Fonctionnaire junior de la gestion administrative et financière, P1

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein de la Branche Ressources et services (RES) de l’Association internationale de la sécurité sociale (AISS). Fondée en 1927 sous les auspices de l’Organisation internationale du Travail (OIT), l’AISS est la principale organisation internationale au service des institutions et ministères compétents en matière de sécurité sociale. L’AISS compte plus de 330 organisations membres réparties à travers 162 pays. L’AISS étant une organisation qui repose sur l’adhésion volontaire de ses membres, elle fournit des services pertinents fondés sur les connaissances pour les aider efficacement à parvenir à l’excellence en matière d’administration de la sécurité sociale. Afin de répondre de manière adéquate aux différents besoins et priorités du réseau mondial formé par ses membres, elle met en œuvre un programme triennal comprenant des activités techniques et régionales.

Sous la supervision directe du/de la Chef(fe) de RES, le/la titulaire du poste sera chargé(e) d’apporter un soutien administratif et en matière de finances. RES assume les fonctions suivantes: budget et finances, achats, contrôle interne, ressources humaines, déplacements et missions officielles, services TIC, logistique et maintenance du système de qualité ISO 9001:2015. Le/la titulaire participera activement au projet de gestion des données financières. Il ou elle participera également à la mise en œuvre de projets visant à apporter des améliorations aux opérations grâce à des systèmes avancés d’automatisation et de collaboration. Il ou elle pourra être amené(e) à participer à des projets spécifiques afin de contribuer aux activités de l’AISS dans son domaine de compétence.

Le/la titulaire du poste travaillera sous la responsabilité directe du/de la Chef(f)e de RES.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Participer au projet de gestion de la correspondance financière dans SharePoint, participation qui implique, sans s’y limiter, les points suivants: aider à organiser et tenir à jour la correspondance financière dans SharePoint, fournir un soutien pour la numérisation et l’archivage des fichiers papier ainsi que pour la migration des données des répertoires locaux vers SharePoint, assurer la cohérence de la structure des fichiers, de leur dénomination et de leur accessibilité, et gérer sous supervision les autorisations d’accès. Effectuer des audits réguliers du système d’archivage et archiver les fichiers conformément aux politiques en la matière. Documenter les procédures d’archivage et rendre compte de l’efficacité du système, contribuant ainsi à un système de gestion électronique des données sécurisé, bien organisé et facile à utiliser. Veiller à ce que les systèmes d’archivage soient tenus à jour, accessibles et efficaces. Participer au projet global de gestion des données physiques et électroniques en appuyant l’organisation et la systématisation des documents physiques, notamment en répertoriant et, le cas échéant, en numérisant des fichiers en vue d’une sauvegarde numérique. 
2. Assurer la coordination et la mise à jour des informations contenues dans les bases de données budgétaires, financières et administratives. Faire un suivi des activités et des ressources et actualiser les informations. Surveiller la messagerie électronique [email protected] de manière à ce que les demandes des membres soient transmises au destinataire adéquat et traitées. 
3. Aider à optimiser les outils de collaboration en ligne et les solutions d’automatisation des processus métiers fondées sur les technologies Microsoft. Aider au déploiement de nouveaux systèmes et processus et contribuer aux phases de test, de développement et de lancement de ces derniers.
4. Gestion des activités liées aux engagements et dépenses, ce qui inclut, sans s’y limiter, de mener les opérations comptables relatives aux créditeurs, d’effectuer un rapprochement des comptes et d’examiner régulièrement les transactions ouvertes et les comptes en suspens dans le(s) domaine(s) de responsabilité. Examiner les demandes des fournisseurs et fournir des explications, en s’adressant à sa hiérarchie lors de cas litigieux, complexes ou inhabituels. Tenir à jour et mettre en concordance divers répertoires et dossiers administratifs liés aux créditeurs. 
5. Assister dans l’organisation des déplacements et les calculs relatifs aux missions. Apporter un soutien dans la gestion des tâches financières liées au recrutement d’experts. 
6. Contribuer à la rédaction de sections de rapports financiers et budgétaires. Aider à la collecte et à l’analyse de données ainsi qu’à l’identification de tendances et de modèles, et en fournir un premier aperçu  sous forme de graphiques, de diagrammes, de tableaux et de rapports au moyen d’outils de visualisation des données dans l’optique d’une planification, d’un processus décisionnel, de présentations et reporting fondés sur les données.
7. Le/ la titulaire pourra être appelé(e), en fonction des besoins liés au poste, à apporter un soutien dans diverses activités opérationnelles/administratives en collaboration avec d’autres unités de travail de l’AISS, notamment lors de réunions, de conférences, de l’Assemblée générale et d’autres périodes particulièrement chargées.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire de premier cycle en finance ou en comptabilité, avec spécialisation en administration des affaires et solides connaissances en informatique. Un certificat de comptable est souhaitable. Toute autre formation dans un domaine lié aux activités de RES serait un atout. 

Expérience

Expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la finance, de la comptabilité ou de l’audit. Une expérience avec les outils Microsoft spécifiques (Office 365, Business Central, PowerApps, SharePoint) constitue un réel avantage.

Langues

Excellente maîtrise du français ou de l’anglais (oral et’écrit) et connaissance pratique de l’autre langue. La connaissance d’une troisième langue de travail de l’AISS (allemand ou espagnol) serait un avantage.

Compétences

• Bonne connaissance des techniques d’administration financière et de comptabilité en conformité avec les réglementations suisses. Connaissance des politiques, réglementations et procédures applicables aux finances de l’AISS. 
• Capacité avérée à rechercher des informations provenant de sources variées. Compétences avérées dans l’analyse et la gestion de données. Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes. 
• Connaissance des applications Microsoft. Intérêt prononcé pour les processus relatifs à la finance, l’automatisation des processus métiers et l’analyse de données. 
• Aptitude à mener à bien les tâches assignées conformément aux instructions et aux directives. Précision et souci du détail. Sens des responsabilités concernant la préservation de l’intégrité des données.
• Excellentes compétences interpersonnelles, haut degré de tact et capacité avérée à préserver la confidentialité grâce à des normes éthiques élevées. 
• Souci du client et aptitude à traiter avec les institutions membres et le personnel de l’AISS et à répondre à des questions simples ou complexes. Efficacité dans la communication orale et écrite. Capacité à traiter avec les interlocuteurs (y compris de haut niveau) et aptitude à répondre à des questions nécessitant la consultation de différentes sources (bases de données, sites Web, intranet, etc.).
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps  et capacité à planifier et à exécuter les tâches assignées. Capacité à travailler en équipe et à sous pression Flexibilité .
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.