Fonctionnaire chargé(e) des ressources humaines

Introduction

Le poste est à pourvoir dans l’Unité de soutien à la gestion et d’analyse des ressources humaines (HR/MSA) du Département du développement des ressources humaines (HRD).  HRD est l’autorité centrale pour les questions relatives aux ressources humaines au BIT. Le département s’efforce d’aligner la capacité du Bureau en matière de ressources humaines sur les objectifs stratégiques de l’Organisation afin que cette dernière puisse s’acquitter de sa mission avec efficacité. La directrice de HRD est assistée par l’Unité de soutien à la gestion et d’analyse (HR/MSA) pour la planification du travail, le contrôle budgétaire et financier, les services centraux d’appui, l’analyse des données relatives aux ressources humaines et la coordination de la préparation et de la production des documents de contrôle.  

Le/la titulaire du poste assurera des fonctions essentielles pour soutenir les opérations quotidiennes en matière de ressources humaines dans le cadre du Système intégré d’information sur les ressources (IRIS) du Bureau, maintiendra la qualité des données, assurera la cohérence entre les informations sur les ressources humaines et les dispositions réglementaires en matière de ressources humaines, fournira des analyses de données et des rapports le cas échéant.  

Le/la titulaire du poste relèvera de l’administrateur principal de RH/MSA.

Tâches spécifiques

1.    Fournir un soutien technique et fonctionnel à l’administration des données IRIS et au contrôle de la qualité, contrôler les intrants des actions relatives au personnel pour l’ensemble du personnel, assurer la conformité avec les règles et procédures en matière de ressources humaines, effectuer la configuration et tenir à jour les données, selon que de besoin. Résoudre les problèmes courants et mettre en place des mesures correctives si nécessaire. Fournir des conseils sur l’utilisation des modules HR d’IRIS, y compris les fonctions en libre-service et les fonctions d’appui.

2.    Aider le supérieur hiérarchique à identifier les besoins de formation pour les modules HR d’IRIS pour les utilisateurs dans l’ensemble du Bureau. Proposer des formations et contribuer à l’élaboration, à la modification et à la mise à jour des supports de formation et dispenser une formation aux utilisateurs du siège et des bureaux extérieurs. Rédiger des guides de l’utilisateur et des communications non normalisées ciblées afin de promouvoir l’utilisation efficace du système.

3.    Aider le superviseur à recenser les problèmes techniques ou fonctionnels dans les modules HR d’IRIS ; proposer des améliorations à apporter au système pour remédier à ces problèmes ; organiser des tests d’acceptation par les utilisateurs préalables à la mise en œuvre.  

4.    Exercer la fonction de point focal pour l’administration des données relatives aux traitements et aux prestations dans les modules HR d’IRIS ; tenir à jour les tableaux de référence tels que les barèmes des traitements et les tableaux des avantages pour toutes les catégories de personnel, les ajustements de poste, les lieux d’affectation, y compris les informations sur le classement en fonction des difficultés des conditions de vie, les primes de risque et l’élément famille non autorisée. Fournir des informations sur les prestations et les droits aux clients de l’ensemble du bureau, y compris à HRD.

5.    Exercer fonction de point focal pour l’administration de l’allocation-logement ; déterminer l’éligibilité des membres du personnel, calculer et traiter les demandes d’allocation-logement, mener des exercices périodiques de contrôle et de conformité, fournir des conseils et des informations aux membres du personnel et aux collègues au sein de HRD.  

6.    Apporter un appui à la mise en œuvre d’indicateurs, d’outils d’analyse et de tableaux de bord à l’usage de HRD et de ses clients pour la prise de décision en ce qui concerne la planification des effectifs et l’étude des tendances en matière de dotations en personnel. Contribuer à la conception et à l’élaboration de tableaux de bord, de tableaux de bord expérimentaux et de rapports en fonction des rôles des utilisateurs.

7.    Préparer des rapports analytiques pour les commissions internes et externes. Aider le supérieur hiérarchique à examiner et réviser des documents et des rapports. Obtenir les informations requises au sein de l’Organisation et à l’extérieur, et préparer et analyser les données et statistiques relatives aux ressources humaines et à l’organisation au moyen de bases de données informatisées.

8.    Assister aux réunions externes avec le superviseur, le cas échéant.

9.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées. 
 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Rechercher et analyser des cas individuels qui requièrent l’interprétation des règles, et des règlements des RH et des procédures et procédés internes établis, et proposer la démarche à suivre.
2. Fournir à la direction et au personnel des explications orales et écrites concernant l’application des règles, règlements et procédures des RH. Recommander des solutions aux problèmes inusuels.
3. Informer les nouveaux fonctionnaires ou les fonctionnaires sur les transferts et élaborer le matériel d’information
4. Aider les spécialistes principaux des ressources humaines à la préparation des exposés et des rapports pour les réunions des commissions internes et externes en effectuant des recherches dans des domaines connexes, en recueillant des informations factuelles et générales au sein de l’organisation et à l’extérieur, et en organisant et en analysant les données et statistiques relatives aux ressources humaines et à l’organisation au moyen des bases de données informatiques.
5. Aider à la gestion des prestations ou des indemnités en interprétant les dispositions réglementaires des RH et en déterminant les conditions d’attribution, en prenant les dispositions nécessaires pour effectuer les paiements et/ou régler les créances financières.
6. Aider à la prospection et à l’évaluation des candidats pour les postes vacants en déterminant les compétences nécessaires pour les postes concernés, en comparant les qualifications des candidats et en recommandant les candidats les plus aptes.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) en gestion des ressources humaines, en systèmes d’information ou dans un autre domaine connexe.

Expérience

Trois ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue de travail de l’Organisation (anglais, français ou espagnol) et connaissance pratique d’une seconde langue de travail de l’Organisation. 

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Connaissance des principes et des concepts liés aux ressources humaines. Aptitude à analyser l’information, à examiner et rétablir les incohérences, à rechercher les précédents et à appliquer les règles et les directives pertinentes. Bonne connaissance des systèmes d’information automatisés. Aptitude à clarifier les requêtes des utilisateurs et à résoudre les problèmes techniques. Aisance dans la communication orale et écrite. Aptitude à présenter la position du Département du développement des ressources humaines à la direction et au personnel. Aptitude à faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion, et capacité démontrée en matière de confidentialité. Être objectif et posséder une aptitude à appliquer les règles et les règlements relatifs aux ressources humaines de façon équitable et cohérente.  Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe. Excellente aptitude à gérer son temps et à planifier et exécuter les tâches assignées. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre et non discriminatoires.