantages

• Une équipe compétente, performante, expérimentée et sympathique
• Un salaire de base compétitif
• Une impact dont vous pouvez être réellement fier
• Des possibilités d’évolution de carrière – nous sommes là pour vous soutenir et travailler avec vous pour explorer votre potentiel d’apprentissage et vos objectifs de carrière.
• Un environnement de travail flexible.

Fourchette des salaires : 50 000 à 60 000 dollars par an

Les candidatures seront examinées de façon continue. La priorité sera donnée aux premiers candidats qualifiés.

Ajah s’engage à créer un environnement de travail dans lequel nos employés se sentent inclus, valorisés et écoutés. Nous valorisons la diversité et encourageons les candidatures des peuples autochtones, des personnes issues de communautés systématiquement exclues, des membres de la communauté LGBTQ+ et des personnes handicapées. Nous accueillons volontiers les personnes neurodivergentes. Si vous avez besoin  de mesures d’adaptation dans le cadre de la procédure d’entretien d’embauche, veuillez nous le faire savoir.

Nous savons que postuler à un emploi prend beaucoup de temps et d’énergie et nous traitons chaque candidature avec soin et attention. Pour postuler, veuillez nous fournir votre CV et une courte lettre de motivation détaillant votre intérêt pour le poste à [email protected] ou par ici.